項(xiàng)目合同信息管理系統(tǒng)

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　　合同管理是項(xiàng)目管理的起點(diǎn)，是項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響整個(gè)項(xiàng)目的管理。合同管理是科學(xué)項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，建設(shè)項(xiàng)目成功實(shí)施的前提是簽訂合同，并以合同約定作為項(xiàng)目實(shí)施的準(zhǔn)則。如果在施工過程中合同管理不到位，項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全管理等目標(biāo)就難以實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)也就無法保證。合同明確了參與項(xiàng)目建設(shè)各方的權(quán)利和義務(wù)，同時(shí)合同也是項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)爭議時(shí)解決問題的法律依據(jù)。加強(qiáng)合同管理可以對建設(shè)項(xiàng)目參與各方按合同履行義務(wù)、減少糾紛起到一定的促進(jìn)作用。

　　一、項(xiàng)目合同信息管理中的問題

　　1、合同管理機(jī)制不健全，權(quán)責(zé)劃分不清，各職能部門缺乏溝通，各自為政，管理銜接不到位，造成各部門職能重復(fù)，合同辦理流程復(fù)雜，合同管理相關(guān)環(huán)節(jié)脫節(jié)。合同相對人資質(zhì)審查不嚴(yán)，準(zhǔn)入制度不完善，未充分考察合同相對人資質(zhì)和業(yè)務(wù)承接能力。在履約過程中，不定期跟蹤和評價(jià)合同對方的履約情況。合同談判、起草和審批不夠嚴(yán)謹(jǐn)，合同談判的過程流于形式，合同協(xié)議過于簡單，常有不規(guī)范和不完善之處。

　　2、合同管理員的專業(yè)素質(zhì)不高。專業(yè)人才的缺乏是影響工程合同管理的一個(gè)重要因素。該合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)性強(qiáng)。合同管理員需要具備一定的工程技術(shù)、成本管理、財(cái)務(wù)、建筑市場政策和法律知識(shí)。很多項(xiàng)目沒有專業(yè)的合同經(jīng)理，合同管理被視為簡單的文職工作，由普通辦公室文員負(fù)責(zé)。由于他們?nèi)狈?jīng)驗(yàn)，很難預(yù)測潛在的風(fēng)險(xiǎn)，也無法與相關(guān)管理人員一起及時(shí)制定預(yù)控措施。一旦發(fā)生合同糾紛，他們不能有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

　　3、項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)忽視合同的動(dòng)態(tài)管理。項(xiàng)目管理貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，項(xiàng)目是合同履行的具體執(zhí)行者。而項(xiàng)目經(jīng)理往往停留在合同簽訂階段，在施工過程中，并沒有完全理解合同中約定的條款和雙方的權(quán)利義務(wù)并具體執(zhí)行。不注重合同執(zhí)行過程中的動(dòng)態(tài)管理，習(xí)慣性地依賴承包商完成整個(gè)項(xiàng)目的合同管理，沒有建立項(xiàng)目合同管理的工作流程和制定管理細(xì)則，沒有做到規(guī)范化管理，使相關(guān)項(xiàng)目管理人員有章可循。

　　二、加強(qiáng)項(xiàng)目合同信息管理的措施

　　1、成立合同管理部門，進(jìn)行規(guī)范化管理

　　成立合同管理部門，會(huì)同相關(guān)職能部門制定合同處理流程指引，完善合同管理體系。責(zé)任部門和協(xié)作部門應(yīng)明確權(quán)責(zé)劃分，建立考核和問責(zé)制度，并定期進(jìn)行考核。建立企業(yè)資源庫，將服務(wù)質(zhì)量高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的單位引入倉庫，定期對企業(yè)資源庫中的單位進(jìn)行檢查。建議項(xiàng)目部選擇倉庫內(nèi)的優(yōu)質(zhì)單位簽訂合同，完善準(zhǔn)入制度。在績效過程中，項(xiàng)目部應(yīng)定期跟蹤和評估倉庫內(nèi)各單位的績效。合同雙方應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，并根據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果起草合同。合同條款必須準(zhǔn)確表達(dá)雙方談判的意思，書面表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)，不能有模棱兩可或模棱兩可的話。

　　2、搞好合同管理培訓(xùn)

　　企業(yè)合同管理主管部門需要定期組織合同管理培訓(xùn)會(huì)議。由于合同管理涉及的內(nèi)容多，專業(yè)面廣，需要進(jìn)行針對性的培訓(xùn)。結(jié)合工程案例開展法律知識(shí)學(xué)習(xí);工程知識(shí)、成本管理知識(shí)和財(cái)務(wù)知識(shí)的專項(xiàng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí);使合同管理人員對工程合同有全面系統(tǒng)的了解，提高專業(yè)知識(shí)的綜合應(yīng)用能力，積累合同管理經(jīng)驗(yàn)。

　　3、加強(qiáng)項(xiàng)目合同的動(dòng)態(tài)管理

　　在項(xiàng)目實(shí)施過程中，合同管理涉及大量的日常工作。要定期或不定期組織小型協(xié)調(diào)會(huì)，開小會(huì)辦大事;對一些經(jīng)常性的工作要建立工作程序，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，使項(xiàng)目合同管理程序化、規(guī)范化，讓項(xiàng)目經(jīng)理按章參與合同管理。合同簽訂后，項(xiàng)目部是具體執(zhí)行者。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)認(rèn)真研究合同條款，向項(xiàng)目實(shí)施者進(jìn)行合同交底，說明主要合同條款和潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定防范措施。合同目標(biāo)責(zé)任相應(yīng)分解，實(shí)行目標(biāo)管理，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

　　三、泛普軟件-合同信息管理系統(tǒng)的好處有哪些

　　1、使企業(yè)數(shù)據(jù)管理規(guī)范化

　　相比傳統(tǒng)的手工合同管理，合同信息管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，有效地改變企業(yè)信息分布散亂，信息匯總困難等現(xiàn)狀。合同信息管理系統(tǒng)可提供自定義字段、管理權(quán)限分配，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范話的數(shù)據(jù)管理提供一個(gè)良好的平臺(tái)支撐。

　　2、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考信息

　　合同信息管理系統(tǒng)是一種新時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)思維軟件，利用互聯(lián)網(wǎng)，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地進(jìn)入管理系統(tǒng)，查閱員工勞動(dòng)合同、企業(yè)合作協(xié)議、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表等信息，準(zhǔn)確獲取員工工作情況，企業(yè)合作進(jìn)度，企業(yè)發(fā)展效益等信息，并將各種數(shù)據(jù)快速的生成報(bào)表或圖表，通過對這些信息的深入對比和分析，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，做出更加有利于企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的判斷。

　　3、提供法律服務(wù)為企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)

　　合同信息管理系統(tǒng)提供的電子合同采用可靠的電子簽名技術(shù)，保障電子合同簽署主體的真實(shí)身份。同時(shí)合同信息管理系統(tǒng)簽署過程實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化存證，為證據(jù)鏈提供足夠支持，支持技術(shù)出證或司法鑒定出證服務(wù)，為企業(yè)降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，做好合同糾紛取證的有效防范措施。

　　工程合同管理逐步向現(xiàn)代法律模式轉(zhuǎn)變，完全能夠適應(yīng)當(dāng)前國情和社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的需要。為了實(shí)現(xiàn)合同的進(jìn)度、質(zhì)量和投資控制目標(biāo)，通過合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制，構(gòu)建有效的合同管理體系，完善企業(yè)內(nèi)部合同信息管理制度，使建筑業(yè)走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化,信息化的道路。