OA辦公系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目管理有哪些支持

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OA辦公系統(tǒng)是為了提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系(PMP)，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，為組織量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對(duì)項(xiàng)目提供顧問(wèn)式指導(dǎo)、開(kāi)展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹和執(zhí)行。OA辦公系統(tǒng)關(guān)注于與上級(jí)組織或客戶的整體業(yè)務(wù)目標(biāo)相聯(lián)系的項(xiàng)目或子項(xiàng)目之間的協(xié)調(diào)計(jì)劃、優(yōu)先級(jí)和執(zhí)行情況。OA辦公系統(tǒng)的功能和作用可以分為日常型職能和戰(zhàn)略型職能。通過(guò)項(xiàng)目辦公室，項(xiàng)目成員可以得到他們所需要的管理支持。以下列出了項(xiàng)目辦公室可以為項(xiàng)目組成員提供的管理支持內(nèi)容。

　　1、進(jìn)度管理

　　項(xiàng)目進(jìn)度表讓項(xiàng)目組成員知道了誰(shuí)該做什么工作和什么時(shí)間要完成工作。這些信息通常通過(guò)計(jì)算機(jī)的進(jìn)度軟件來(lái)編制，想ABT Project Workbench、Microsoft Project，Porject Scheduler等。早在1980年，當(dāng)易掌握使用的進(jìn)度軟件問(wèn)世時(shí)，普遍認(rèn)為項(xiàng)目成員都應(yīng)該學(xué)習(xí)使用這種軟件，并在項(xiàng)目管理中應(yīng)用它。然而，很快就被證明，讓項(xiàng)目成員整天坐在電腦旁操作這些軟件來(lái)實(shí)施項(xiàng)目并不能很好地利用他們的時(shí)間和技能。

　　項(xiàng)目辦公室最早的職能之一就是提供能夠代表項(xiàng)目成員進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃編制的人員。這些人要能熟練應(yīng)用計(jì)劃軟件。他們跟項(xiàng)目組成員共同工作，并根據(jù)項(xiàng)目需要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行及時(shí)的更新。

　　2、工時(shí)管理

　　填寫(xiě)工時(shí)表是項(xiàng)目組成員必須做的一項(xiàng)工作。他們必須定期的，一般是每周，填寫(xiě)工時(shí)表以說(shuō)明他們?cè)陧?xiàng)目工作中所花費(fèi)的時(shí)間。如果項(xiàng)目成員參加的是不止一項(xiàng)工作，這其實(shí)是一個(gè)普遍現(xiàn)象，那么他們必須及時(shí)填寫(xiě)工時(shí)表以記錄花在每項(xiàng)工作中的時(shí)間，否則這些工作的名稱及其代碼以后可能會(huì)想不起來(lái)。

　　項(xiàng)目辦公室的人員能幫助維護(hù)工時(shí)表。他們可以經(jīng)常跟項(xiàng)目組成員碰面，也許一二個(gè)月一次，來(lái)了解每個(gè)項(xiàng)目組成員完成工作的情況，然后匯制總的工時(shí)報(bào)告，逐項(xiàng)列明在報(bào)告期內(nèi)所完成工作的詳情，而項(xiàng)目組成員只需為項(xiàng)目辦公室的人員提供自己花費(fèi)在逐項(xiàng)工作中的時(shí)間就可以了。

　　3、報(bào)告編制和分發(fā)管理

　　隨著項(xiàng)目的實(shí)施，隨之就會(huì)產(chǎn)生各種各樣的執(zhí)行結(jié)果，對(duì)這些結(jié)果必須進(jìn)行記錄并分發(fā)給與之相關(guān)的項(xiàng)目人員。有些直接發(fā)給客戶以便他們了解項(xiàng)目的進(jìn)程，其他的都是一些必須定期完成的項(xiàng)目進(jìn)展例行報(bào)告，比如，每月一次的進(jìn)度狀況報(bào)告。項(xiàng)目辦公室的人員就可以編寫(xiě)和分發(fā)這些報(bào)告。

　　4、可視工作室管理

對(duì)于較大型的持續(xù)超過(guò)3～4個(gè)月的項(xiàng)目，建立“可視工作室”的確是個(gè)很好的主意。“可視工作室”的特征可以有很大的不同，它可以是計(jì)算機(jī)化的電子公告板這種“虛擬”的空間，可以是一間小型的辦公室，也可以是配備有各種設(shè)計(jì)先進(jìn)的電子設(shè)備的復(fù)雜工作室。項(xiàng)目辦公室人員可以負(fù)責(zé)維護(hù)“可視工作室”，比如，維持一個(gè)收藏有關(guān)項(xiàng)目管理文獻(xiàn)和項(xiàng)目發(fā)展歷史資料的圖書(shū)室。

　　5、人員配備

　　項(xiàng)目管理支持職能通常不需要具有豐富經(jīng)驗(yàn)和技能的項(xiàng)目專業(yè)人員，但要求人員具有很強(qiáng)的管理能力。比如說(shuō)，他們要非常熟悉基本的辦公管理程序，如將信件歸檔、準(zhǔn)備和重新編寫(xiě)報(bào)告等。他們還要熟悉計(jì)算機(jī)、熟諳基本的文字處理和電子表格編制。

　　專業(yè)知識(shí)可通過(guò)工作實(shí)踐和課堂培訓(xùn)獲得。比如，項(xiàng)目辦公室人員可通過(guò)參加培訓(xùn)學(xué)會(huì)使用專門的用于維護(hù)項(xiàng)目費(fèi)用和進(jìn)度數(shù)據(jù)的進(jìn)度計(jì)劃軟件，有時(shí)還可以邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理顧問(wèn)到項(xiàng)目辦公室來(lái)工作，以確保項(xiàng)目支持工作到位。

　　6、文檔資料管理

　　隨著項(xiàng)目的完成，其