企業(yè)如何應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)

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　目前很多組織在關(guān)注項(xiàng)目管理，把項(xiàng)目管理作為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)。很多國(guó)內(nèi)企業(yè)已經(jīng)不僅僅將重點(diǎn)放在提高項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人技能，同時(shí)將組織整體的項(xiàng)目管理能力建設(shè)作為今后的發(fā)展目標(biāo)。項(xiàng)目管理體系的建立，項(xiàng)目管理方法論、流程、制度的形成，都是其發(fā)展組織項(xiàng)目管理能力的具體體現(xiàn)。另外還成立了相關(guān)的管理部門，如：項(xiàng)目管理部，項(xiàng)目管理中心，項(xiàng)目管理辦公室等，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體管理、監(jiān)控、支持等，這些部門這就是我們所說(shuō)的OA辦公系統(tǒng)（Project Management Office）。 
　　但是，OA辦公系統(tǒng)如何在企業(yè)中發(fā)揮作用，它在項(xiàng)目管理過(guò)程中處于什么樣的角色，應(yīng)該賦予什么樣的職權(quán)？不同組織的定義不同，甚至在組織內(nèi)部也在爭(zhēng)執(zhí)不休。下面摘錄一些組織對(duì)于OA辦公系統(tǒng)職能定義：
　　* 執(zhí)行項(xiàng)目文檔的收集和督促項(xiàng)目經(jīng)理按照公司的項(xiàng)目管理的制度來(lái)執(zhí)行項(xiàng)目。
　　* 類似于項(xiàng)目經(jīng)理部，將所有的項(xiàng)目經(jīng)理集中在這一個(gè)部門內(nèi)，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中該部門成員擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理的角色。
　　* 類似于項(xiàng)目項(xiàng)目控制部門，要求所有的項(xiàng)目控制，計(jì)劃審批等都通過(guò)此部門來(lái)進(jìn)行。
    上述描述中哪種是OA辦公系統(tǒng)職能的準(zhǔn)確描述？如何來(lái)定義OA辦公系統(tǒng)？其作用又是什么呢？這確實(shí)是很值得探討的問(wèn)題。
　　OA辦公系統(tǒng)是什么？
　　目前各界對(duì)于OA辦公系統(tǒng)的爭(zhēng)議一直沒有間斷，對(duì)于OA辦公系統(tǒng)的定義也不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：OA辦公系統(tǒng)是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過(guò)程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時(shí)項(xiàng)目成功的機(jī)率是上升的。OA辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心，是組織提高項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。簡(jiǎn)單的說(shuō)，OA辦公系統(tǒng)可以達(dá)到以下作用：
　　* 建立組織的項(xiàng)目管理的制度標(biāo)準(zhǔn)。
　　* 在組織內(nèi)部增強(qiáng)溝通，平衡資源的使用。
　　* 提高員工的項(xiàng)目管理水平，提高組織的項(xiàng)目成功率。
　　OA辦公系統(tǒng)在組織中的角色
　　OA辦公系統(tǒng)是組織項(xiàng)目管理的核心，它在組織中起著至觀重要的作用，通常情況下，會(huì)充當(dāng)以下3個(gè)角色：
　　第一種角色：作為項(xiàng)目管理的支持者。OA辦公系統(tǒng)主要為項(xiàng)目管理提供管理支持、行政支持、培訓(xùn)、咨詢顧問(wèn)、技術(shù)服務(wù)、知識(shí)管理等支持服務(wù)。這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可，不容易引起太多的反對(duì)和權(quán)力究爭(zhēng)，作為OA辦公系統(tǒng)的剛剛起步階段，這種方式容易得以實(shí)施和執(zhí)行。
　　第二種角色：作為項(xiàng)目的控制者。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)擁有很大的權(quán)力，他相當(dāng)于代表公司的管理層，對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制，保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)和組織的目標(biāo)。這時(shí)OA辦公系統(tǒng)的工作可以包括：資源的分配、計(jì)劃的審批，項(xiàng)目的檢查和分析等。OA辦公系統(tǒng)為組織的項(xiàng)目分配所需要的資源，確保組織資源在項(xiàng)目中使用的最優(yōu)化；同時(shí)對(duì)每一個(gè)所支持項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃負(fù)責(zé)，進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的審核，保證項(xiàng)目計(jì)劃的可行性和最優(yōu)化；另外還需要持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目，確保項(xiàng)目按照計(jì)劃執(zhí)行，并能夠成功完成。
　　第三中角色：作為項(xiàng)目戰(zhàn)略的管理者。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)需要制定整個(gè)公司的項(xiàng)目管理制度和構(gòu)架項(xiàng)目管理的體系。包括：為組織開發(fā)和選用適用的項(xiàng)目管理方法論、流程和工具，并形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；建立組織的項(xiàng)目管理文化，證明項(xiàng)目管理的價(jià)值，形成項(xiàng)目管理的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，并在組織內(nèi)部推行項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)；進(jìn)行項(xiàng)目群管理（Project Portfolio Management），確保所有要執(zhí)行的項(xiàng)目能夠圍繞著組織的目標(biāo)，并且能夠?yàn)楣編?lái)相應(yīng)的利益。
　　在這里我們提到了項(xiàng)目群管理（Project Portfo