專家視點：實走企業(yè)OA路 充分認(rèn)識應(yīng)用屬性

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　 　      雖然實施辦公自動化（Office Automation，OA）不像實施ERP那么艱難復(fù)雜，但企業(yè)OA的應(yīng)用效果并不比ERP好。我們認(rèn)為，要順利地實施OA并獲得效率和效益，必須充分認(rèn)識企業(yè)OA的應(yīng)用屬性，注重關(guān)鍵要素，抓住數(shù)據(jù)這個核心，分步推進應(yīng)用，扎扎實實走好OA路。

一、充分認(rèn)識應(yīng)用屬性

　  OA來自國外，雖在我國落戶多年，仍然水土不服。與政府和其他OA相比，企業(yè)OA在應(yīng)用屬性如不確定性、集成性和靈活性等方面表現(xiàn)得更加突出，必須對此有充分的認(rèn)識。

1.不確定性

   OA是企業(yè)信息化大系統(tǒng)的子系統(tǒng)，必然繼承其“父輩”所具有的不確定性。首先，因為現(xiàn)在企業(yè)外部環(huán)境的變化頻率明顯加快，顧客需求多樣化，市場競爭日趨激烈；同時，企業(yè)自身的發(fā)展空間也在不斷擴大，需要縮短決策時間，隨時對市場做出反應(yīng)。這就要求企業(yè)管理流程不斷進行優(yōu)化或重組，如組織機構(gòu)的變革和人員流動等。尤其目前國企改革到了關(guān)鍵時期，許多國企面臨管理體制的根本變革更使企業(yè)處于大動蕩中。其次，OA自身技術(shù)在不斷發(fā)展和變化，從單純的文本界面、C/S結(jié)構(gòu)、B/S結(jié)構(gòu)，到現(xiàn)在的B/S三層、多層結(jié)構(gòu)。就內(nèi)容而言，首先是辦公過程中普遍使用電腦和打印機進行文字處理、表格處理和人事財務(wù)等信息的管理等；再是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍應(yīng)用，以數(shù)據(jù)、信息提煉和組織知識為主要處理內(nèi)容的辦公自動化系統(tǒng)的使用；現(xiàn)在的發(fā)展趨勢是在網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)支持下的業(yè)務(wù)OA，并向數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)變。企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化、OA自身技術(shù)的變化以及應(yīng)用對象的變化，使企業(yè)OA的應(yīng)用具有了不確定性。

   啟示：不可能一套現(xiàn)成的OA套在自己企業(yè)上就天衣無縫，且效果良好。當(dāng)然，即便是今天使用效果好，也不能保證明天依然好。所以，必須以發(fā)展的眼光，按照企業(yè)自身的需求和管理特點選用合適的OA系統(tǒng)。

2.集成性

   OA首先是一個集成平臺，這也是對OA的基本要求。包括信息集成，即對生產(chǎn)、管理、營銷、企業(yè)外部等信息進行集成；技術(shù)集成，關(guān)系數(shù)據(jù)庫、文檔數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)檢索、傳輸、多媒體等技術(shù)都得以體現(xiàn)；應(yīng)用集成，除了OA本身的應(yīng)用、通訊、發(fā)布、協(xié)同、公文流轉(zhuǎn)外，還需要集成財務(wù)、人力資源和供銷管理，甚至客戶管理和供應(yīng)鏈管理。

   啟示：集成性告訴我們，不能就OA而OA，必須從集成的角度選用OA系統(tǒng)，才能取得效率和效益。

3.靈活性

   相對于財務(wù)系統(tǒng)和ERP來說，OA要靈活一些。首先，OA的應(yīng)用面廣?？梢愿鶕?jù)企業(yè)的實際情況，靈活地啟用一個或幾個平臺的功能，使用的門檻也比較低，不必對員工做長期培訓(xùn)就可以由簡到繁地開始使用；而且，因為是辦公系統(tǒng)，它會和所有的管理人員、上下級領(lǐng)導(dǎo)直接接觸，因此應(yīng)用面很廣泛。其次，OA投資少、見效快：在原有硬件平臺的基礎(chǔ)上，增加少量投資，十幾天的時間OA就可以使用起來；看準(zhǔn)幾個問題，抓用到底，很快就能見到效益；在入門之后，可快速集成原有的零散信息，達(dá)到信息共享的目的，例如用iMIS的應(yīng)用模板，很快可以完成一個部門的應(yīng)用集成，使工作效率和效益都有所提高。OA可直接面對領(lǐng)導(dǎo)層，一件事做好了，對整個企業(yè)會有很大觸動。

   啟示：我們可以把OA作為管理信息化的切入點，乃至整個企業(yè)信息化的切入點。取得領(lǐng)導(dǎo)和廣大管理人員對信息技術(shù)的認(rèn)可之后，全面推動企業(yè)信息化進程。

二、注重關(guān)鍵要素

   實施和應(yīng)用OA的關(guān)鍵要素是OA的使用者。現(xiàn)在還存在幾個問題：①傳統(tǒng)辦公習(xí)慣成為阻力。目前有部分使用者的傳統(tǒng)辦公習(xí)慣根深蒂固，沿襲著多年來一貫制的辦公環(huán)境和手段，如有的領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣于看紙媒體文件、聽取面對面匯報，不愿意看屏幕、不愿意使用鼠標(biāo)，更不愿意出門帶移動辦公設(shè)備，這是實施OA的第一阻力。②辦事程序不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。例如，請示工作的回復(fù)是“你看著辦！”；正常手續(xù)不能辦的事情，不正常途徑辦理卻圓滿解決！這都是OA系統(tǒng)所不能接受、無法實現(xiàn)的“超常功能”。③配角唱主角的戲。不少企業(yè)的信息部門擔(dān)當(dāng)推進OA的主角，即信息部門推動企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大管理人員，一個配角推動兩個主角唱OA這臺戲，工作難度和使用效果是不言而喻的。企業(yè)應(yīng)當(dāng)分清推進OA的主角和配角，力求企業(yè)主角一把手、管理人員）就是推進OA的主角。

   啟示：需求源自認(rèn)識，沒有認(rèn)識自然就沒有需求。若想唱好OA這臺戲，就要采取措施--培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高主角對OA的認(rèn)識，發(fā)現(xiàn)對OA的需求，促使主角和配角的轉(zhuǎn)化。OA也是一個過程，在培訓(xùn)和實施工程中盡量采取“小步快走”的方式。

三、 抓住數(shù)據(jù)核心

   以數(shù)據(jù)為核心，實行分級管理至少有以下幾點益處：①激活了企業(yè)門戶?，F(xiàn)在許多企業(yè)的信息部門沒有足夠的專門維護人員，也沒有及時反應(yīng)客觀需求的素材，致使門戶網(wǎng)站處于“休眠”狀態(tài)。而分級維護管理就是放權(quán)給底層部門，讓他們按照需求維護屬于自己的OA平臺和網(wǎng)頁（上載內(nèi)容有各級領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)審核），信息部門只負(fù)責(zé)管理（如各級權(quán)限設(shè)置），這樣就有了自上而下的維護管理隊伍，解決了長期以來企業(yè)門戶維護少人缺材，半死不活的問題。②在企業(yè)內(nèi)部對信息管理實行了“政企分開”。使信息部門和管理部門各自對信息管理的職責(zé)一清二楚，信息源部門（管理部門）負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)及時維護，信息部門負(fù)責(zé)管理網(wǎng)絡(luò)，解決了領(lǐng)導(dǎo)不能及時看到數(shù)據(jù)，就習(xí)慣性錯打信息中心板子的矛盾。而且這樣各層系統(tǒng)有后臺的各級數(shù)據(jù)庫（關(guān)系或文檔數(shù)據(jù)庫）支撐運行，大大提高了系統(tǒng)的安全性。從規(guī)劃、實施到逐漸運行，在OA平臺的支持?jǐn)?shù)據(jù)庫中不斷沉淀和積累統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，為后續(xù)OA的發(fā)展、數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)決策奠定可靠的基礎(chǔ)。

   啟示：在規(guī)劃實施OA的過程中，要自始至終抓住數(shù)據(jù)這個核心，避免出現(xiàn)新的信息孤島。要在統(tǒng)一的信息資源規(guī)劃下實施OA系統(tǒng)，即其他的管理信息系統(tǒng)（如ERP）與OA使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，并以O(shè)A平臺作為數(shù)據(jù)傳輸?shù)募~帶和橋梁，以數(shù)據(jù)為核心，進行分級管理。

四、分步推進應(yīng)用

   “總體規(guī)劃，分步推進”是扎實走好OA路的首要原則。要想分步推進，總體規(guī)劃是前提，不能無目的、無步驟地盲目推進。理想的OA應(yīng)當(dāng)具備企業(yè)的通訊、信息發(fā)布、協(xié)同工作、公文流轉(zhuǎn)、日常辦公、信息集成、知識管理等主要平臺，既不能一下子全面推開，也不能從頭到尾依次實施。要按規(guī)劃和企業(yè)的實際情況，以“小步快走”的原則穩(wěn)步推行。

   在實施和使用OA的過程中必然牽扯到以哪種流程為導(dǎo)向的問題，一般采用“雙向位移”如果是老企業(yè)或相對較大的集團企業(yè)，OA又是信息部門提出和推進的，那就必然是以企業(yè)主導(dǎo)業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，讓OA向企業(yè)業(yè)務(wù)流程“位移”多一些，而不可能是讓OA從根本上改造集團業(yè)務(wù)流程。但決不能是企業(yè)工作流程的翻版，否則將失去OA提高工作效率和經(jīng)濟效益的意義。

   在實施OA的過程中，“以干促學(xué)、以學(xué)促用”也是扎實推進OA的具體做法。有了基本的辦公自動化條件，比如職工的培訓(xùn)就可在網(wǎng)上進行，以此培育通訊平臺的使用，然后立即要求使用郵件請示匯報，取消紙媒體文件。以實際的OA應(yīng)用促進學(xué)習(xí)，推動應(yīng)用。

   實施OA必然要進行管理流程優(yōu)化，牽扯到企業(yè)的人員調(diào)配、權(quán)力轉(zhuǎn)移、利益再分配等，這都是敏感問題，必須慎重操作。建議先抓住一個人的應(yīng)用效果、一件事情的推行、一個單位使用OA的效益，推進優(yōu)化管理流程。例如某集團的一位副總信息管理基礎(chǔ)好，信息技術(shù)應(yīng)用的好，就推選他來分管業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。集團發(fā)放會議通知，原來是黨辦公室、信息部門、財務(wù)、人力資源、總調(diào)度都可以下發(fā)，各行其事。

   實行OA以后，統(tǒng)一將通知發(fā)放歸權(quán)為黨政辦公室綜合科，其他單位通過網(wǎng)絡(luò)向綜合科提報會議通知，由綜合科統(tǒng)一協(xié)調(diào)下發(fā)，理順了管理流程，防止了會議室、參會人員、車輛等資源的沖突和浪費。

   啟示：以“雙向位移”為原則，分步推進，小步快走，抓住小事落實到底，都是扎實走好企業(yè)OA之路的有效途徑。