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工程檔案管理軟件系統(tǒng)

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  近些年來,隨著我國建筑行業(yè)的深入發(fā)展,我國的工程項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)模越來越大,施工工藝越來越復(fù)雜,工程建筑檔案作為建筑單位進(jìn)行施工和管理活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業(yè)的深入發(fā)展,產(chǎn)生的工程建筑檔案越來越多,傳統(tǒng)的工程建筑檔案管理方式顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的需求。所以建筑行業(yè)必須引進(jìn)新的技術(shù)和手段,建筑行業(yè)的信息化檔案管理勢在必行。

  一、軟件功能

  系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)從工程立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收等工程建設(shè)過程形成的包括報(bào)建、報(bào)批、施工圖紙、會(huì)議記要、施工日志、聲像、進(jìn)度表等工程項(xiàng)目資料進(jìn)行電子信息存檔的管理。具體包括:檔案管理、檔案接收、檔案著錄、編目打印、檔案移交、輔助管理、幫助庫管理、備份數(shù)據(jù)庫、還原數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)整理、項(xiàng)目管理、新建項(xiàng)目、修改項(xiàng)目名稱、用戶管理、新增用戶等功能。

  

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  二、 入門

  本節(jié)主要簡單闡述如何使用本系統(tǒng)完成一個(gè)建設(shè)工程的檔案組卷以及目錄報(bào)送工作。

  1、檔案組卷及移交

  首先,使用用戶管理為自己添加一個(gè)用戶。

  然后,插入U(xiǎn)SB加密鎖,稍待片刻啟動(dòng)電子報(bào)送系統(tǒng)。用剛才添加的用戶名和密碼登錄。登錄時(shí)請選擇您是建設(shè)單位或者是施工單位等其他類型的單位。第一次使用本系統(tǒng)的話會(huì)要求你輸入建設(shè)工程名稱。

  如果您是建設(shè)單位的話,通過檔案管理模塊中的檔案著錄功能,在項(xiàng)目級著錄中輸入工程概況表信息;然后啟動(dòng)案卷級著錄,錄入此項(xiàng)目的所有案卷的信息,包括案卷內(nèi)容、編制單位、編制時(shí)間等等;然后啟動(dòng)文件級著錄,輸入指定案卷的文件級信息,包括文件題名、責(zé)任者、圖文號、編制時(shí)間等等。

  如果您是其他類型的單位,那么你僅需要進(jìn)行案卷級著錄和文件級著錄。

  在所有項(xiàng)目級、案卷級、文件級信息輸入完畢之后,在移交上級單位或者檔案館之前,進(jìn)行移交登記,然后在編目打印功能中將移交書、移交目錄封面、工程概況表、案卷目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄打印出來進(jìn)行移交。

  2、電子目錄報(bào)送及匯總

  如果建設(shè)單位想把電子目錄報(bào)送檔案館,那么登錄數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)后,通過數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能,可以將該項(xiàng)目的項(xiàng)目級、案卷級、文件級信息導(dǎo)出為指定文件,然后將導(dǎo)出的文件用磁盤或者光盤報(bào)送便可。施工單位也可以參照上述方式向建設(shè)單位報(bào)送電子目錄。

  如果建設(shè)單位希望直接把施工單位整理好的電子目錄與自己的目錄匯總,以減少整理的工作量,那么在接收了施工單位報(bào)送的電子目錄之后,請?jiān)陔娮訄?bào)送系統(tǒng)中進(jìn)行檔案接收;然后通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整理功能對匯總的目錄的案卷級、文件級信息進(jìn)行檢查,甚至可以試打案卷目錄、卷內(nèi)目錄等;在確認(rèn)匯總后的目錄沒有問題之后,直接修改卷號并合并到本單位數(shù)據(jù)庫中。

  

 

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發(fā)布:2010-05-24 15:12    編輯:泛普軟件 · lj    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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