設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同檔案管理系統(tǒng)

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　　設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案不僅是項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中的重要管理工具，也是社會(huì)的重要資源;設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量存在的問題有其形成方面、歸檔質(zhì)量方面等原因，解決的策略有：通過推進(jìn)設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案相關(guān)的法治化設(shè)計(jì)，從社會(huì)層面提升公眾檔案意識(shí);強(qiáng)化設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案管理組織設(shè)計(jì)，保障設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案管理的組織資源及人力資源，實(shí)施精細(xì)化管理，為檔案管理的約束力提供有效的保障等。

　　一、設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同檔案中存在的問題

　　1、合同收集和歸檔不及時(shí)。企業(yè)合同中的技術(shù)服務(wù)合同由業(yè)務(wù)活動(dòng)主管部門管理，而采購合同則由業(yè)務(wù)需求部門負(fù)責(zé)。合同審批流程基本上是合同承辦人的責(zé)任，在合同的起草、審核、批準(zhǔn)、履行過程中需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣合同文件的管理相對(duì)分散，過程中花費(fèi)的時(shí)間不確定，周期不一，容易出現(xiàn)文件丟失或保管不全的現(xiàn)象，給后期合同文件的收集和歸檔帶來困難。企業(yè)合同備案是按年由合同管理部門移交給檔案部門，但往往不及時(shí)移交歸檔，甚至兩年后才移交。

　　2、合同管理不規(guī)范。對(duì)合同檔案的管理還沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，企業(yè)的合同檔案管理缺乏相應(yīng)的宏觀基礎(chǔ)文件和指導(dǎo)性工作指南。企業(yè)合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求、開發(fā)利用等沒有明確的規(guī)章制度。企業(yè)目前只管理合同文本，存檔的合同文本有各種，有原件，有復(fù)印件，還有一些加蓋了印花稅的。沒有關(guān)于哪些文本應(yīng)該歸檔的明確聲明。合同前期談判、合同審批、要約、意向書、承諾書、保函、抵押(質(zhì)押)、資質(zhì)證書、法人授權(quán)委托書、合同、認(rèn)證證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止的相關(guān)文件，它們沒有被收集、分類和歸檔。

　　3、合同檔案的質(zhì)量有待提高，企業(yè)沒有專門的組織來控制文件的管理。企業(yè)雖設(shè)立了質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，但其職責(zé)是不對(duì)企業(yè)文件的模板、格式和內(nèi)容負(fù)責(zé)。部門設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位是兼職，其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件明確描述該崗位。在部門內(nèi)形成的一些文件繁花似錦，書寫不規(guī)范，格式不全，合同編號(hào)重復(fù)，也大大降低了合同文本生成的質(zhì)量。

　　二、設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同檔案管理的有效策略

　　1、設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同檔案的規(guī)范化管理

　　設(shè)計(jì)工程檔案是設(shè)計(jì)文件和資料的轉(zhuǎn)化。規(guī)范設(shè)計(jì)工程檔案管理，需要不斷明確施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目部經(jīng)理和檔案人員的職責(zé)。設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案管理要逐一分析，責(zé)任要落實(shí)到人，形成一套完善的檔案管理體系，使檔案管理保持更新。以專職項(xiàng)目檔案管理人員為主要骨干，以施工企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)為負(fù)責(zé)人，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，并規(guī)定考核辦法。合格的人會(huì)得到獎(jiǎng)勵(lì)，犯錯(cuò)的人會(huì)受到懲罰。

　　2、嚴(yán)格執(zhí)行工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同檔案移交手續(xù)

　　施工檔案交接程序嚴(yán)格，責(zé)任重大。一不小心，檔案就丟了。因此，必須嚴(yán)格遵守程序。一是全面清理設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案，確保賬實(shí)相符;二是借閱設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案，督促及時(shí)歸還;三是整理保留一些零散的資料。如果缺貨，貴重物品要及時(shí)整理收集，謹(jǐn)慎訂購。只有這樣，檔案才能移交。

　　3、加強(qiáng)設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同檔案管理隊(duì)伍

　　煤炭企業(yè)要不斷加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍設(shè)計(jì)，定期培訓(xùn)檔案人員，明確工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案管理措施。如有隱蔽工程記錄，隱蔽部位、尺寸、隱蔽方法等。應(yīng)詳細(xì)說明，以便日后查找和工后處理。對(duì)于絕密文件，應(yīng)單獨(dú)存放，避免絕密與普通文件混放，確保工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案信息安全。

　　三、泛普軟件-合同檔案管理系統(tǒng)的作用

　　1、合同檔案的管理

　　提高企業(yè)檔案管理信息化的水平，企業(yè)能夠根據(jù)自身的需求。自主的對(duì)合同檔案進(jìn)行分類管理。同事，企業(yè)的相關(guān)合同檔案、客戶檔案，項(xiàng)目檔案，人事檔案等內(nèi)容。能夠依據(jù)企業(yè)的需求，保留在企業(yè)本地，更加安全的保障企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性。

　　2、合同，項(xiàng)目的跟蹤管理

　　企業(yè)的合同、項(xiàng)目中。往往存在不同的節(jié)點(diǎn)狀態(tài)。合同助手能夠?qū)⑵渲猩婕暗牟煌瑺顟B(tài)，不同節(jié)點(diǎn)統(tǒng)一在系統(tǒng)中進(jìn)行合理的分類存儲(chǔ)，企業(yè)管理者能夠通過系統(tǒng)自動(dòng)生成的合同進(jìn)度，快速的查閱合同的進(jìn)度，以及合同項(xiàng)目中的指定相關(guān)信息。

　　3、人員的協(xié)作辦公

　　本系統(tǒng)即使是部署在用戶本地，依然能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)的人員協(xié)作辦公管理，系統(tǒng)采用B/S的架構(gòu)。一臺(tái)主機(jī)安裝后，局域網(wǎng)的同事都可以共同使用此系統(tǒng)。

　　4、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析

　　企業(yè)內(nèi)部的合同中，涉及到的眾多的資金、發(fā)票等信息。都能夠進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，企業(yè)管理者能夠方便的查看到企業(yè)月度的銷售額柱狀圖，指定合同的待收賬款，月度待收賬款等內(nèi)容。

　　合同檔案管理系統(tǒng)對(duì)合同管理的進(jìn)行進(jìn)行了全面的信息化的管理，包括合同的起草，簽訂，審批，進(jìn)度跟蹤等，已經(jīng)合同的收付款進(jìn)度查看和提醒，發(fā)票，施工的進(jìn)度和提醒等，在合同的整個(gè)管理環(huán)節(jié)中，用戶能夠依據(jù)不同的角色權(quán)限進(jìn)行智能化的查看檢索和自定義的報(bào)表管理能，對(duì)合同的整體概況進(jìn)行靈活的把控，輕松的進(jìn)行合同管理，為企業(yè)管理者提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能。