如何進行信息化OA辦公系統(tǒng)的建設？

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  項目管理辦公室要明確方向，做好信息化項目群的管理，逐步建立起項目管理體系，提高項目的管理能力，逐步增加管理職能，向更高一級的項目管理理辦公室努力，保證項目的順利完成和增值。全面信息化設置項目辦公室對項目進行支持和管理，對項目實施起到重要促進和保障作用，目前信息化進入二期推廣和一期功能增強階段，從項目范圍、數量和團隊人數方面都成倍增加，如何繼續(xù)發(fā)揮好項目管理辦公室的作用，是我們需要思考的重要問題。

項目管理辦公室在前期項目中起到重要作用。首先在項目服務和協調方面，從項目人員用車、用餐、住宿、通訊等方面提供有力的保證；從人員、辦公場所、物品、工具等方面起到重要作用。其次，在日常管理方面起到重要作用，在項目收發(fā)文、考勤考核、會議管理、活動管理、辦公場所管理方面做了大量工作。第三在項目的管理方面，完成了計劃的協調、匯總與溝通，項目方案制定與推進，既定事項跟催，項目文檔管理、項目宣傳等工作。

   從這些方面來說， 項目管理辦公室比較合格，也取得良好效果。隨著項目的升級，信息化二期項目ERP和CCS系統(tǒng)分別涵蓋各業(yè)務模塊功能增強開發(fā)和7個試點企業(yè)的推廣工作，工作面成倍增加，這些都對項目辦公室提出了更高要求。集團總部及其他產業(yè)集團、成員企業(yè)對項目管理辦公室也提出項目管理指導和支持方面的多方面需求。鑒于此，信息化項目管理辦公室不能再局限于對單個項目支持和管理作用，應面向多個項目，加強對多個項目的管理與控制。需要在以下方面進行提高。

  1、項目程序和工作的標準化，加強單個項目管理和控制。

   項目辦需要梳理從項目的啟動，計劃實施，控制，驗收整個過程的流程，對項目中使用的工具和模板進行統(tǒng)一整理和優(yōu)化，總結以往項目知識和經驗確定各項活動的標準和關鍵控制點，使項目能夠實現規(guī)范化管理。對單個項目加強管理和控制首先從對項目的計劃和控制入手，重點檢查項目是否按項目主計劃在執(zhí)行，關注項目工作中出現的問題，及項目需要協調的資源，并對項目關鍵工作的質量進行把關。如果說我們在試點階段的項目管理是摸著石頭過河，那么在推廣中，要實現規(guī)范化管理和有效控制。

   2、資源的配置和內外協調。

   合理規(guī)劃配置項目資源，重點關注關鍵資源，避免出現資源沖突。作為信息化項目最關鍵的資源是顧問和業(yè)務人員，確定各類人員在項目過程中的需求量是資源配置的首要工作。其次是項目組織的會議安排，項目各方領導時間的統(tǒng)籌安排，其它還有一些會議室、培訓教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好資源配置同時還要注意內部各組之間的橫向接口和協調，要建立整體觀念，實現各組的協同管理，建立溝通機制，使項目部人員能夠在理念、行動方式、溝通方面順利暢通。事實證明，多數的問題出現在接口處，因此項目辦要加強各模塊及各組之間接口處的管理。與外部的協調方面，項目辦要做好與項目相關各級領導溝通，做好與企業(yè)的各個職能部門的協調，做好合作伙伴以及其他的相關企業(yè)的溝通，爭取對項目的理解和支持，推動項目工作順利進展。

  3、重視項目管理方法指導，加強知識管理。

   項目辦要指導和推動各成員企業(yè)項目的開展，總結實點單位項目管理的整個過程，協助企業(yè)進行制定項目總體計劃，指導項目管理工具和模板的使用。項目辦要加強知識管理，整理和優(yōu)化項目管理知識和技能，減小后續(xù)項目的風險，提高項目執(zhí)行效率，同時也可以為其他產業(yè)集團信息化提供借鑒。事實證明，一個項目的知識積累量占總知識量的70%，在知識轉移中逐步沉淀，真正能在下個項目中使用的只有25% ，項目的知識管理需要項目辦做好每一個環(huán)