項目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的三階段

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OA辦公系統(tǒng)，即項目管理辦公室，是項目型企業(yè)中管理和協(xié)調(diào)項目的機(jī)構(gòu)。我國目前的軟件企業(yè)，以中小型企業(yè)居多，而這些企業(yè)中，又以項目型企業(yè)居多。中小型企業(yè)，是指50人以上，300人以下的以軟件或系統(tǒng)集成為主業(yè)的企業(yè)。這些企業(yè)是最需要提高項目管理水平的，而往往這類型的企業(yè)，又是最缺乏項目管理的。那么，如何建立企業(yè)自身合適的OA辦公系統(tǒng)呢？以下是筆者的工作總結(jié)供大家分享。

第一階段，提出概念，成立組織。

　　萬事開頭難，很多組織結(jié)構(gòu)的改革由于面臨著權(quán)力的重新分配而困難重重。如果我們一開始就要建立一個全面管理項目的OA辦公系統(tǒng)，恐怕會遭到大家的一致反對。而且也沒有那么多的合格的項目經(jīng)理來讓大家信服。所以，應(yīng)該低調(diào)開始，提出建立OA辦公系統(tǒng)的概念，把OA辦公系統(tǒng)建立起來再說。此時的OA辦公系統(tǒng)，不干涉任何項目，也不需要增加人員，而使用現(xiàn)有人員兼職。這樣，阻力會非常小，那此時的OA辦公系統(tǒng)，又有什么用呢？

　　首先，OA辦公系統(tǒng)統(tǒng)一大家的對外文檔模版，下發(fā)給各部門，所有的對外文檔，在交付客戶的同時，都要由OA辦公系統(tǒng)存底備份，這樣，會對以后規(guī)范項目流程打下堅實的基礎(chǔ)。

　　其次，組織培訓(xùn)，財務(wù)比較寬松的公司，可以請專業(yè)的講師對目前實際擔(dān)任項目經(jīng)理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，財務(wù)相對緊張的公司，可以找本企業(yè)項目管理實際經(jīng)驗豐富，理論也較強(qiáng)的員工對其他人進(jìn)行培訓(xùn)，這樣，可以提高全體的項目管理水平，同時，為OA辦公系統(tǒng)下一步發(fā)展在思想上鋪平道路。

　　再次，核算項目成本，注意，此時僅僅是核算，而不是對項目進(jìn)行考核，對項目考核可能每個公司都有考核方案，不要隨便改變，這里，僅僅是對項目真正的成本和收益進(jìn)行核算，總結(jié)出核算辦法。

　　通過這個階段的OA辦公系統(tǒng)運(yùn)作，至少可以產(chǎn)生幾個方面的影響，文檔齊全并且不怕人走把知識也帶走，大家的項目管理水平有了提高，總經(jīng)理能夠了解到項目的成本和效益。

　　這階段的OA辦公系統(tǒng)，經(jīng)理最好由總經(jīng)理或總工擔(dān)任，人員可以抽調(diào)原有的行政人員負(fù)責(zé)文檔收發(fā)、保存等工作，抽調(diào)項目管理水平較高的人員進(jìn)行模版制作，培訓(xùn)，成本核算等工作。此時，OA辦公系統(tǒng)雖然已是正式機(jī)構(gòu)，但沒有正式人員，也無所謂辦公場所，條件簡陋，但可以讓大家感覺到他對公司的項目起到了一定的作用。容易獲得大家的支持和認(rèn)可。有些規(guī)模較小的公司做到這一步其實就可以了。

　　第二階段，建立項目管理流程，監(jiān)控及輔助項目進(jìn)行。

　　有了第一階段的基礎(chǔ)，OA辦公系統(tǒng)就可以進(jìn)入第二階段。這時，應(yīng)該建立相應(yīng)的辦公場所，固定部分辦公人員，由于中小型企業(yè)中熟悉項目管理的人員較少，而且往往都擔(dān)任著重要職務(wù)，例如技術(shù)部經(jīng)理或市場部經(jīng)理等，或者在管理著比較重要的項目，所以，此時不能將他們變?yōu)镺A辦公系統(tǒng)的固定人員，而應(yīng)該讓他們繼續(xù)兼職但實際是OA辦公系統(tǒng)的核心人員。

　　在這一階段，OA辦公系統(tǒng)的主要職能包括以下幾個方面：

　　1、規(guī)范項目管理的流程，在總結(jié)眾多項目的基礎(chǔ)上，提出適合自己公司的項目管理流程，下發(fā)給各部門，但此時，不一定要求強(qiáng)制執(zhí)行。二是讓大家參考流程進(jìn)行項目管理，同時提出問題及意見。由于文檔模版是按流程設(shè)置的，所以，在執(zhí)行過程中，不會與流程有太大的偏差，但同時又有靈活性，便于修改。

　　2、項目管理工具培訓(xùn)，挑選適合企業(yè)的項目管理軟件，培訓(xùn)各項目經(jīng)理，讓他們能夠使用該軟件?？梢詮膯螜C(jī)版過渡到網(wǎng)絡(luò)版，例如，Project2003，可以首先讓項目經(jīng)理們學(xué)會單機(jī)版的使用，隨著使用的普及，逐步過渡到全員使用網(wǎng)絡(luò)版。

　　3、項目過程監(jiān)控，此時只監(jiān)控，不管理，