辦公OA系統(tǒng)掌握日程管理，從容面對(duì)工作內(nèi)容的安排

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　　辦公自動(dòng)化在秘書工作中的作用

　　(一)有利于提高秘書工作的辦公質(zhì)量和效率

　　秘書工作是辦公室基礎(chǔ)性的工作，但由于其特殊性，也能直接影響到辦公室的工作效率和管理執(zhí)行力，因而要求秘書必須擁有更高的信息素質(zhì)和辦公自動(dòng)化操作技能。秘書人員在辦公自動(dòng)化的環(huán)境中利用計(jì)算機(jī)的鍵盤、鼠標(biāo)等輸入文稿，在屏幕上實(shí)現(xiàn)對(duì)文稿的編輯、修改、審核、校對(duì)，代替了紙筆起草、核對(duì)、修改這個(gè)繁瑣的過程，歸檔后的文稿也可隨時(shí)查閱、檢索、復(fù)制等，從而大大提高了辦公室的辦公效率。

　　通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，秘書人員能一目了然地掌握日程管理，從容面對(duì)工作內(nèi)容的安排，合理分配辦公時(shí)間。對(duì)于跨地域辦公的企業(yè)，秘書人員則只需要將各種文件或需要辦理的事件通過網(wǎng)絡(luò)即電子辦公上傳或下達(dá)，及時(shí)地獲得反饋、處理意見等，實(shí)現(xiàn)公司的規(guī)范化運(yùn)營(yíng)管理。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，在現(xiàn)代化通信手段和各種現(xiàn)代電子設(shè)備的支持下，電視會(huì)議、電話會(huì)議和計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程會(huì)議，成為現(xiàn)代決策和信息交流必不可少的手段。通過網(wǎng)絡(luò)可以讓所有參會(huì)人員足不出戶就可以參與整個(gè)會(huì)議過程，既能快速傳遞信息，交換意見加快決策的實(shí)施，也能降低成本，減少出差費(fèi)用，減輕出差人員的辛苦，極大地改變秘書工作的方式，提高辦公效率。

　　(二)此外，秘書人員通過辦公自動(dòng)化的信息共享與交流，利用網(wǎng)絡(luò)在第一時(shí)間將企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況及公司最新的信息傳達(dá)給各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、科室和項(xiàng)目部，提高公文的時(shí)效性和行政效率;使企業(yè)內(nèi)部因信息透明、溝通及時(shí)，營(yíng)造出和諧的人文環(huán)境，顯著提高工作效率，同時(shí)能夠使企業(yè)內(nèi)部信息的共享與交流能夠更加通暢，更加正規(guī)化，從而使企業(yè)的管理更上一個(gè)臺(tái)階。

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