固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)項(xiàng)目需求安排 CIO要學(xué)會(huì)挑軟柿子吃

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       固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)需求收集起來(lái)可能有一籮筐?，F(xiàn)在項(xiàng)目管理員需要考慮的是，這些都需要或者能夠?qū)崿F(xiàn)嗎？如果能的話，該按什么樣的順序來(lái)執(zhí)行呢？如果將他們一次性拿到桌面上進(jìn)行部署的話，基本上是不可能的任務(wù)。畢竟用戶的精力有限。為此項(xiàng)目管理員需要合理確定需求實(shí)現(xiàn)的順序。在考慮需求實(shí)現(xiàn)順序時(shí)，不能夠盲目求進(jìn)，也不能夠在一棵樹上吊死，對(duì)此筆者有如下的建議：

　　一、對(duì)需求進(jìn)行分類

　　在實(shí)際工作中，筆者一般都會(huì)將用戶的需求進(jìn)行分類。如下圖所示，筆者會(huì)按兩個(gè)角度對(duì)需求進(jìn)行歸類，分別按難度與影響程度進(jìn)行區(qū)分。如根據(jù)難度可以將需求分為容易實(shí)現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)起來(lái)比較困難兩個(gè)級(jí)別。而根據(jù)影響程度可以將需求分為影響大和影響小兩類。

　　在具體進(jìn)行分類時(shí)，可以在整理好的需求前面標(biāo)上序號(hào)。然后根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，將序號(hào)依次填入到上面這個(gè)表格中。注意在做這份工作時(shí)，項(xiàng)目實(shí)施顧問(wèn)不能夠閉門造車，而應(yīng)該充分征詢企業(yè)用戶的意見。對(duì)于一些管理比較到位的企業(yè)，筆者是將這項(xiàng)工作交給企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目管理員的。他能夠安排足夠的時(shí)間跟企業(yè)各個(gè)部門的關(guān)鍵用戶確認(rèn)這方面的信息。只有得到用戶的認(rèn)可，再考慮系統(tǒng)的實(shí)際情況，得出來(lái)的結(jié)果才是比較可靠的。

　　二、要將容易實(shí)現(xiàn)并且對(duì)用戶影響比較大的需求排在前面

　　在具體需求實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，在同等條件下，需要將容易實(shí)現(xiàn)并且對(duì)用戶影戲那個(gè)比較大的需求排在前面。這主要還是考慮到用戶的一個(gè)接受程度。用戶對(duì)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)系統(tǒng)有一個(gè)從潛到深的認(rèn)識(shí)過(guò)程。為此讓用戶接受這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，如果一開始就設(shè)置了一個(gè)攔路虎，將一個(gè)比較困難的需求放在他們面前。經(jīng)過(guò)了半個(gè)月還不能夠完成。這對(duì)用戶來(lái)說(shuō)是一個(gè)致命的打擊。這會(huì)在很大程度上影響系統(tǒng)后續(xù)的工作。其實(shí)在日常生活中，大家都有這方面的感受。如以前在學(xué)校里參加中考或者高考的時(shí)候，出卷老師在安排題目時(shí)都會(huì)根據(jù)難易的程度來(lái)考慮出題的順序。一般每種題型的前面幾道題目都是比較簡(jiǎn)單的。而最后一道題目有一定的難度。如果出題老師講最難的題目都放在開頭。考生在第一道題目就卡住。那么有不少的考生由于心理素質(zhì)不過(guò)關(guān)，會(huì)影響后續(xù)的正常發(fā)揮。故在考慮需求實(shí)現(xiàn)的順序時(shí)，先將容易實(shí)現(xiàn)的內(nèi)容放在前面，筆者認(rèn)為更加的合理。

　　其次在考慮需求的實(shí)現(xiàn)順序時(shí)，也要同時(shí)考慮需求對(duì)用戶的影響程度。其實(shí)這也是一個(gè)比較淺顯的道理。做一個(gè)不怎么恰當(dāng)?shù)谋扔?。馴獸師在教動(dòng)物某個(gè)技巧的時(shí)候，往往會(huì)使用大棒加金錢的政策。當(dāng)動(dòng)物完成一個(gè)具體的動(dòng)作時(shí)，會(huì)馬上給他們東西吃。依此來(lái)強(qiáng)化動(dòng)物的習(xí)慣。其實(shí)在實(shí)施固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)項(xiàng)目時(shí)，這種規(guī)律在無(wú)形中也會(huì)得到體現(xiàn)。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)項(xiàng)目會(huì)增加員工的工作量。項(xiàng)目實(shí)施顧問(wèn)在教員工怎么使用系統(tǒng)、要準(zhǔn)備哪些資料、要做哪些改變，其實(shí)就好像是在教動(dòng)物某個(gè)操作。如果只是讓他們做，而沒有給他們東西吃，怎么能夠讓他們配合你呢?此時(shí)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的效果就是他們的食物。如果在剛開始完成某項(xiàng)工作時(shí)，效果就能夠在第一時(shí)間內(nèi)顯現(xiàn)出來(lái)，而且對(duì)用戶的影響比較大。如現(xiàn)在有一個(gè)“客戶銷售訂單毛利率分析”的需求。這個(gè)需求由于涉及到多個(gè)部門，影響的用戶數(shù)量比較多。從實(shí)現(xiàn)的角度講，只要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)具備了，這只是一個(gè)數(shù)據(jù)的分析作業(yè)，難度也不是很大。在這種情況下，明顯可以將這個(gè)需求放在前面實(shí)現(xiàn)。在項(xiàng)目一開始就讓用戶嘗嘗甜頭，這會(huì)降低項(xiàng)目后續(xù)的工作難度。

　　也許有人會(huì)說(shuō)，這種挑軟柿子吃的策略，是在逃避責(zé)任。筆者并不這么認(rèn)為。一方面，有時(shí)候硬的柿子放著放著就會(huì)變軟。這是什么意思呢?在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，一些不怎么容易實(shí)現(xiàn)的需求往往是一些綜合性的需求，需要多個(gè)部門配合才能夠?qū)崿F(xiàn)。此時(shí)隨著后續(xù)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)系統(tǒng)使用的深入，這些剛開始難以實(shí)現(xiàn)的需求，到時(shí)候就會(huì)順利成章的實(shí)現(xiàn)。而有些需求則是需要管理手段的改善才能夠?qū)崿F(xiàn)。這更加需要時(shí)間，不能夠在短時(shí)期內(nèi)實(shí)現(xiàn)。所以我們這里并不是放棄硬的柿子。而是提供必要的條件，讓硬柿子變軟，等軟了再吃。其次企業(yè)是一個(gè)追求效益與利潤(rùn)的組織。在考慮問(wèn)題時(shí)需要關(guān)注投入與產(chǎn)出的比率。如果投入大量的時(shí)間與精力，去實(shí)現(xiàn)一個(gè)影響比較小、難度又超大的需求。雖然攻克這個(gè)難題，項(xiàng)目管理員可能比較有成就感(這是很多技術(shù)出生的人的通病)。但是從投入產(chǎn)品比的角度看，這是一個(gè)失敗的任務(wù)。應(yīng)為投入過(guò)多，而沒有得到相應(yīng)的產(chǎn)出。即屬于一筆虧本的買賣。此時(shí)無(wú)論對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，還是對(duì)于實(shí)施顧問(wèn)來(lái)說(shuō)，這都是得不償失的。為此在上面這個(gè)圖形中，筆者將難以實(shí)現(xiàn)的、同時(shí)影響又比較小的，放在最后的位置。

　　三、根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)?？梢詫?duì)需求進(jìn)行細(xì)化

　　如果固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)項(xiàng)目的規(guī)模比較大，如涉及到集團(tuán)型或者項(xiàng)目集成的業(yè)務(wù)，那么可以對(duì)以上的圖表進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，以實(shí)現(xiàn)對(duì)需求的精細(xì)化管理。如可以將難度分為簡(jiǎn)單、中等、困難、暫時(shí)不考慮等幾個(gè)類別。同時(shí)可以將影響成果，也分為大、中、小等三個(gè)級(jí)別。具體要?jiǎng)澐譃槎鄠€(gè)檔次，主要是根據(jù)需求的個(gè)數(shù)來(lái)說(shuō)的。如筆者在實(shí)際項(xiàng)目中，如果需求的個(gè)數(shù)少于100個(gè)，那么使用兩個(gè)級(jí)別基本上可以滿足了。如果需求個(gè)數(shù)超過(guò)100、少于300，那么可以再增加一個(gè)級(jí)別，以此類推。

　　同時(shí)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，需要注意，即要遵守這個(gè)圖表，也要有所變化。如在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，關(guān)鍵用戶往往會(huì)臨時(shí)提出一些需求。這些需求是否要放到這個(gè)圖表中呢?筆者的意見是，能不放則不妨。這就好像我們做一個(gè)生產(chǎn)計(jì)劃。當(dāng)遇到需要插單生產(chǎn)時(shí)，如果插一單不會(huì)對(duì)整體的生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生很大的影響，如只需要晚上加加班就可以完成的，那么可以考慮加進(jìn)去。但是如果一插單，會(huì)造成連鎖反應(yīng)，即后面的生產(chǎn)計(jì)劃都無(wú)法按時(shí)完成。在這種情況下，插單對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是得不償失的。將用戶的臨時(shí)性需求加入到這個(gè)圖表中也是不合理的。為此在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，無(wú)論是項(xiàng)目管理員還是實(shí)施顧問(wèn)都會(huì)受到來(lái)自用戶個(gè)方面的壓力。此時(shí)企業(yè)項(xiàng)目組應(yīng)該挺住壓力，嚴(yán)格按照這個(gè)表格確定的順序來(lái)進(jìn)行。如果開了口子的話，那么就會(huì)有第二個(gè)、第三個(gè)特殊情況的產(chǎn)生。

　　為了避免用戶隨意調(diào)整實(shí)施的順序，這個(gè)圖表在整理完成之后，最好能夠讓各個(gè)部門的關(guān)鍵用戶進(jìn)行簽字確認(rèn)。筆者負(fù)責(zé)的客戶中，有不少企業(yè)在這方面做的非常的不錯(cuò)。如有些企業(yè)在筆者的建議下，會(huì)將這份表格制作成一個(gè)看板，掛在會(huì)議室上。完成一個(gè)需求，就將這個(gè)需求劃掉。如此的話，很少會(huì)有跳步驟實(shí)施的情況。如果需要臨時(shí)調(diào)整或者插入需求，需要整個(gè)項(xiàng)目小組的確認(rèn)。同時(shí)將需求在看板的下面標(biāo)示出來(lái)，跟其他需求進(jìn)行區(qū)分。