物資采購

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 　　傳統(tǒng)模式下，采購?fù)ǔＪ菫榱吮Ｕ鲜┕す┝享槙扯M(jìn)行的，因此往往屬于施工部門的下屬機(jī)構(gòu)，部分項目甚至沒有采購部門，僅有數(shù)位乃至一位材料員負(fù)責(zé)工程采購，這明顯是不符合工程總承包模式的需求。采購的重要性隨著相關(guān)材料設(shè)備的復(fù)雜性的上升而上升，需要從項目設(shè)計一直管理到項目維護(hù)，并且全程涉及多部門、跨部門的溝通、協(xié)調(diào)。

　　一、消防企業(yè)在物資采購中的管理難題

　　物資是工程按時完工的重要保證，是工程投資成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。消防工程項目的物資采購主要面臨工程周期長、工作面廣、施工單位多、材料供應(yīng)大、品種多、材料復(fù)雜等問題，具體表現(xiàn)如下：

　　1、出現(xiàn)以次充好或不了解材料性能的情況。

　　2、存在過于追求材料的美觀而忽視質(zhì)量的現(xiàn)象。

　　3、很難在短時間內(nèi)利用手工計算不同區(qū)域、進(jìn)度等情況下的物資用量。

　　4、物資入庫階段沒有進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)過程。

　　5、工程的材料申報及審批沒有嚴(yán)格按照公司制度審核及采購，管理者無法及時監(jiān)管。

　　6、沒有必要的文字記錄，采購信息和供應(yīng)商信息基本上由每個業(yè)務(wù)人員自己掌握，信息沒有共享。

　　7、材料的采購、提料超預(yù)算時，數(shù)據(jù)不能及時反饋，企業(yè)無法掌握材料實(shí)際成本發(fā)生，導(dǎo)致項目竣工結(jié)案時費(fèi)用超標(biāo)，但超支的責(zé)任不明。

　　8、部門人員冗余責(zé)任不清、互相踢皮球的狀態(tài)。

　　物資采購關(guān)系到施工的質(zhì)量，還與成本有著重要的關(guān)系。有效的物資采購管理可以在節(jié)約企業(yè)成本投入的同時，避免出現(xiàn)工程因?yàn)橘|(zhì)量問題而返工的情況。泛普軟件通過對采購流程的精細(xì)化管理，讓管理者能隨時了解工程物資的詳細(xì)情況，如工程物資是否到位、是否被占用、是否少采購等。

　　二、泛普軟件工程管理系統(tǒng)在管理物資采購中的作用

　　泛普軟件通過信息化的管理方式，打通企業(yè)內(nèi)部的信息屏障，實(shí)現(xiàn)提高采購效益、提高采購效率、規(guī)范采購流程、降低采購分析的目的，進(jìn)而保證企業(yè)在采購環(huán)節(jié)順利進(jìn)行。

　　1、物資在到達(dá)現(xiàn)場需要對材料實(shí)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)，只有這樣才能保證材料的質(zhì)量，通過材料管理中的“材料驗(yàn)收”功能可記錄本次物資的質(zhì)量情況，表單內(nèi)可登記材料的種類、數(shù)量、驗(yàn)收情況等信息，對不合格的產(chǎn)品進(jìn)行拍照記錄后上傳至表單中，管理者在審查時即可全面了解本批次物資的質(zhì)量情況。

　　2、采用了不符合規(guī)定的材料，會對消防工程的施工質(zhì)量造成影響。為此需要對材料進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)，“材料驗(yàn)收登記”功能可記錄對物資的檢驗(yàn)信息，對不符合規(guī)定的材料進(jìn)行拍照登記，還可在“材料驗(yàn)收列表”中查看項目中所有批次的物資驗(yàn)收信息，避免出現(xiàn)材料質(zhì)量問題導(dǎo)致工期延遲的問題。

　　3、通過“材料需用計劃”功能可登記項目在不同階段的采物資需求，若之前已經(jīng)錄入過材料的信息，則在需用明細(xì)中可直接搜索選擇，不需要重復(fù)錄入。填寫完需用數(shù)量和參考價格之后，系統(tǒng)會自動計算出材料的價格，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的同時還降低了員工的勞動力。

　　4、物資在入庫之前需要通過“材料驗(yàn)收”功能進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收需要統(tǒng)計數(shù)量、驗(yàn)收情況等信息，之后才可在“材料入庫”功能中進(jìn)行入庫。入庫時除了要登記相關(guān)材料的基本信息，還可記錄入庫的相關(guān)明細(xì)，如含稅單價、不含稅單價、稅率等信息。

　　5、材料申報、采購環(huán)節(jié)需要進(jìn)行流程審批，填寫完申報表單之后系統(tǒng)會通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，領(lǐng)導(dǎo)再確認(rèn)無誤之后進(jìn)行簽字審核。有效保障物資申報及采購按照功企業(yè)規(guī)章制度進(jìn)行。

　　6、采購環(huán)節(jié)中供應(yīng)商信息為必填項目，采購人員需要根據(jù)實(shí)際情況填寫供應(yīng)商的信息和采購信息?？稍诨A(chǔ)信息中的“往來單位”中添加供應(yīng)商的信息，包括供應(yīng)商的名稱、區(qū)域、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息，保證供應(yīng)商信息的完善，同時這類信息可在相關(guān)部門及其領(lǐng)導(dǎo)中進(jìn)行共享，之后通過材料報表中的“供應(yīng)商列表”查看往來的付款記錄。

　　7、材料在進(jìn)行采購入庫時需要登記本次材料的費(fèi)用信息，登記過后的材料費(fèi)用可在“材料付款列表”中查看，其中包括付款說明、已付材料費(fèi)、供應(yīng)商、相關(guān)付款憑證等信息，管理者可及時了解材料成本的支出情況，避免出現(xiàn)超支情況的發(fā)生。

　　8、材料申請線上審批，審批過程永久留存，責(zé)權(quán)明確避免事后扯皮。