公司oa辦公系統(tǒng)

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　　企業(yè)OA選型如何控制好成本?最主要就是需要充分理解企業(yè)的需求。由于不同企業(yè)的生存環(huán)境、業(yè)務(wù)重點(diǎn)、管理模式、工作習(xí)慣的不同，這些周邊業(yè)務(wù)體現(xiàn)得個(gè)性化差別很大。如果企業(yè)要構(gòu)建這么多的系統(tǒng)，所需要的開(kāi)發(fā)開(kāi)銷(xiāo)十分高昂，那就要清楚了解自己公司最主要的需求。抓住主次。

　　很多OA產(chǎn)品中加入許多看似很“花哨”的功能模塊，然而這些模塊不僅在實(shí)際運(yùn)用中實(shí)用性不強(qiáng)，更只會(huì)增加企業(yè)支出的成本。另外過(guò)多的非必要模塊也必然會(huì)增加系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)，使系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性都受到影響。

　　易用性(Usability)是交互式IT產(chǎn)品/系統(tǒng)的重要質(zhì)量指標(biāo)，指的是產(chǎn)品對(duì)用戶(hù)來(lái)說(shuō)有效、易學(xué)、高效、好記、少錯(cuò)和令人滿(mǎn)意的程度，即用戶(hù)能否用產(chǎn)品完成他的任務(wù)，效率如何，主觀感受怎樣，實(shí)際上是從用戶(hù)角度所看到的產(chǎn)品質(zhì)量。OA作為協(xié)同辦公的工具，時(shí)刻處理著人機(jī)交互，其易用性尤為重要。

　　易用——OA成功實(shí)施的關(guān)鍵因素

　　易用，即使不是OA成功實(shí)施的最關(guān)鍵因素，也是最關(guān)鍵因素之一。OA界面和操作的直觀、美觀、方便程度，直接影響到管理者和員工們的效率、時(shí)間、成本;作為全員使用的軟件系統(tǒng)，更直接影響到企業(yè)的運(yùn)作效能。

　　我們將從下述方面對(duì)OA的易用性進(jìn)行具體的比較和分析。

　　易理解性：使用戶(hù)抓住重點(diǎn)，一目了然，提高工作效率。

　　易操作性：提供便捷、一致的操作方式，減少用戶(hù)輸入和點(diǎn)擊次數(shù)。

　　易維護(hù)性：縮減安裝、配置、實(shí)施、備份的時(shí)間和難度。

　　易理解性

　　一、主頁(yè)和待辦事宜

　　在主頁(yè)上堆砌眾多的信息，可不是什么妙事。乍一看挺美，如果每天都看的話(huà)，就會(huì)在眾多的信息中迷失。

　　員工們需要聚焦工作，每天首先關(guān)注的就是待辦事宜。所以OA軟件設(shè)計(jì)部經(jīng)過(guò)多次研究，最終決定在主頁(yè)上將僅追求美觀整齊卻對(duì)用戶(hù)無(wú)多大幫助的模塊拋棄。主要展示未讀公告、未讀郵件和待處理任務(wù)，定時(shí)刷新，并允許使用者根據(jù)需要按優(yōu)先級(jí)、狀態(tài)、主題、發(fā)件人、開(kāi)始時(shí)間或結(jié)束時(shí)間進(jìn)行排序。

　　二、圖標(biāo)和顏色提示

　　盡可能通過(guò)圖標(biāo)、顏色——圖形化界面的兩個(gè)重要元素，來(lái)表現(xiàn)系統(tǒng)中的信息、數(shù)據(jù)和操作，給予用戶(hù)直觀的提示或暗示。同時(shí)，這些圖標(biāo)、顏色應(yīng)該盡量和諧統(tǒng)一，不應(yīng)是眩目刺眼。

　　在OA協(xié)同辦公軟件中，各項(xiàng)功能、各種文檔、各部人員、系統(tǒng)公告、電子郵件、多狀態(tài)任務(wù)以及各種常用操作等模塊都伴隨著適當(dāng)?shù)膱D標(biāo)，這些小圖標(biāo)都是經(jīng)過(guò)推敲調(diào)查的，不僅可以起到將界面畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，其喻義也很符合用戶(hù)使用windows、各種網(wǎng)頁(yè)、軟件的習(xí)慣，不至于因切換軟件而誤解信息。另外OA協(xié)同辦公軟件推出根據(jù)客戶(hù)需要特別訂制軟件皮膚的功能，這將更好的將貴公司的企業(yè)文化滲透到員工辦公中去，對(duì)提高企業(yè)凝聚力是非常有利的。

　　易操作性

　　一、企業(yè)成員組成結(jié)構(gòu)

　　在OA系統(tǒng)中使用最多的，應(yīng)該就是企業(yè)成員結(jié)構(gòu)了。無(wú)論發(fā)送郵件任務(wù)，還是共享文檔、設(shè)定權(quán)限，都需要瀏覽企業(yè)成員并選取部門(mén)、用戶(hù)和角色。

　　二、流程設(shè)計(jì)

　　流程是企業(yè)規(guī)范運(yùn)作的保證，是企業(yè)各部門(mén)之間協(xié)同辦公的紐帶。流程設(shè)計(jì)成為OA系統(tǒng)的一項(xiàng)重要功能，是衡量OA品質(zhì)的重要依據(jù)。

　　三、即時(shí)通信

　　對(duì)于企業(yè)辦公來(lái)說(shuō)，員工之間即時(shí)的溝通交流是必不可少的。使用QQ或MSN這類(lèi)公眾IM工具，又會(huì)受到外界的眾多干擾，這就要求OA軟件自身具備非常強(qiáng)大的即時(shí)通信功能。大多數(shù)的OA軟件采用"異步通信"或集成第三方工具軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，但是前者根本不能做到"即時(shí)"，而后者不僅成本拉高，而且難于無(wú)縫集成，用戶(hù)要面對(duì)相對(duì)獨(dú)立的兩套界面。

　　四、績(jī)效考核

　　傳統(tǒng)的績(jī)效考核常常伴隨周期長(zhǎng)、效率低、不夠客觀等缺點(diǎn)。目前國(guó)內(nèi)大部分的OA系統(tǒng)根本沒(méi)有績(jī)效考核功能，有的即使具有考核功能，也僅僅是將以前在紙上打分的行為演變?yōu)樵陔娔X打分，如此膚淺的績(jī)效考核實(shí)在令人不甚滿(mǎn)意。

　　五、數(shù)據(jù)展示和操作

　　大部分的OA系統(tǒng)擅長(zhǎng)以列表方式展示數(shù)據(jù)，同時(shí)，在每一行內(nèi)顯示操作選項(xiàng)，而另外一些操作按鈕，散布在頁(yè)面各處，等待用戶(hù)尋找。當(dāng)新增一條數(shù)據(jù)記錄時(shí)，通常要詢(xún)問(wèn)用戶(hù)，放在哪個(gè)文件夾或者類(lèi)別下。

　　易維護(hù)性

　　一、安裝和配置

　　昂貴的平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)，復(fù)雜的安裝、配置和實(shí)施，常常是某些OA廠商不遺余力所宣傳的對(duì)象。事實(shí)上，這些并不是OA能力和價(jià)值的證明。恰恰相反，作為產(chǎn)品化的OA，更重要的是需要架構(gòu)師、設(shè)計(jì)師、程序員、美工等研發(fā)出擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的軟件核心，并且保證它能夠快速安裝、便捷配置——不是每一個(gè)企業(yè)都要配有IT專(zhuān)家的，真正優(yōu)秀的軟件，應(yīng)該可以做到用戶(hù)僅在需要時(shí)看其幫助文檔就可以完成80%以上的功能應(yīng)用。

　　OA像任何其他發(fā)展成熟的軟件一樣，提供setup安裝程序，您只需按照"下一步"、"下一步"的操作順序即可完成其他許多OA軟件需要點(diǎn)擊安裝各種插件或工具的功能。通常，在1分鐘之內(nèi)可以完成系統(tǒng)安裝。在1小時(shí)之內(nèi)，管理員可以完成組織架構(gòu)的配置，員工們便可以基于缺省權(quán)限而使用系統(tǒng)。更多的權(quán)限設(shè)置、模板設(shè)置、流程設(shè)置，可以在需要時(shí)進(jìn)行，可以持續(xù)優(yōu)化進(jìn)行。

　　二、數(shù)據(jù)備份

　　OA系統(tǒng)正常運(yùn)行后，數(shù)據(jù)備份毋庸置疑是至關(guān)重要的，這也是管理員的日常工作之一。

　　OA將所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保存在同一個(gè)文件夾下，可以全部復(fù)制并備份到安全的地方，也可以利用"備份和還原工具"進(jìn)行完全備份或者增量備份，還可以利用"計(jì)劃任務(wù)"，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的定時(shí)備份。