信息化項目合同管理系統

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　近年來，計算機和信息技術取得了很大的進步，現在已經進入了信息時代。信息技術已經成為國有企業(yè)提高管理質量、實現自我超越的重要因素。把握科技發(fā)展的導向;還承擔一定的社會責任，開展一系列民生相關的經營活動。隨著國有企業(yè)規(guī)模的日益擴大，會形成許多合同。新形勢下，國有企業(yè)迫切需要將信息技術引入合同管理，進一步提高合同管理的效率。大量的企業(yè)開展了合同管理信息系統的建設，信息化水平得到了快速提升，合同管理由原來的手工管理、粗放管理向信息化管理、精細化管理轉變.

　　一、信息化項目合同管理存在的問題

　　1、沒有實現全程信息化，合同管理大致可以分為幾個階段:合同建立、合同采購、合同簽訂、合同履行、合同備案、爭議解決、合同評估。在信息系統建設過程中，容易忽略前期項目管理和采購管理環(huán)節(jié)的設置，從合同起草階段開始，而合同項目的建立和采購依賴于傳統的OA系統。如果合同采購依據和貨源依據不能直接反映在合同信息系統中，不利于為決策提供依據。

　　2、信息化對決策的支持作用沒有充分體現。合同管理的信息化應能實現合同數據的統計分析。最終的統計結果可以反映某一時期某一企業(yè)不同類型合同的業(yè)務量和費用支出情況，也可以比較同類企業(yè)同類合同的支出情況，不同來源節(jié)約的資金或創(chuàng)造的利潤。它是承包企業(yè)收入或支出的載體。通過幾年合同數據的對比，可以有效地反映企業(yè)的資金流動和收益狀況。

　　3、未能實現全面信息化，信息化的概念還沒有深入到所有員工。合同管理信息化的主體包括高級管理人員、中層領導、信息化人員、合同人員、一般用戶等。公司及其下屬單位。在信息化過程中，需要這些人員參與規(guī)劃、需求分析、反饋和規(guī)范使用。但在建設過程中，可能會有這樣的人員，對信息化不夠重視，缺乏信息化知識，導致工作推進受阻或系統應用不暢。部分員工依賴傳統管理方式，從觀念上抵制系統的應用，不利于信息系統的應用。示范合同建設可以有效提高合同起草效率，減少工作量，防范法律風險。

　　二、信息化項目合同管理的措施

　　1、增加風險防控管理

　　隨著合同管理信息化的發(fā)展，合同管理逐漸從線下手工管理向線上管理轉變。合同管理不可避免地會存在一系列風險，在合同成立階段，未按公司規(guī)定的權限或超越權限批準合同成立。在合同尋源階段，在簽訂合同階段，在起草合同時使用了對方對我方不利的合同;在系統中輸入對方資質時缺少關鍵信息;合同履行開始時間早于合同起草時間;合同審查時，職能部門沒有進行實質性審查，流于形式;簽訂合同時，分公司無權或越權簽訂合同;合同簽訂日期早于實際日期;合同的印鑒沒有按規(guī)定審批。

　　2、加強試運行階段的溝通和反饋

　　系統完成后，應預留至少半年的試運行期。在此期間，信息管理部和合同管理部將在全公司系統內對系統運行過程中出現的問題進行日常收集，能夠及時解決的技術問題要在24小時內與開發(fā)人員一起解決。對于與系統功能調整相關的問題，可以采取每周與合同管理部門討論的方式，集中解決存在的問題。

　　3、加強信息化主體和合同管理的建設

　　各級企業(yè)配備專職合同管理部門、人員和IT管理人員，加強人員的橫向和縱向溝通。對公司高管、中層人員、合同經理、IT技術人員進行合同管理和信息化知識培訓，為本單位提升合同管理信息化水平提供強有力的人才支撐。合同管理標準化建設主要包括合同范本建設、合同文本格式規(guī)范、合同評審指南、合同管理信息系統應用規(guī)范等。企業(yè)應抓住信息化的機遇，加快此項工作的開展，全面提高合同管理的信息化水平。

　　三、泛普軟件-合同管理系統的功能

　　1、合同資料管理

　　支持合同資料的批量導入、導入、支持合同名稱的排重、支持多條件搜索。支持合同資料、聯系人資料的修改、刪除權限的控制。上傳和保存合同的相關掃描文件等基本信息。

　　2、合同執(zhí)行管理

　　可對于合同執(zhí)行中的一些節(jié)點流程進行添加/編輯, 對于合同預計執(zhí)行的節(jié)點進行提取定義并增加提醒等信息。

　　3、合同資金管理

　　對于合同執(zhí)行過程中的合同金額/待收/應收金額方便的管理,了解當前企業(yè)的合同中有哪些待收款;對于采購合同需要能快捷的統計和分析待付款金額。

　　4、合同的發(fā)票管理

　　對合同執(zhí)行過程中涉及的發(fā)票進行電子化管理,能夠登記發(fā)票的已開/未開金額,并且對已開的發(fā)票進行掃描上傳。

　　信息化合同管理是一個涉及到項目管理思想(理念)、人員素質、管理模式、IT技術、應用環(huán)境等因素，需要多方協調和考慮才能將信息技術融合到工程項目管理的業(yè)務當中去，從而來提高工程項目管理效率和管理水平。只有充分認識到工項目管理的信息化合同管理存在問題的根源，掌握了工程項目管理的信息化合同管理的發(fā)展趨勢，才能提高工程項目管理的信息化水平，讓信息技術真正的為工程項目管理發(fā)揮積極作用。