工程資料檔案管理軟件系統(tǒng)

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 　　工程資料的管理系統(tǒng)的需求分析：

　　一、可行性分析

　　1、技術(shù)可行性

　　本課題應用的相關(guān)技術(shù)，如 C#.NET 語言、Visual.NET2010 集成開發(fā)平臺、 MSSQLserver 數(shù)據(jù)庫等，目前都已經(jīng)發(fā)展得十分成熟，其應用都已經(jīng)十分廣泛， 因此可以認為本文在技術(shù)上的風險是可以控制的，技術(shù)實現(xiàn)上是可行的。

　　2、經(jīng)濟可行性

　　本課題由成都市地鐵公司立項研發(fā)，因此在研發(fā)經(jīng)費上肯定是有所保障的。 系統(tǒng)運行需要的軟件平臺和硬件設備完全可以沿用成都地鐵公司現(xiàn)有的服務器和 辦公終端，可以說無需額外成本。而在系統(tǒng)上線后，一方面可以充分降低成都地 鐵建設工程檔案管理工作人員的工作負荷，一方面又能夠大力降低傳統(tǒng)檔案管理 方式下的差錯率，能夠有效地提升成都地鐵公司建設工程檔案管理的工作效率， 由此帶來的應用價值和經(jīng)濟價值都是可以預見的。因此本課題的成本是可控的， 經(jīng)濟上是可行的。

　　3、操作可行性

　　在工程檔案管理系統(tǒng)軟件的用戶界面設計上，以界面的美觀大氣為基礎，本課題充分考慮了用 戶體驗、操作便捷等因素，力求在系統(tǒng)操作和界面外貌上盡量貼合目前大眾常規(guī) 操作的要求，而且在需求階段也積極收集了用戶對系統(tǒng)操作和界面上的意見和建 議。另外，本課題的研發(fā)周期為一年，開發(fā)進度絕對有所保障。因此本課題在用 戶使用操作和開發(fā)進度控制上都是可控和可行的。

　　二、系統(tǒng)功能列表

　　在前期用戶需求收集的基礎上，經(jīng)過對需求的細致整理和分析，本論文總結(jié) 出了軟件工程資料管理系統(tǒng)的五大功能模塊，分別是系統(tǒng)維護模塊、收集整編模塊、文件管理模塊、檔案管理模塊、開發(fā)利用模塊。每個大模塊下包含了若干子模塊。

　　業(yè)務流程

　　1、總體業(yè)務流程

　　各單位的檔案管理各有不同，但總的都可分為：檔案的收集整理、日常管理 和信息服務三部分。在對各個不同特點的業(yè)務流程做細致的分析和總結(jié)之后，本 系統(tǒng)最終形成了文件管理模塊、收集整編模塊、檔案管理模塊和開發(fā)利用模塊等 功能模塊。 按照不同業(yè)務流程的特點，制定系統(tǒng)內(nèi)部的各種規(guī)則，包括檔案分類方法、 排序方法、組卷規(guī)則、編號規(guī)則等，系統(tǒng)就可以按照這些規(guī)則的要求自動完成檔 案管理特別是收集整編中的大量重復工作;檔案員只需完成程序難以實現(xiàn)的文件 鑒定、規(guī)則設定工作;如果建立了數(shù)據(jù)接口，檔案員還可以避免檔案數(shù)據(jù)的錄入。

　　通過定制規(guī)則，系統(tǒng)還可以成為實物檔案很好的輔助管理工具。 通過文件管理庫(文件庫)、收集整編庫(整編庫)和檔案管 理庫(檔案庫)這三個數(shù)據(jù)庫的協(xié)同操作，系統(tǒng)來完成電子檔案的全部信息化管 理工作。

　　(1)文件管理庫(文件庫) 由各辦公室的文書和機要員對各種收發(fā)的文件進行登記和管理，該數(shù)據(jù)庫內(nèi) 的信息描述是以收發(fā)文件流轉(zhuǎn)為描述重點，與 OA 系統(tǒng)的描述很相似，與檔案庫 有所不同。

　　如您所在單位已經(jīng)建立 OA 系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通 過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;若存在尚未在 OA 系統(tǒng)中進行管理，或者不能在 OA 系統(tǒng)中進行管理的文件，此時文書或者機要員就可以使用文件管理功能，將這 些文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件的收集整理、分析鑒定和修正調(diào)整都是在文件 管理功能中完成的。對那些不需要歸檔的文件，需要存放到指定的不歸檔文件庫 中，需要歸檔的文件可在文件管理功能中轉(zhuǎn)給檔案員，轉(zhuǎn)給檔案員的待整理文件 可在文件管理中進行初步的組卷處理。

　　(2)收集整編庫(整編庫) 整編庫主要用于歸檔文件的錄入和整理。符合歸檔條件的文件可以通過 OA 系統(tǒng)的接口導入到整編庫中。因為經(jīng)過收集整編的文件有可能會形成正式的檔案 文件，因此整編庫的文件描述信息(庫結(jié)構(gòu))和檔案庫的文件描述信息(庫結(jié)構(gòu)) 是一樣的。 分散整理時，各基層單位和部門的文書或兼職檔案員可在收集整編中錄入和 整理本部門的待歸檔文件，然后提交給上級歸檔部門。依照系統(tǒng)統(tǒng)一制定的歸檔 文件整理規(guī)則，歸檔部門對下屬單位和部門提交上來的檔案進行接收和檢查，對 不符合要求的檔案，歸檔部門有權(quán)利將其打回給原來單位和部門，要求其重新進 行整理。 在集中整理的情況下，檔案員對 OA 接口轉(zhuǎn)入的待歸檔文件和自己錄入的待 歸檔文件進行集中統(tǒng)一整理。

　　(3)檔案管理庫(檔案庫) 檔案庫主要用于對已正式歸檔的檔案進行錄入和管理。對經(jīng)過收集整編后的 歸檔文件，檔案人員可以對其進行確認處理，以將該文件轉(zhuǎn)入到檔案庫。整理好 的館藏檔案在經(jīng)過信息化加工后，其電子檔案信息會直接存儲在檔案庫中。檔案 庫中的文件一般只用于檔案人員對其進行數(shù)據(jù)維護和信息利用，而不再對其進行 再次整理。對于超過保管期限的檔案，可以通過進行檔案鑒定來修改其保管期限 或者直接進行檔案銷毀。銷毀后，檔案僅保留銷毀目錄而轉(zhuǎn)入到銷毀庫中。 總體說來，檔案的開發(fā)利用，就是將上述文件庫、整編庫和檔案庫中的檔案 信息提供給用戶借閱使用的過程，既可以通過網(wǎng)絡借閱，也可以實體借閱。

　　2、文件管理業(yè)務流程

　　文件管理是文檔一體化的開端，是檔案管理的來源和前期準備。辦公室文書 和機要員根據(jù)在系統(tǒng)設置中已經(jīng)確定好的文件分類及其著錄項條目規(guī)則，將本部 門產(chǎn)生的文件和本部門收發(fā)的文件登記到系統(tǒng)中，并將其原文掛接到著錄項條目下。文書和機要員對接口轉(zhuǎn)入的和自己錄入的文件進行鑒別和整理，調(diào)整著錄項 和原文后，將需要歸檔的文件轉(zhuǎn)入整編庫，即將文件移交給兼職或?qū)Ｂ毜臋n案員， 不需要歸檔的文件仍保留在文件庫中。 文件管理工作和文件移交工作可以根據(jù)您所在單位的習慣和要求，隨時進行， 或定期進行。

　　3、收集整編業(yè)務流程

　　文檔的收集整編業(yè)務主要包括整編方式的確定以及整編規(guī)則的制定.

　　(1)整編方式 檔案管理的對象是大量的檔案文件，對這些文件進行科學的分類和組織，是最后形成便于使用、易于管理的檔案管理系統(tǒng)的基礎。一般單位會采取以下不同 的整編方式： 集中式：檔案部門集中立卷。 分散式：部門整理各自檔案、隨辦隨歸，最終一年集中到檔案部門一次。 結(jié)合式：按照檔案類型的不同分別采用集中式和分散式。

　　(2)整編規(guī)則 不同的檔案類型，有不同的整理(立卷)規(guī)則。整理工作歸納為如下處理步 驟：通過價值鑒定，剔除不需要歸檔的文件，確定需要歸檔文件的保管期限。 歸檔文件整理：需歸檔文件的“分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒”;可 通過設置整理規(guī)則，自動完成這一過程。