項目履約過程中的合同管理系統(tǒng)

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　　合同管理是指企業(yè)為維護(hù)自身利益而簽訂的與經(jīng)濟(jì)活動有關(guān)的書面協(xié)議。規(guī)范合同管理，建立完善的合同管理體系，對企業(yè)自身的長遠(yuǎn)發(fā)展和不同主體之間合作關(guān)系的構(gòu)建都具有較為重要的價值。在建筑工程領(lǐng)域，工程施工合同涉及的要素多，經(jīng)濟(jì)活動相對復(fù)雜。施工條件、工程價格、質(zhì)量要求和工期要求的差異進(jìn)一步增加了合同管理的難度。一旦合同管理負(fù)責(zé)人未能充分認(rèn)識到合同簽訂階段和履行階段的潛在風(fēng)險，未能充分利用現(xiàn)有的管理措施防范各類合同簽訂問題，企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益就可能受到不同程度的侵害。

　　一、項目履行過程中的主要問題

　　1、承包商對項目績效的整體思路研究太少。在項目預(yù)中標(biāo)或開工前期，需要對項目整體績效的基本點進(jìn)行“專題討論和策劃”，以統(tǒng)一認(rèn)識，明確工作重點，系統(tǒng)安排整體工作。如果團(tuán)隊內(nèi)部沒有統(tǒng)一的認(rèn)識，就很難達(dá)到整體思路和基調(diào)的一致，也不可能群策群力，往往事倍功半。

　　2、基層員工認(rèn)可度差。項目績效需要基層員工作為具體執(zhí)行者。如果基層員工對項目整體績效的認(rèn)知和對項目績效分配的職責(zé)不明確，就容易麻痹大意或湊合，造成“領(lǐng)導(dǎo)天天開會喊，實際情況沒變”的局面;只有讓具體的被執(zhí)行人理解并認(rèn)同履行，履行才能落實到位。

　　3、履約資源缺乏，應(yīng)變能力不足。在項目執(zhí)行過程中，由于各種限制，往往會在一定時間或范圍內(nèi)出現(xiàn)“資源”的暫時短缺。在這種情況下，項目部的應(yīng)變能力就會凸顯出來，而這種應(yīng)變能力往往成為項目績效失敗的關(guān)鍵因素之一。

　　二、項目履約過程合同管理的對策

　　1、提升員工培訓(xùn)

　　受生活經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、性格習(xí)慣等諸多因素的限制。，每個人的眼光和格局不可能一樣，也不可能一樣。項目中高層管理人員是否對自己的工作職責(zé)和崗位要求有一個整體的認(rèn)識，是否能恰當(dāng)?shù)靥幚砣粘Ｊ聞?wù)，對項目績效有很大的影響。雖然公司一般會梳理出各個崗位的職責(zé)分工，但是對于員工的具體素質(zhì)要求卻很少量化。隨著崗位的提升，各級員工的個人素質(zhì)是否達(dá)到新崗位的標(biāo)準(zhǔn)要求，具體有多少差距，往往被忽視。所以一個公司的培訓(xùn)一定是系統(tǒng)的，尤其是對晉升后的員工。要從公司層面保證中高層管理人員的素質(zhì)和格局與其崗位一致，減少項目績效短板。

　　2、提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力

　　項目履約的基本點雖然包括“范圍、進(jìn)度、質(zhì)量、造價”等多個方面，但必須具體項目具體分析，根據(jù)特定項目的具體特點，抓主要矛盾。如對于工期較緊的項目，首要矛盾就是施工圖紙，在項目履約中施工圖紙即相當(dāng)于各方參建人員的共同工作目標(biāo)。設(shè)計工期雖占項目履約總工期比例的較小，但對于項目履約的影響卻是至關(guān)重要，只有盡早、及時的將項目施工圖完成并通過審批，才能從容的對項目履約做出更加合理的安排，易避免“甲乙丙丁事項的不協(xié)調(diào)、避免人材機(jī)資源調(diào)配的不及時、進(jìn)而避免施工團(tuán)隊和設(shè)計團(tuán)隊相互指責(zé)，各執(zhí)一詞，無人得利。

　　3、加強(qiáng)合同履行過程的監(jiān)督

　　在合同履行過程中，不可抗力、合同變更等問題的發(fā)生，必然會對項目的工期和成本產(chǎn)生一定的影響。如何確定合同雙方的責(zé)任，是合同履行爭議的焦點。從以往的合同糾紛問題來看，合同履行過程信息不完整，合同履行過程缺乏嚴(yán)格的監(jiān)管，導(dǎo)致雙方發(fā)生糾紛，嚴(yán)重時會影響對自身合法權(quán)益的保護(hù)。以合同變更為例。在建設(shè)實踐中，由于建設(shè)條件或其他因素的變化，項目建設(shè)不得不修改原合同的部分條款，合同雙方的義務(wù)和利益也應(yīng)相應(yīng)調(diào)整。

　　三、泛普軟件-合同管理系統(tǒng)的作用

　　1、企業(yè)協(xié)同

　　合同管理系統(tǒng)起草階段可選平臺協(xié)商起草合同，或?qū)⒑贤鸩輧?nèi)容發(fā)送客戶郵箱協(xié)同申請，相對方確認(rèn)無誤后才可發(fā)起簽署

　　2、履約跟進(jìn)

　　合同管理系統(tǒng)有收支結(jié)算的合同可制定履約計劃，開票、收票均可選擇對應(yīng)合同，每一筆收款、付款可關(guān)聯(lián)對應(yīng)合同;線上跟進(jìn)到期提醒功能，履約更清晰，收付更可控

　　3、風(fēng)險預(yù)警

　　合同管理系統(tǒng)時刻監(jiān)控合同風(fēng)險，相對方企業(yè)變更信息風(fēng)險提醒，相對方資信變化、各種逾期，自動預(yù)警提醒

　　4、便捷安全

　　合同管理系統(tǒng)輕松做好合同管理的重點工作，線下簽署的紙質(zhì)合同可掃描成電子后導(dǎo)入到系統(tǒng)中管理，有效降低合同管理員工成本，讓合同管理從繁變簡。

　　5、合同進(jìn)度

　　通過對合同事項的詳細(xì)管理，進(jìn)行合同生命周期的全程管控，讓商業(yè)行為承諾必有果，事事可追蹤。同時可以明確記錄合同進(jìn)度，并與計劃情況進(jìn)行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況。支持任務(wù)的進(jìn)度各級段執(zhí)行情況的跟蹤，匯報和評定。合同變更:記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰

　　合同管理是工程項目順利建設(shè)的重要基礎(chǔ)。在合同中明確雙方的責(zé)任和權(quán)利，盡可能全面地規(guī)定各種情況下相關(guān)當(dāng)事人的權(quán)利和責(zé)任，可以大大減少合同糾紛的發(fā)生，保護(hù)雙方的合法權(quán)益。從工程合同的管理實踐來看，在合同簽訂階段和合同履行階段，都存在一些制約工程建設(shè)的管理問題。在現(xiàn)行管理制度的基礎(chǔ)上，規(guī)范合同簽訂和履行過程中的監(jiān)管行為，切實提高合同管理水平。