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項(xiàng)目合同臺(tái)賬管理系統(tǒng)
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一個(gè)成功的合同管理,還要在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)讓雙方都感到滿意,合同糾紛少,合同的各個(gè)方面都能互相協(xié)調(diào)。業(yè)主對(duì)項(xiàng)目、對(duì)承包商、對(duì)雙方的合作都很滿意,承包商不僅獲得了利潤(rùn),還贏得了聲譽(yù),建立了雙方的友好合作關(guān)系。工程問(wèn)題的解決公平合理,符合實(shí)際。這是企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展戰(zhàn)略對(duì)合同管理的要求。
一、項(xiàng)目合同管理的特點(diǎn)
1、經(jīng)濟(jì)和法律關(guān)系的多元化多元化主要表現(xiàn)在合同簽訂和執(zhí)行過(guò)程中涉及的諸多關(guān)系。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)理,而承包商涉及專業(yè)分包材料供應(yīng)和設(shè)備加工、銀行、保險(xiǎn)等多個(gè)單位,關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜,都是通過(guò)經(jīng)濟(jì)合同體現(xiàn)出來(lái)的。
2、內(nèi)容復(fù)雜,術(shù)語(yǔ)繁多。由于每個(gè)項(xiàng)目的特殊性和建設(shè)項(xiàng)目受多種因素的影響和制約,合同除一般條款外,還包括特殊條款,并涉及保險(xiǎn)稅、專利等諸多內(nèi)容。因此,在簽訂合同時(shí),必須綜合考慮各種因素,避免不良后果。
3、合同有效期長(zhǎng)。這是由建設(shè)項(xiàng)目的特殊性決定的。合同不僅包括工期,還包括招投標(biāo)、合同談判、質(zhì)保期,所以一般至少持續(xù)兩年,也可以長(zhǎng)達(dá)五年甚至更長(zhǎng)。合同管理必須連續(xù)不間斷地進(jìn)行這么長(zhǎng)時(shí)間,從收到標(biāo)書到合同完成作廢。
4、合同的可變性由于工程過(guò)程中的許多內(nèi)外部干擾事件,合同變更頻繁。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,經(jīng)常會(huì)發(fā)生設(shè)計(jì)變更或修改合同條款的情況。在一些大型項(xiàng)目中,合同執(zhí)行中的變更有上百種,合同執(zhí)行必須根據(jù)變化的情況不斷調(diào)整。因此,這就要求合同管理必須是動(dòng)態(tài)的,項(xiàng)目管理人員必須加強(qiáng)對(duì)變更的管理,并做好記錄,作為索賠、變更或終止合同的依據(jù)。
二、如何做好合同臺(tái)賬管理
1、 先確定目的,再著手準(zhǔn)備
任何臺(tái)賬的建立首先都要明確建立的目的,為臺(tái)賬建立以及欄目設(shè)置指明方向,不同的臺(tái)賬其目的是不同的。便于企業(yè)管理以及使用人查閱資料;通過(guò)合同管理,使決策者了解本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售情況,便于檢查工作進(jìn)度,滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的基本需要;提高企業(yè)合同的履約率;可以及時(shí)掌握經(jīng)營(yíng)、管理執(zhí)行情況,對(duì)企業(yè)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理具有重要意義; 有利于合同資料系統(tǒng)化、條理化管理,積累歷史資料。
2、 明確臺(tái)賬內(nèi)容,掌握具體要素
明確臺(tái)賬內(nèi)容很重要,需要設(shè)置什么內(nèi)容,如何設(shè)置都會(huì)影響到臺(tái)賬的使用效果。一個(gè)企業(yè)建立和使用臺(tái)賬的目的,就是想把大量發(fā)生的行為、大量的資料用一個(gè)表或一張紙的形式記錄和反映出來(lái),讓使用者快速、有效地閱讀,以便于提高掌控能力,提高經(jīng)濟(jì)效率。明確臺(tái)賬內(nèi)容是企業(yè)進(jìn)行臺(tái)賬管理的基礎(chǔ)工作,須事前調(diào)研,掌握具體要素,確保臺(tái)賬內(nèi)容充實(shí)明了。
3、 理清具體程序,按步驟進(jìn)行
確定人員及部門責(zé)任,制定管理制度。前期準(zhǔn)備,包括整理、匯總臺(tái)賬資料,如原始憑證、單據(jù)、日志、報(bào)表等,進(jìn)行盤點(diǎn),將臺(tái)賬所屬對(duì)象進(jìn)行分類編號(hào)等。分析和完善各相關(guān)工作管理流程,理清具體程序,如生產(chǎn)作業(yè)管理流程、倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存管理流程、質(zhì)量檢驗(yàn)管理流程等,為建立臺(tái)賬打下基礎(chǔ)。根據(jù)管理流程在各環(huán)節(jié)建立有關(guān)臺(tái)賬記錄、收集匯總相關(guān)單據(jù)、日志、計(jì)劃等,將各類臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)匯總,形成完整的臺(tái)賬體系。
4、 科學(xué)分類和編號(hào),方便檢索
項(xiàng)目臺(tái)賬分類編號(hào)應(yīng)遵循臺(tái)賬形成的自然規(guī)律,保持各類臺(tái)賬之間的聯(lián)系,便于保管和利用。分類時(shí)可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況選擇分類方法,按照部門分類、按照用途分類等。分類和編號(hào)是企業(yè)進(jìn)行臺(tái)賬管理的基礎(chǔ),做到科學(xué)分類和編號(hào),可以一目了然地掌握和了解企業(yè)各項(xiàng)臺(tái)賬的基本內(nèi)容,便于集中統(tǒng)一管理。
三、泛普軟件-合同臺(tái)賬管理系統(tǒng)的作用有哪些
1、提高管理效率
隨著許多企業(yè)上線,更高效的管理效率是顯示企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素。而合同臺(tái)賬管理系統(tǒng)也從過(guò)去的傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。在這個(gè)過(guò)程中,與合同管理相關(guān)的技術(shù)成為業(yè)界關(guān)注的焦點(diǎn)。
2、標(biāo)準(zhǔn)化信息管理
不管是什么樣的臺(tái)賬,其實(shí)都是對(duì)企業(yè)自身信息的規(guī)范化管理。合同臺(tái)賬管理系統(tǒng)可以使企業(yè)對(duì)自身的業(yè)務(wù)信息,尤其是整個(gè)網(wǎng)上業(yè)務(wù)流程有更清晰的把握,形成數(shù)字信息時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
3、明確法務(wù)責(zé)任
對(duì)于合同臺(tái)賬管理系統(tǒng),能夠提供的更直觀的功能是通過(guò)在線手段幫助企業(yè)明確相應(yīng)的法律責(zé)任,建立直觀清晰的法律關(guān)系,尤其是幫助企業(yè)規(guī)避眾多的法律風(fēng)險(xiǎn),從而保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。
合同臺(tái)賬管理系統(tǒng)對(duì)合同管理的進(jìn)行進(jìn)行了全面的信息化的管理,包括合同的起草,簽訂,審批,進(jìn)度跟蹤等,已經(jīng)合同的收付款進(jìn)度查看和提醒,發(fā)票,施工的進(jìn)度和提醒等,在合同的整個(gè)管理環(huán)節(jié)中,用戶能夠依據(jù)不同的角色權(quán)限進(jìn)行智能化的查看檢索和自定義的報(bào)表管理能,對(duì)合同的整體概況進(jìn)行靈活的把控,輕松的進(jìn)行合同管理,為企業(yè)管理者提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能。
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