成功建立OA辦公系統(tǒng)的兩大階段

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　　一個充分發(fā)揮作用的項(xiàng)目辦公室是為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提供支持的無價(jià)源泉。項(xiàng)目辦公室無論是對于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員還是顧客，都有其存在的價(jià)值。建立項(xiàng)目辦公室需要付出很多努力。正如許多富有價(jià)值的設(shè)想一樣，它需要全面思考和周詳安排。從廣義上講，建立項(xiàng)目辦公室應(yīng)分為兩階段，即宣傳建立項(xiàng)目辦公室的構(gòu)想階段和實(shí)際建立階段。

1、宣傳建立項(xiàng)目辦公室的構(gòu)想

　　建立項(xiàng)目辦公室是非常值得的，但并非每一個人都會認(rèn)同這一點(diǎn)。有些人會抱怨，在資源緊缺的年代，這是一筆沒有必要花費(fèi)的費(fèi)用且負(fù)擔(dān)不起；有些人可能視之為另一層官僚機(jī)構(gòu)，認(rèn)為它將減緩業(yè)務(wù)運(yùn)營；還有些人甚至于會認(rèn)為，這是一種從他們手中奪權(quán)的企圖，即企圖集權(quán)化。

　　想建立項(xiàng)目辦公室的人們必需意識到，他們會面對巨大的質(zhì)疑和阻力。在一開始，項(xiàng)目辦公室計(jì)劃人員就必須采取明確的步驟對同事進(jìn)行關(guān)于項(xiàng)目辦公室需求的教育，這一點(diǎn)是非常重要的。如果想取得組織內(nèi)部的支持，就必須宣傳建立項(xiàng)目辦公室的想法。

　　一開始最好先弄清楚同事們會針對項(xiàng)目辦公室提出什么問題。在問題被提出來之前先準(zhǔn)備好答案，這樣會幫助同事們打消許多疑慮，下面列出了經(jīng)常會被問及的三個問題：

　　▲項(xiàng)目辦公室對于我們的項(xiàng)目有多大價(jià)值？

　　▲建立和運(yùn)營項(xiàng)目辦公室的費(fèi)用有多少？

　　▲由于項(xiàng)目辦公室的重點(diǎn)在于制定標(biāo)準(zhǔn)上，那么，它會在多大程度上扼殺員工在項(xiàng)目工作中的靈活性和創(chuàng)造性？

2、項(xiàng)目辦公室的價(jià)值

　　項(xiàng)目辦公室可以向團(tuán)隊(duì)成員提供顧問、咨詢專家和及時(shí)的培訓(xùn)，提供對項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)和提高工作效率的工具。此外，項(xiàng)目辦公室還可保存過去項(xiàng)目管理方案的數(shù)據(jù)，以備將來新項(xiàng)目參考使用。

　　過去的經(jīng)驗(yàn)顯示，顧客是項(xiàng)目辦公室概念的強(qiáng)有力的支持者。他們認(rèn)為，項(xiàng)目辦公室的建立明顯標(biāo)準(zhǔn)著公司有著追求最佳管理的使命感。項(xiàng)目辦公室的存在增強(qiáng)了顧客對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的信心，因?yàn)樗麄儽澈笥斜匾闹С?，所以具有更?qiáng)的競爭力。

3、維護(hù)費(fèi)用

　　有些懷疑者會非常緊張地提出，項(xiàng)目辦公室不但不能減少相應(yīng)的費(fèi)用，反而會增加運(yùn)營費(fèi)用。建立和運(yùn)營項(xiàng)目辦公室將不會是一件便宜的事，特別是當(dāng)項(xiàng)目辦公室要提供全方位服務(wù)的時(shí)候。

　　今天項(xiàng)目管理的處境類似于20世紀(jì)70年代和80年代時(shí)的質(zhì)量管理運(yùn)動。那時(shí)，持否定態(tài)度的人質(zhì)疑建立質(zhì)量管理計(jì)劃會節(jié)約成本。他們堅(jiān)持認(rèn)為，質(zhì)量管理計(jì)劃所能節(jié)約的成本不可能抵消其自身運(yùn)作所花費(fèi)的費(fèi)用。然而，經(jīng)驗(yàn)證實(shí)，考慮周全的質(zhì)量計(jì)劃很快就能消化其自身的成本。真正的問題變成：一個組織能負(fù)擔(dān)得起不建立切實(shí)的質(zhì)量管理計(jì)劃的后果嗎？

　　近期研究顯示，只有少數(shù)項(xiàng)目能夠在預(yù)算內(nèi)按期、保質(zhì)達(dá)到目標(biāo)（詳見實(shí)例，有Standish Group 和Gartner Group所做的研究）。過去單一的項(xiàng)目運(yùn)作方式未能產(chǎn)生值得稱贊的結(jié)果。如果質(zhì)量管理運(yùn)動的發(fā)展歷程是一個很有意義的啟示的話，那么，一個主要以項(xiàng)目辦公室為特征的廣泛的項(xiàng)目管理方法將很快顯示其自身的價(jià)值。

　　實(shí)際建立和運(yùn)營項(xiàng)目辦公室的費(fèi)用沒有想象的那樣驚人，這是由于在大多數(shù)組織中完成項(xiàng)目工作的成本在整個組織中進(jìn)行分?jǐn)?，盡管并不能確切地知道具體數(shù)額，但該費(fèi)用是實(shí)際存在的。維持項(xiàng)目辦公室運(yùn)作的成本可能會少于或等于無項(xiàng)目辦公室狀態(tài)下運(yùn)作項(xiàng)目的累計(jì)成本。若考慮到項(xiàng)目辦公室能夠創(chuàng)造出一種工作環(huán)境，使項(xiàng)目組在這一環(huán)境中能夠正確高效地完成項(xiàng)目，那么，項(xiàng)目成本將大大降低。

4、項(xiàng)目辦公室與員工的創(chuàng)造性和靈活性

　　隨著組織的不斷成長，人們會經(jīng)常辯論集權(quán)和