工程云資料管理軟件

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　　隨著信息技術(shù)和工程技術(shù)發(fā)展進(jìn)步，建設(shè)工程電子文件大量出現(xiàn)，工程檔案管理工作已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主體的管理模式向紙質(zhì)文件與電子文件并存的管理模式過渡。將建設(shè)工程整個(gè)周期中產(chǎn)生的大量文件進(jìn)行收集、分類、歸檔、查 閱, 加快電子檔案信息資源開發(fā), 最大限度地滿足用戶多種多樣的信息利用需求, 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大社會(huì)共享,已然成為了檔案管理部門的重要課題。 成都地鐵有限責(zé)任公司近年來承擔(dān)著非常繁重的地鐵建設(shè)工程任務(wù)，建設(shè)工 程規(guī)模非常大，影響面也非常寬，每天都在不斷產(chǎn)生大量的地鐵項(xiàng)目建設(shè)資料。 不斷增加的地鐵工程檔案，給檔案部門帶來非常嚴(yán)峻的考驗(yàn)，工作負(fù)荷重，管理 難度大，傳統(tǒng)人工管理方式已經(jīng)完全不能滿足公司發(fā)展的需要。為了規(guī)范成都地 鐵建設(shè)工程文件的整理歸檔工作，統(tǒng)一地鐵建設(shè)工程項(xiàng)目文件材料的竣工驗(yàn)收標(biāo) 準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案，經(jīng)上級(jí)單位及公司科研部門的研究，提 出了利用信息化管理系統(tǒng)來解決問題的方案。

　　本文以解決上述問題為宗旨，首先進(jìn)行工程檔案管理理論、軟件工程理論、 數(shù)據(jù)庫理論、系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)、系統(tǒng)測試技術(shù)等內(nèi)容的研究和學(xué)習(xí)，然后進(jìn)行了“成 都地鐵建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)”的分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)和測試工作。 工程云資料管理軟件總體結(jié)構(gòu)采用 C/S 模式，檔案管理員主要是承擔(dān)檔案上傳、編輯、修 改等工作，數(shù)據(jù)量較大且系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境要求較高，因此供檔案管理員使用的功能 采用 C/S 模式。這樣的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)使得系統(tǒng)的效率更高，更容易維護(hù)和擴(kuò)展。 該系統(tǒng)基于.NET 平臺(tái)進(jìn)行開發(fā)和實(shí)現(xiàn)，采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫 Sqlserver 進(jìn)行數(shù)據(jù) 存取管理，并集成了最先進(jìn)的圖像處理、OCR、全文檢索、多格式瀏覽、雙層 PDF 等圖文處理技術(shù)。 該系統(tǒng)的建成將大幅度的降低檔案管理部門的工作負(fù)荷、提升數(shù)據(jù)共享和二 次開發(fā)利用能力、提高公司信息化管理水平。

　　1、檔案利用業(yè)務(wù)流程

　　檔案的利用包括對(duì)檔案進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、制作光盤等;檔案利用可以 通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案進(jìn)行利用，也可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行借閱。 通過網(wǎng)絡(luò)利用電子檔案時(shí)，不需要經(jīng)過檔案管理人員的特別干預(yù)，在系統(tǒng)中 只需要由檔案管理人員事先給用戶分配特定的權(quán)限，用戶就可以登錄系統(tǒng)，對(duì)所 需要的電子檔案進(jìn)行檢索、瀏覽和系下載。在這種方式下，系統(tǒng)可以定期針對(duì)用 戶對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。 當(dāng)用戶需要借閱檔案實(shí)體時(shí)，用戶可以到檔案部門登記借閱手續(xù)，之后就可 以借閱檔案實(shí)體;此外，用戶也可以通過網(wǎng)絡(luò)提出借閱預(yù)約申請(qǐng)，檔案管理員批 準(zhǔn)借閱預(yù)約申請(qǐng)后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、 歸還、催還和丟失的辦理，借閱管理的相關(guān)規(guī)則可以由檔案管理員根據(jù)需要制定， 并將規(guī)則反應(yīng)到系統(tǒng)中，最后由系統(tǒng)根據(jù)這些規(guī)則自動(dòng)控制借閱管理。

　　2、檔案銷毀業(yè)務(wù)流程

　　檔案銷毀工作由檔案管理員定期執(zhí)行。執(zhí)行檔案銷毀之前，必須有銷毀申請(qǐng)， 銷毀申請(qǐng)的生成過程是：檔案管理員進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)中，利用銷毀申 請(qǐng)功能就可以得到系統(tǒng)中目前最新的過期檔案的目錄，以此就可以打印銷毀申請(qǐng)。

　　打印出來的銷毀申請(qǐng)將提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。目前系統(tǒng)中申請(qǐng)的提交和 審批都要經(jīng)過手工傳送完成，今后將完善這一點(diǎn)，做到從提交申請(qǐng)到審批過程的 全程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。 在檔案鑒定功能中，檔案管理人員可以看到已經(jīng)提交了銷毀申請(qǐng)的檔案目錄

　　和原文信息。在銷毀申請(qǐng)經(jīng)過審批后，檔案管理人員根據(jù)銷毀申請(qǐng)的審批處理意 見，對(duì)檔案信息進(jìn)行處理。若選擇修改檔案信息，則可以更改過期檔案的密級(jí)和 保管期限，此后該檔案將繼續(xù)保存在檔案庫。若選擇銷毀，則該檔案的原文將被 刪除，銷毀檔案的相關(guān)信息將被轉(zhuǎn)到銷毀庫中保存以供查詢。

　　3、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模型分析

　　檔案數(shù)據(jù)模型是針對(duì)檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的核心數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行總結(jié)和分析， 提煉出以下數(shù)據(jù)模型：檔案的基本數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案的類型、檔案的主題、檔案的 管理目錄、檔案管理相關(guān)報(bào)表、不同類型檔案的分類整理規(guī)則。 針對(duì)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范應(yīng)主要包括： 各類檔案的歸檔范圍、時(shí)間和保管期限; 檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)(應(yīng)包含：單位全宗、密級(jí)、保管期限、分類表、主題詞、 部門代碼(字)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷/文件級(jí)檔號(hào)等); 各類檔案的著錄信息規(guī)范; 標(biāo)準(zhǔn)的目錄、表單和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　4、全宗

　　由于系統(tǒng)面向成都地鐵二級(jí)單位，因此為區(qū)分獨(dú)立立檔單位的檔案信息，就 需要針對(duì)成都地鐵情況規(guī)定全宗號(hào)。全宗是一個(gè)獨(dú)立立檔單位的標(biāo)識(shí)，在系統(tǒng)中 需要區(qū)分每個(gè)單位的人員和數(shù)據(jù)，都要賦予它們?nèi)诘膶傩?。全宗的配置信息?由總管理員完成。隨著企業(yè)的發(fā)展，今后可能出現(xiàn)機(jī)構(gòu)的調(diào)整，也會(huì)帶來相應(yīng)全 宗的變化，因此系統(tǒng)需要提供總管理員對(duì)全宗的進(jìn)行管理工具，以適應(yīng)全宗的變化。

　　5、檔案類型

　　每個(gè)全宗下需要按檔案類型進(jìn)行管理，成都地鐵檔案類型主要有：地鐵規(guī)劃 檔案、地鐵施工檔案、地鐵運(yùn)營檔案等類型。 對(duì)于分類標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范相同的檔案類型可以統(tǒng)一規(guī)范，不同的檔案類可以 按照各二級(jí)機(jī)構(gòu)的實(shí)際管理情況由總管理員進(jìn)行定義。 檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義完成后，需要提供錄入人員方便直觀的錄入信息工具，因 此系統(tǒng)應(yīng)提供錄入界面的定義功能，可以使高級(jí)檔案管理員完成對(duì)卡片試錄入界 面的定義工作，并對(duì)部份字段的錄入方式進(jìn)行設(shè)置，例如選擇、繼承、默認(rèn)、字 段組合、累加等方式。以方便錄入人員的錄入工作。

　　6、分類表

　　遵循成都地鐵名稱分類規(guī)范，一般由分類號(hào)和內(nèi)容說明組成，是一個(gè)樹型結(jié) 構(gòu)的表。由于二級(jí)機(jī)構(gòu)和檔案類型眾多，也會(huì)造成分類表不統(tǒng)一的情況，因此系 統(tǒng)需要提供總管理員對(duì)分類表的維護(hù)修改功能以適應(yīng)不同類型的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。 分類表通過檔案著錄信息中的分類號(hào)字段與分類表中的節(jié)點(diǎn)相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)電 子檔案的分類工作。因此在檔案系統(tǒng)中分類號(hào)著錄時(shí)需要提供以下二種方式：手 工輸入、通過在著錄檔案信息前選擇分類表的節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)獲取。

　　7、主題詞

　　系統(tǒng)中應(yīng)提供總管理員對(duì)主題詞表的維護(hù)功能，使其根據(jù)自身專業(yè)情況建立 適合業(yè)務(wù)使用的主題詞庫。 主題詞的輸入需要提供以下兩種手段：自動(dòng)標(biāo)引、手工輸入或修改。其中主 題詞的自動(dòng)標(biāo)引即針對(duì)歸檔文件著錄信息和原文抽取相關(guān)關(guān)鍵詞，與主題詞庫中 的主題詞進(jìn)行匹配，根據(jù)系統(tǒng)限定的一個(gè)文件主題詞的數(shù)目和主題詞的出現(xiàn)率， 自動(dòng)將主題詞標(biāo)引到文件著錄信息的主題詞字段當(dāng)中。

　　8、檔案管理目錄和報(bào)表

　　檔案管理系統(tǒng)需要打印輸出的主要內(nèi)容有：目錄、表單和報(bào)表。 1)目錄 由于目前的雙軌制管理導(dǎo)致系統(tǒng)需要打印各類檔案的目錄(案卷、卷(盒) 內(nèi)、封皮、備考表、脊背、移交單)以實(shí)現(xiàn)實(shí)體的輔助管理。 目錄打印主要出現(xiàn)在收集整理和歸檔的過程中，也可能會(huì)打印歸檔后的檔案 目錄，因此需要提供選擇多個(gè)案卷批量打印卷內(nèi)目錄等內(nèi)容的功能。 各檔案類型所需目錄的具體格式應(yīng)參考成都地鐵的規(guī)范進(jìn)行定制。同時(shí)提供 給總檔案員對(duì)目錄進(jìn)行定制和維護(hù)的工具。 2)表單 檔案管理過程中涉及一些需要責(zé)任人簽字的原始憑據(jù)，用于檔案移交、利用、 鑒定銷毀等工作的管理。因此需要提供檔案管理過程中所需要的表單(缺件報(bào)告、 催交單、移交清冊(cè)、驗(yàn)收意見書、溫濕度記錄表、借閱單、催還單、利用效果登 記表、鑒定申請(qǐng)、銷毀審批、銷毀清冊(cè)等)的打印功能。 表單的具體格式應(yīng)參考客戶單位的規(guī)范進(jìn)行定制。同時(shí)提供給總檔案員對(duì)目 錄進(jìn)行定制和維護(hù)的工具。