泛普OA辦公系統(tǒng)文檔管理模塊可以讓用戶將文檔發(fā)布到首頁(yè)或標(biāo)題欄成為新聞

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泛普OA辦公系統(tǒng)文檔管理模塊可以讓用戶將文檔發(fā)布到首頁(yè)或標(biāo)題欄成為新聞，也可以將文檔創(chuàng)建后作為知識(shí)庫(kù)為其他員工提供信息共享。

創(chuàng)建一個(gè)新的文檔，按左邊工作區(qū)"文檔"左邊 按鈕，用戶將進(jìn)入一個(gè)目錄選擇的界面。在這個(gè)選中欄目中所有的目錄和分目錄都顯示其中，如果點(diǎn)擊 按鈕，同樣還將看到子目錄。

選定主目錄、分目錄和子目錄，將進(jìn)入以下的用戶界面：

由于打開的目錄的文件類型不同，因此創(chuàng)建文檔界面會(huì)因?yàn)檫x定的目錄的差異而不同。下表是對(duì)各相關(guān)字段屬性的解釋說(shuō)明：

字段
 描述信息
 
發(fā)布
 
正常
 文檔被保存到系統(tǒng)相應(yīng)目錄下，但不在新聞頁(yè)上發(fā)布
 
主頁(yè)
 文檔被保存到系統(tǒng)相應(yīng)目錄下，并且以標(biāo)題、圖片加簡(jiǎn)短內(nèi)容摘要在相關(guān)新聞頁(yè)上發(fā)布（如果需要審批，預(yù)先在文檔目錄屬性中進(jìn)行設(shè)置）。
 
標(biāo)題
 文檔被保存到系統(tǒng)相應(yīng)目錄下，并且以標(biāo)題形式在相關(guān)新聞頁(yè)上發(fā)布（如果需要審批，預(yù)先在文檔目錄屬性中進(jìn)行設(shè)置）。
 
主目錄
 目錄機(jī)構(gòu)中的第一級(jí)，用來(lái)確定該文檔在系統(tǒng)中第一級(jí)位置。目錄機(jī)構(gòu)需在創(chuàng)建文件之前建立。
 
分目錄
 目錄機(jī)構(gòu)的第二級(jí)，用來(lái)確定該文檔在系統(tǒng)中第二級(jí)位置，需在創(chuàng)建文件之前建立。
 
子目錄
 目錄結(jié)構(gòu)的最底層，確定該文檔在系統(tǒng)中最終位置，需在創(chuàng)建文件之前建立。
 
模板
 選擇一個(gè)文檔模板。此模板需預(yù)先在系統(tǒng)中定義。
 
文檔所有者
 選擇文檔的創(chuàng)建者（所有者），系統(tǒng)默認(rèn)文檔所有者為當(dāng)前登錄者。文檔的所有者登陸系統(tǒng)后，點(diǎn)擊左側(cè)“知識(shí)管理”（我的文檔）按鈕，可以看到所有屬于自己的文檔。
 
關(guān)鍵字
 設(shè)定文檔的關(guān)鍵字。搜索時(shí)，如果在關(guān)鍵字一欄中填入的內(nèi)容與此相同，則搜索的結(jié)果會(huì)包含此文檔
 
人力資源
 定義該文檔相關(guān)的員工。例如合同，相關(guān)人員為簽約人。并將該文檔與此人員的記錄相鏈接
 
CRM
 定義該文檔和那些客戶或供應(yīng)商、合作伙伴相關(guān)，并將該文檔和該客戶記錄進(jìn)行鏈接。
 
物品
 定義該文檔與哪些物品相關(guān)，并將此文檔與此物品的記錄相鏈接。同時(shí)該文檔可以根據(jù)所鏈接的物品被檢索到。
 
資產(chǎn)
 定義該文檔與哪些資產(chǎn)相關(guān)，并將此文檔與此資產(chǎn)的記錄相鏈接。同時(shí)該文檔可以根據(jù)所鏈接的資產(chǎn)被檢索到。
 
項(xiàng)目
 定義該文檔相關(guān)的項(xiàng)目，該文檔的訪問者將得到關(guān)于項(xiàng)目的更多信息，同樣在完成這個(gè)選項(xiàng)后可以從相應(yīng)的項(xiàng)目中查詢到該文檔。
 
財(cái)務(wù)
 定義該文檔與哪些交易相關(guān)，該文檔的訪問者因此可以得到關(guān)于該交易更多的信息，同時(shí)該文檔可以根據(jù)所鏈接的交易被檢索到。
 
附件
 從"瀏覽"窗口中用戶可以為該文檔添加附件?？梢蕴砑拥母郊臉淠绢A(yù)先在文檔目錄屬性中設(shè)置。
 
標(biāo)題
 文檔的標(biāo)題
 
內(nèi)容
 如果該文檔是發(fā)布到新聞頁(yè)的主頁(yè)上的，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為該段內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)行加黑的處理以顯得更突出，建議為文檔加一小段提綱性文字。
該文檔的第一張圖片將會(huì)顯示在首頁(yè)上，顯示在整篇文檔的左部，因此要考慮到圖片的合理尺寸。
如果沒有所選的圖片，系統(tǒng)將默認(rèn)的圖片添加上去。 日期會(huì)被系統(tǒng)自動(dòng)的顯示，一旦該文檔被批準(zhǔn)，關(guān)于該文檔的修改日期也同時(shí)被刷新后被系統(tǒng)顯示。
 

 
以下是對(duì)各功能按鈕的解釋信息

泛普OA辦公系統(tǒng)功能按鈕
 描述信息
 
保存
 按此功能按鈕保存文檔，并按照選擇的發(fā)布類型發(fā)布到相關(guān)文檔目錄或新聞頁(yè)中。
 
草稿
 按此按鈕將所編輯的文檔保存為草稿副本，但不發(fā)布。
 
預(yù)覽
 按此功能按鈕可以對(duì)文檔進(jìn)行預(yù)覽，同時(shí)被編輯的文檔被保存為草稿。
 
HTML
 按此功能按鈕將對(duì)文件進(jìn)行HTML格式下的編輯。
 
頁(yè)眉
 按此功能按鈕將在顯示或隱藏文檔的頁(yè)眉信息之間切換。
 
附件
 添加多個(gè)附件
 

 
在文檔中可以添加圖片，如發(fā)布到新聞首頁(yè)上的文件其第一張圖片便會(huì)在首頁(yè)上顯示出來(lái)。在文檔中添加圖片，點(diǎn)擊插入圖片的功能圖標(biāo)，如下圖：
 

用戶可以從瀏覽按鈕選取指定的圖片，然后點(diǎn)擊插入圖片的功能圖標(biāo)，該圖片便顯示在文檔的內(nèi)容中了，按"S-保存"按鈕保存該圖片。圖片文件可以是JPG、GIF、 BMP等各種格式的文件

 
在文檔中可以添加超級(jí)鏈接，和系統(tǒng)中的其他文檔、外部某個(gè)網(wǎng)頁(yè)、某個(gè)電子郵件地址，甚至某個(gè)FTP的服務(wù)器。

超級(jí)鏈接是從編輯欄目中的一個(gè)單詞、一句話或一個(gè)圖片上創(chuàng)建的，建立一個(gè)超級(jí)鏈接之前先要建立這樣的一個(gè)單詞、一句話或一幅圖片，選中后點(diǎn)擊超級(jí)鏈接功能圖標(biāo)，此時(shí)超級(jí)鏈接的對(duì)話框被激活。用戶可以在其中填寫鏈接的目標(biāo)對(duì)象，如一個(gè)網(wǎng)址、一個(gè)郵件地址等。

按"S-保存"按鈕保存上述設(shè)置。

用戶可以通過(guò)HTML來(lái)編輯文檔，點(diǎn)擊屏幕頂部HTML功能按鈕，編輯欄將會(huì)被切換，內(nèi)容頁(yè)面上是系統(tǒng)默認(rèn)的一些HTML TAG。此時(shí)所有的編輯和格式化都必須通過(guò)HTML TAG來(lái)進(jìn)行。如下界面所示：
 

點(diǎn)擊"S-保存"保存上述編輯，若返回普通格式，再次點(diǎn)擊"HTML"功能按鈕。
文檔經(jīng)常會(huì)被創(chuàng)建到錯(cuò)誤的目錄當(dāng)中，這需要用戶對(duì)文檔進(jìn)行重新編輯使文檔轉(zhuǎn)到正確的目錄當(dāng)中去。將文檔從一個(gè)目錄中轉(zhuǎn)移到另一個(gè)目錄中去，便需要文檔移動(dòng)的功能。另外，也可以選擇復(fù)制的功能，將源目錄下的文檔復(fù)制到目標(biāo)目錄下。

在文檔模塊中選中"維護(hù)、常用工具、文檔移動(dòng)"，進(jìn)入如下界面：

下表泛普OA辦公系統(tǒng)使對(duì)相關(guān)的字段屬性的描述信息:

字段
 描述信息
 
源
 
主目錄
 選擇文檔所在主目錄
 
分目錄
 選擇文檔所在分目錄
 
子目錄
 選擇文檔所在子目錄
 
目標(biāo)
 
主目錄
 選擇文檔被移動(dòng)（復(fù)制）的目標(biāo)主目錄
 
分目錄
 選擇文檔被移動(dòng)（復(fù)制）的目標(biāo)分目錄
 
子目錄
 選擇文檔被移動(dòng)（復(fù)制）的目標(biāo)子目錄
 
'
在正確的完成了上述的目錄選擇后，選擇被移動(dòng)或復(fù)制的文檔，按相應(yīng)的功能按鈕，完成文檔的移動(dòng)或復(fù)制。

 
文檔經(jīng)常會(huì)被創(chuàng)建到錯(cuò)誤的目錄當(dāng)中，這需要用戶對(duì)文檔進(jìn)行重新編輯使文檔轉(zhuǎn)到正確的目錄當(dāng)中去。將文檔從一個(gè)目錄中轉(zhuǎn)移到另一個(gè)目錄中去，便需要文檔移動(dòng)的功能。另外，也可以選擇復(fù)制的功能，將源目錄下的文檔復(fù)制到目標(biāo)目錄下。

在文檔模塊中選中"維護(hù)、常用工具、文檔移動(dòng)"，進(jìn)入如下界面：

下表泛普OA辦公系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的字段屬性的描述信息:

字段
 描述信息
 
源
 
主目錄
 選擇文檔所在主目錄
 
分目錄
 選擇文檔所在分目錄
 
子目錄
 選擇文檔所在子目錄
 
目標(biāo)
 
主目錄
 選擇文檔被移動(dòng)（復(fù)制）的目標(biāo)主目錄
 
分目錄
 選擇文檔被移動(dòng)（復(fù)制）的目標(biāo)分目錄
 
子目錄
 選擇文檔被移動(dòng)（復(fù)制）的目標(biāo)子目錄
 
'
在正確的完成了上述的目錄選擇后，選擇被移動(dòng)或復(fù)制的文檔，按相應(yīng)的功能按鈕，完成文檔的移動(dòng)或復(fù)制。

 
用戶可以通過(guò)進(jìn)行自行設(shè)置，對(duì)文檔信息進(jìn)行一個(gè)過(guò)濾，從而關(guān)注自己相關(guān)的文檔信息。同時(shí)用戶可以定義文檔被訪問時(shí)所顯示的內(nèi)容，如創(chuàng)建者等用戶關(guān)心的相關(guān)內(nèi)容。

進(jìn)行用戶自定義，在文檔模塊選中"維護(hù)、常用工具、用戶自定義"，進(jìn)入如下界面：

下表是泛普OA辦公系統(tǒng)對(duì)相關(guān)字段的屬性的描述：

字段
 描述信息
 
字段
 這里列出的是和文檔相關(guān)的信息，用戶可以根據(jù)自身的偏好選擇相應(yīng)的字段，使得在文檔在被搜索后顯示的附加信息能按用戶的個(gè)性化要求實(shí)現(xiàn)。
 
顯示
 
每頁(yè)記錄數(shù)
 定義每頁(yè)顯示的文檔數(shù)量
 
主目錄 --分目錄
 用戶可以根據(jù)自身的偏好選擇相應(yīng)的主目錄和分目錄，只有被選中的目錄中的文檔可以顯示在用戶的文檔列表中。
 

點(diǎn)擊"S-保存"保存以上設(shè)置。

報(bào)告功能是由文檔模塊提供的關(guān)于對(duì)系統(tǒng)所創(chuàng)建的文檔的總體狀況瀏覽，在文檔模塊中點(diǎn)擊報(bào)告，用戶即可進(jìn)入如下界面：

用戶可以在此界面中對(duì)文檔的各項(xiàng)指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行整體瀏覽，右側(cè)是對(duì)文檔統(tǒng)計(jì)信息的整體瀏覽，如查看各主目錄下的文檔數(shù)分布、訪問量最高的50篇文檔、發(fā)布文檔數(shù)最多的20各用戶等信息，左側(cè)是對(duì)文檔狀況按各標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類瀏覽。