服務(wù)項(xiàng)目合同管理系統(tǒng)

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 　　現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，集約化程度越來(lái)越高，人員配備越來(lái)越少，所以保安、運(yùn)維、物業(yè)等服務(wù)項(xiàng)目外包越來(lái)越普遍。雖然大部分服務(wù)是輔助性工作，但在重生產(chǎn)、輕協(xié)助的情況下，對(duì)服務(wù)合同合法合規(guī)性的重視程度不高，對(duì)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查頻率不高，數(shù)量不足、服務(wù)人員過(guò)多、服務(wù)質(zhì)量低下等問(wèn)題層出不窮。企業(yè)是否合理有效地管理物流承包商，提高外包團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量和效率是合同管理的重點(diǎn)，合同服務(wù)的質(zhì)量和效率關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)的穩(wěn)定有序，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益。

　　一、服務(wù)項(xiàng)目合同管理存在的不足

　　1、合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)。合同文本不嚴(yán)謹(jǐn)。剛性意味著不準(zhǔn)確，容易產(chǎn)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或產(chǎn)生糾紛。依法訂立的有效合同，應(yīng)當(dāng)反映雙方的真實(shí)意思。這種體現(xiàn)只靠準(zhǔn)確清晰的合同用詞?？梢哉f(shuō)，合同講究修辭。只有從契約，沒(méi)有主契約。主合同是指可以獨(dú)立存在的合同。從合同是指只有在主合同存在的前提下才能成立的合同。沒(méi)有主契約的奴隸契約是沒(méi)有根據(jù)的契約，是“無(wú)源之水”，“無(wú)源之水”是不存在的。合同條款不完整、有缺陷、有瑕疵。經(jīng)常遺漏的是違約責(zé)任。有些合同只講好話，不講難聽(tīng)的，只講正面的，不講負(fù)面的。

　　2、合同簽訂后沒(méi)有進(jìn)行合同披露。很多單位簽約的時(shí)候，公司總部一般都很重視。然而，一旦合同簽訂，合同的分析和披露往往得不到足夠的重視，甚至被忽視。導(dǎo)致合同往往被鎖在檔案柜或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的抽屜里，其他人員只知道自己的相關(guān)職責(zé)，而對(duì)合同的整體情況知之甚少，甚至根本不知道合同的具體內(nèi)容，為以后的合同糾紛埋下了隱患。

　　3、在合同執(zhí)行過(guò)程中忽視變更管理。該改的合同沒(méi)改。在合同履行過(guò)程中變更合同是正常的。問(wèn)題是，很多負(fù)責(zé)履行合同的管理者缺乏這種及時(shí)變更的意識(shí)，從而導(dǎo)致虧損。合同的變更包括合同內(nèi)容的變更和合同主體的變更。合同變更的目的是通過(guò)修改原合同來(lái)保證合同的更好履行和某種目的的實(shí)現(xiàn)。

　　二、服務(wù)項(xiàng)目合同管理的對(duì)策

　　1、加強(qiáng)合同管理，建立合同管理體系

　　企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定一套通用的合同范本，確定常見(jiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)類型并規(guī)定相應(yīng)的合同條款進(jìn)行管理。企業(yè)的合同管理部門應(yīng)更多地參與甚至主導(dǎo)合同管理的全過(guò)程，包括合同對(duì)方的資信調(diào)查、合同談判、起草、修改、簽訂、履行和事后審查。加強(qiáng)合同管理是防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)工作。要建立以事前預(yù)防為主，過(guò)程控制為輔，事后補(bǔ)救措施為輔的合同管理體系。

　　2、加強(qiáng)履約管理

　　在合同履行過(guò)程中，需要確認(rèn)合同的所有義務(wù)，是合同的數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、履行費(fèi)用等項(xiàng)目是否了解清楚。約定不明確的，應(yīng)當(dāng)充分利用根據(jù)合同的性質(zhì)和目的確定履行內(nèi)容的法律原則。正確確認(rèn)合同的履行順序，同時(shí)關(guān)注對(duì)方的履行情況。合同一方可能因商業(yè)原因或法律原因而變更已簽訂和正在執(zhí)行的合同，涉及合同變更、合同轉(zhuǎn)讓、合同解除、合同終止、合同撤銷等行為。要達(dá)到上述目的，雙方首先要協(xié)商，否則只有在合法的情況下，擁有合法權(quán)利的一方才能通過(guò)行使相應(yīng)的合法權(quán)利來(lái)實(shí)現(xiàn)。

　　3、采用先進(jìn)的合同管理平臺(tái)

　　工欲善其事，必先利其器。隨著網(wǎng)上辦公和數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同正在被電子合同所取代，傳統(tǒng)的合同管理也將迎來(lái)巨大的變革。合同在企業(yè)管理中的重要性和特殊性，合同管理開(kāi)始從傳統(tǒng)的OA、ERP等內(nèi)控系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái)，完全按照合同起草、審核、審批、簽訂、履行、爭(zhēng)議解決、備案等合同全生命周期風(fēng)險(xiǎn)控制進(jìn)行管理。

　　三、泛普軟件-合同管理系統(tǒng)的功能應(yīng)用

　　1、合同視圖

　　在全部合同中展示所有合同的類型，開(kāi)始時(shí)間到期時(shí)間，合同金額，合同狀態(tài)等信息的展示，并支持導(dǎo)出，同時(shí)支持展示所有合同收款情況，客戶的記錄，這些記錄為管理層人員進(jìn)行集團(tuán)決策提供了依據(jù)。

　　2、進(jìn)度跟蹤

　　明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對(duì)比，方便管理層人員隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)以及執(zhí)行的情況、完成的程度、完成的百分比，方便管理層人員調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。

　　3、協(xié)同辦公，增強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作

　　企業(yè)通過(guò)電子平臺(tái)對(duì)合同進(jìn)行處理，有效利用了資源，提高了處理合同的能力和效率，當(dāng)業(yè)務(wù)部門提交合同請(qǐng)求，通過(guò)審批流程后，所有的相關(guān)人員都能參與其中。

　　4、預(yù)警提醒降低風(fēng)險(xiǎn)

　　合同到期預(yù)警，客戶資質(zhì)證件預(yù)警，提醒合同管理者能夠及時(shí)執(zhí)行，并且跟蹤合同的最新情況，此外，律師信、項(xiàng)目立案訴訟等為解決合同糾紛提供幫助，降低了風(fēng)險(xiǎn)，也減少了企業(yè)損失。

　　合同管理系統(tǒng)應(yīng)用于合同起草、審核、簽署、履行和管理的全生命周期，將法律風(fēng)控融入到合同流轉(zhuǎn)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)合同管理的數(shù)字化、在線化和智能化，大大的降低了合同管理成本，降低了合同管理效率，可以很好的滿足數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)于交易效率和安全的需求，為商務(wù)交易保駕護(hù)航。