專(zhuān)家視點(diǎn)：實(shí)走企業(yè)OA路 充分認(rèn)識(shí)應(yīng)用屬性

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　 　      雖然實(shí)施辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）不像實(shí)施ERP那么艱難復(fù)雜，但企業(yè)OA的應(yīng)用效果并不比ERP好。我們認(rèn)為，要順利地實(shí)施OA并獲得效率和效益，必須充分認(rèn)識(shí)企業(yè)OA的應(yīng)用屬性，注重關(guān)鍵要素，抓住數(shù)據(jù)這個(gè)核心，分步推進(jìn)應(yīng)用，扎扎實(shí)實(shí)走好OA路。

一、充分認(rèn)識(shí)應(yīng)用屬性

　  OA來(lái)自國(guó)外，雖在我國(guó)落戶(hù)多年，仍然水土不服。與政府和其他OA相比，企業(yè)OA在應(yīng)用屬性如不確定性、集成性和靈活性等方面表現(xiàn)得更加突出，必須對(duì)此有充分的認(rèn)識(shí)。

1.不確定性

   OA是企業(yè)信息化大系統(tǒng)的子系統(tǒng)，必然繼承其“父輩”所具有的不確定性。首先，因?yàn)楝F(xiàn)在企業(yè)外部環(huán)境的變化頻率明顯加快，顧客需求多樣化，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈；同時(shí)，企業(yè)自身的發(fā)展空間也在不斷擴(kuò)大，需要縮短決策時(shí)間，隨時(shí)對(duì)市場(chǎng)做出反應(yīng)。這就要求企業(yè)管理流程不斷進(jìn)行優(yōu)化或重組，如組織機(jī)構(gòu)的變革和人員流動(dòng)等。尤其目前國(guó)企改革到了關(guān)鍵時(shí)期，許多國(guó)企面臨管理體制的根本變革更使企業(yè)處于大動(dòng)蕩中。其次，OA自身技術(shù)在不斷發(fā)展和變化，從單純的文本界面、C/S結(jié)構(gòu)、B/S結(jié)構(gòu)，到現(xiàn)在的B/S三層、多層結(jié)構(gòu)。就內(nèi)容而言，首先是辦公過(guò)程中普遍使用電腦和打印機(jī)進(jìn)行文字處理、表格處理和人事財(cái)務(wù)等信息的管理等；再是辦公過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍應(yīng)用，以數(shù)據(jù)、信息提煉和組織知識(shí)為主要處理內(nèi)容的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用；現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)是在網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)支持下的業(yè)務(wù)OA，并向數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)變。企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化、OA自身技術(shù)的變化以及應(yīng)用對(duì)象的變化，使企業(yè)OA的應(yīng)用具有了不確定性。

   啟示：不可能一套現(xiàn)成的OA套在自己企業(yè)上就天衣無(wú)縫，且效果良好。當(dāng)然，即便是今天使用效果好，也不能保證明天依然好。所以，必須以發(fā)展的眼光，按照企業(yè)自身的需求和管理特點(diǎn)選用合適的OA系統(tǒng)。

2.集成性

   OA首先是一個(gè)集成平臺(tái)，這也是對(duì)OA的基本要求。包括信息集成，即對(duì)生產(chǎn)、管理、營(yíng)銷(xiāo)、企業(yè)外部等信息進(jìn)行集成；技術(shù)集成，關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)檢索、傳輸、多媒體等技術(shù)都得以體現(xiàn)；應(yīng)用集成，除了OA本身的應(yīng)用、通訊、發(fā)布、協(xié)同、公文流轉(zhuǎn)外，還需要集成財(cái)務(wù)、人力資源和供銷(xiāo)管理，甚至客戶(hù)管理和供應(yīng)鏈管理。

   啟示：集成性告訴我們，不能就OA而OA，必須從集成的角度選用OA系統(tǒng)，才能取得效率和效益。

3.靈活性

   相對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)和ERP來(lái)說(shuō)，OA要靈活一些。首先，OA的應(yīng)用面廣?？梢愿鶕?jù)企業(yè)的實(shí)際情況，靈活地啟用一個(gè)或幾個(gè)平臺(tái)的功能，使用的門(mén)檻也比較低，不必對(duì)員工做長(zhǎng)期培訓(xùn)就可以由簡(jiǎn)到繁地開(kāi)始使用；而且，因?yàn)槭?a href="http://52tianma.cn/oa/" target="_blank">辦公系統(tǒng)，它會(huì)和所有的管理人員、上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接接觸，因此應(yīng)用面很廣泛。其次，OA投資少、見(jiàn)效快：在原有硬件平臺(tái)的基礎(chǔ)上，增加少量投資，十幾天的時(shí)間OA就可以使用起來(lái)；看準(zhǔn)幾個(gè)問(wèn)題，抓用到底，很快就能見(jiàn)到效益；在入門(mén)之后，可快速集成原有的零散信息，達(dá)到信息共享的目的，例如用iMIS的應(yīng)用模板，很快可以完成一個(gè)部門(mén)的應(yīng)用集成，使工作效率和效益都有所提高。OA可直接面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層，一件事做好了，對(duì)整個(gè)企業(yè)會(huì)有很大觸動(dòng)。

   啟示：我們可以把OA作為管理信息化的切入點(diǎn)，乃至整個(gè)企業(yè)信息化的切入點(diǎn)。取得領(lǐng)導(dǎo)和廣大管理人員對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)可之后，全面推動(dòng)企業(yè)信息化進(jìn)程。

二、注重關(guān)鍵要素

   實(shí)施和應(yīng)用OA的關(guān)鍵要素是OA的使用者?，F(xiàn)在還存在幾個(gè)問(wèn)題：①傳統(tǒng)辦公習(xí)慣成為阻力。目前有部分使用者的傳統(tǒng)辦公習(xí)慣根深蒂固，沿襲著多年來(lái)一貫制的辦公環(huán)境和手段，如有的領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣于看紙媒體文件、聽(tīng)取面對(duì)面匯報(bào)，不愿意看屏幕、不愿意使用鼠標(biāo)，更不愿意出門(mén)帶移動(dòng)辦公設(shè)備，這是實(shí)施OA的第一阻力。②辦事程序不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。例如，請(qǐng)示工作的回復(fù)是“你看著辦！”；正常手續(xù)不能辦的事情，不正常途徑辦理卻圓滿(mǎn)解決！這都是OA系統(tǒng)所不能接受、無(wú)法實(shí)現(xiàn)的“超常功能”。③配角唱主角的戲。不少企業(yè)的信息部門(mén)擔(dān)當(dāng)推進(jìn)OA的主角，即信息部門(mén)推動(dòng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大管理人員，一個(gè)配角推動(dòng)兩個(gè)主角唱OA這臺(tái)戲，工作難度和使用效果是不言而喻的。企業(yè)應(yīng)當(dāng)分清推進(jìn)OA的主角和配角，力求企業(yè)主角一把手、管理人員）就是推進(jìn)OA的主角。

   啟示：需求源自認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)自然就沒(méi)有需求。若想唱好OA這臺(tái)戲，就要采取措施--培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)提高主角對(duì)OA的認(rèn)識(shí)，發(fā)現(xiàn)對(duì)OA的需求，促使主角和配角的轉(zhuǎn)化。OA也是一個(gè)過(guò)程，在培訓(xùn)和實(shí)施工程中盡量采取“小步快走”的方式。

三、 抓住數(shù)據(jù)核心

   以數(shù)據(jù)為核心，實(shí)行分級(jí)管理至少有以下幾點(diǎn)益處：①激活了企業(yè)門(mén)戶(hù)?，F(xiàn)在許多企業(yè)的信息部門(mén)沒(méi)有足夠的專(zhuān)門(mén)維護(hù)人員，也沒(méi)有及時(shí)反應(yīng)客觀需求的素材，致使門(mén)戶(hù)網(wǎng)站處于“休眠”狀態(tài)。而分級(jí)維護(hù)管理就是放權(quán)給底層部門(mén)，讓他們按照需求維護(hù)屬于自己的OA平臺(tái)和網(wǎng)頁(yè)（上載內(nèi)容有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)審核），信息部門(mén)只負(fù)責(zé)管理（如各級(jí)權(quán)限設(shè)置），這樣就有了自上而下的維護(hù)管理隊(duì)伍，解決了長(zhǎng)期以來(lái)企業(yè)門(mén)戶(hù)維護(hù)少人缺材，半死不活的問(wèn)題。②在企業(yè)內(nèi)部對(duì)信息管理實(shí)行了“政企分開(kāi)”。使信息部門(mén)和管理部門(mén)各自對(duì)信息管理的職責(zé)一清二楚，信息源部門(mén)（管理部門(mén)）負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)及時(shí)維護(hù)，信息部門(mén)負(fù)責(zé)管理網(wǎng)絡(luò)，解決了領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)看到數(shù)據(jù)，就習(xí)慣性錯(cuò)打信息中心板子的矛盾。而且這樣各層系統(tǒng)有后臺(tái)的各級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)（關(guān)系或文檔數(shù)據(jù)庫(kù)）支撐運(yùn)行，大大提高了系統(tǒng)的安全性。從規(guī)劃、實(shí)施到逐漸運(yùn)行，在OA平臺(tái)的支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中不斷沉淀和積累統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，為后續(xù)OA的發(fā)展、數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)決策奠定可靠的基礎(chǔ)。

   啟示：在規(guī)劃實(shí)施OA的過(guò)程中，要自始至終抓住數(shù)據(jù)這個(gè)核心，避免出現(xiàn)新的信息孤島。要在統(tǒng)一的信息資源規(guī)劃下實(shí)施OA系統(tǒng)，即其他的管理信息系統(tǒng)（如ERP）與OA使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)，并以O(shè)A平臺(tái)作為數(shù)據(jù)傳輸?shù)募~帶和橋梁，以數(shù)據(jù)為核心，進(jìn)行分級(jí)管理。

四、分步推進(jìn)應(yīng)用

   “總體規(guī)劃，分步推進(jìn)”是扎實(shí)走好OA路的首要原則。要想分步推進(jìn)，總體規(guī)劃是前提，不能無(wú)目的、無(wú)步驟地盲目推進(jìn)。理想的OA應(yīng)當(dāng)具備企業(yè)的通訊、信息發(fā)布、協(xié)同工作、公文流轉(zhuǎn)、日常辦公、信息集成、知識(shí)管理等主要平臺(tái)，既不能一下子全面推開(kāi)，也不能從頭到尾依次實(shí)施。要按規(guī)劃和企業(yè)的實(shí)際情況，以“小步快走”的原則穩(wěn)步推行。

   在實(shí)施和使用OA的過(guò)程中必然牽扯到以哪種流程為導(dǎo)向的問(wèn)題，一般采用“雙向位移”如果是老企業(yè)或相對(duì)較大的集團(tuán)企業(yè)，OA又是信息部門(mén)提出和推進(jìn)的，那就必然是以企業(yè)主導(dǎo)業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，讓OA向企業(yè)業(yè)務(wù)流程“位移”多一些，而不可能是讓OA從根本上改造集團(tuán)業(yè)務(wù)流程。但決不能是企業(yè)工作流程的翻版，否則將失去OA提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益的意義。

   在實(shí)施OA的過(guò)程中，“以干促學(xué)、以學(xué)促用”也是扎實(shí)推進(jìn)OA的具體做法。有了基本的辦公自動(dòng)化條件，比如職工的培訓(xùn)就可在網(wǎng)上進(jìn)行，以此培育通訊平臺(tái)的使用，然后立即要求使用郵件請(qǐng)示匯報(bào)，取消紙媒體文件。以實(shí)際的OA應(yīng)用促進(jìn)學(xué)習(xí)，推動(dòng)應(yīng)用。

   實(shí)施OA必然要進(jìn)行管理流程優(yōu)化，牽扯到企業(yè)的人員調(diào)配、權(quán)力轉(zhuǎn)移、利益再分配等，這都是敏感問(wèn)題，必須慎重操作。建議先抓住一個(gè)人的應(yīng)用效果、一件事情的推行、一個(gè)單位使用OA的效益，推進(jìn)優(yōu)化管理流程。例如某集團(tuán)的一位副總信息管理基礎(chǔ)好，信息技術(shù)應(yīng)用的好，就推選他來(lái)分管業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。集團(tuán)發(fā)放會(huì)議通知，原來(lái)是黨辦公室、信息部門(mén)、財(cái)務(wù)、人力資源、總調(diào)度都可以下發(fā)，各行其事。

   實(shí)行OA以后，統(tǒng)一將通知發(fā)放歸權(quán)為黨政辦公室綜合科，其他單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向綜合科提報(bào)會(huì)議通知，由綜合科統(tǒng)一協(xié)調(diào)下發(fā)，理順了管理流程，防止了會(huì)議室、參會(huì)人員、車(chē)輛等資源的沖突和浪費(fèi)。

   啟示：以“雙向位移”為原則，分步推進(jìn)，小步快走，抓住小事落實(shí)到底，都是扎實(shí)走好企業(yè)OA之路的有效途徑。