OA選型八大誤區(qū)

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誤區(qū)一：協(xié)同就是比OA好?

有些OA新瓶裝老酒，用概念包裝自己，取悅用戶，結(jié)果造成企業(yè)花大價錢買了有名無實的概念。一些業(yè)界人士甚至放言O(shè)A已過時落伍，協(xié)同軟件將替代OA系統(tǒng)。協(xié)同論者說，協(xié)同軟件不僅具有辦公應(yīng)用平臺，同時還能支持ERP、CRM、人事管理,甚至財務(wù)管理等，似乎協(xié)同軟件"無所不能"，能解決OA系統(tǒng)的主要短板――多種信息資源難于整合問題。

事實上，協(xié)同軟件與OA有如孿生兄弟，辦公工作本身就是一種團(tuán)隊協(xié)作和協(xié)調(diào)，在公文流轉(zhuǎn)和信息處理層面，并沒多大的差別。傳統(tǒng)OA軟件以處理結(jié)構(gòu)化信息為主，協(xié)同軟件以處理非結(jié)構(gòu)化信息為主，它們相互依存、相互補充、共為一體，組成企業(yè)完整的信息化大腦。一個簡約為美，一個繁復(fù)為能，并無"高低貴賤"之分。過分強調(diào)協(xié)同之好，將有誤導(dǎo)之嫌。

誤區(qū)二：完美就是至善?

一些軟件商過分追求完美，產(chǎn)品非"十全十美"不予以銷售。然而在軟件開發(fā)過程中，由于種種原因，人們不可能將軟件做得盡善盡美，不可能將各種可能出現(xiàn)的問題考慮周全。由于開發(fā)一套OA應(yīng)用程序，要經(jīng)過需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)程序、測試程序、試運行、修改完善、投入應(yīng)用、增加功能、升級、再修改再完善等環(huán)節(jié)。尤其隨著系統(tǒng)投入使用的范圍擴大，上機人員增多，數(shù)據(jù)量增大，會暴露出各種各樣的問題。同時，當(dāng)人們熟悉系統(tǒng)功能之后，就會提出新的需求，這就要不斷地對應(yīng)用程序進(jìn)行修改與完善，一套應(yīng)用軟件除非報廢不用，否則修改完善永無止境。明確OA軟件的建設(shè)需要不斷修改完善和升級，軟件商就不會因為出現(xiàn)問題而盲目悲觀，徘徊不前，而用戶也不會因受"完美論"的影響而一直在"考察中等待"喪失了商機。

誤區(qū)三：功能越多越好？

一些軟件商為了兜售產(chǎn)品，把其軟件的功能說成是"可以無限擴充"，有必要嗎？其實，在如今細(xì)分制勝的時代，功能并不是越多越好,功能過多反而顯得浪費閑置，增加無謂費用。其次，系統(tǒng)越復(fù)雜，維護(hù)越麻煩，服務(wù)成本直線上升，將來隱形風(fēng)險也增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。因而過分炒作概念，反而有失本質(zhì)、主次，將增加雙方今后的矛盾與糾紛。

對用戶單位而言，在選購OA系統(tǒng)時，也應(yīng)該考慮一下自己的實際需求和支付能力，不能聽信廠商一己之言，應(yīng)以適用為出發(fā)點，堅決砍掉那些可有可無、利用率低的"雞肋"功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。軟件商也應(yīng)始終堅持以用戶核心需求為導(dǎo)向，以客戶為中心，使客戶系統(tǒng)投資得到最大的增值。

誤區(qū)四："OA"就是"文秘"？

OA軟件不是擺設(shè)，能運行并不能說明企業(yè)就已經(jīng)辦公自動化了?，F(xiàn)在許多企業(yè)用幾萬元十幾萬元買來的OA系統(tǒng)，卻主要用來上級發(fā)發(fā)通知，大家交換一下文件，歸集一些文檔，跟一個文秘差不多。一些重要的通知、文件甚至還在人工傳遞或者傳真，令人匪夷所思。

OA系統(tǒng)還有文檔管理、知識管理、統(tǒng)計管理等多種功能，但對不少企業(yè)的一些員工而言，公司OA的知識容量、歷史文檔查找的方便程度，遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上一個稍好的小型BBS論壇，比起精品CCF、雨聲ROR這樣的專業(yè)BBS，也差遠(yuǎn)了。在企業(yè)文化的營造，企業(yè)員工的業(yè)務(wù)交流方面，OA也遠(yuǎn)比不上一個內(nèi)部BBS或QQ來得方便。企業(yè)在OA上巨大投入，真的比不上一個免費的內(nèi)部BBS嗎？這是OA的錯？難道OA就是一個無聲、簡單的"文秘"？OA并沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，軟件商在應(yīng)用推廣、培訓(xùn)中責(zé)不可卸。

誤區(qū)五：越安全越好？

黨政軍機關(guān)的信息關(guān)系到國家利益，因而OA系統(tǒng)的安全性很重要，必須加強系統(tǒng)的安全管理。但是如果一味重視安全，而不注重信息資源的共享就會違反當(dāng)初建立OA系統(tǒng)的初衷。這里就有一個統(tǒng)籌兼顧的問題，控制在一個適當(dāng)“度”的范圍內(nèi)。需要引起注意的是，系統(tǒng)安全管理包括很多因素，但其中有相當(dāng)大的一部分是由技術(shù)工作來實現(xiàn)的，在實際工作中要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)計方案、軟件開發(fā)方案、安全保密實現(xiàn)方案等多方面的關(guān)系。需強調(diào)的一點就是，軟、硬件產(chǎn)品的安全性都是相對的，任何一家公司的產(chǎn)品，無論是軟件還是硬件，都要給自己留有后門，因此過分苛刻“安全性”，強調(diào)“安全壓倒一切”，一方面不利于軟件的升級提升，一方面不利于OA在企業(yè)的推廣維護(hù)。

誤區(qū)六：滿足個性化就是好？

OA軟件商追求產(chǎn)品復(fù)用最大化，而客戶追求的是高度行業(yè)化、個性化，但在國內(nèi)OA領(lǐng)域，軟件開發(fā)商因為缺乏對客戶的深刻理解、創(chuàng)新能力和成熟的產(chǎn)品，而導(dǎo)致無法按照普遍的商業(yè)規(guī)則為客戶提供滿意的、個性化的服務(wù)。因此OA的產(chǎn)品僵化直接或間接地導(dǎo)致了OA市場的萎縮。因此不少軟件商為了適應(yīng)企業(yè)的個性化發(fā)展需求，加快產(chǎn)品推售，一味迎合、滿足企業(yè)OA的全面?zhèn)€性化，導(dǎo)致了二次開發(fā)和升級維護(hù)的工作十分龐大，費用驟升，項目成功率大降。

其實，成熟的OA產(chǎn)品僅允許不超過20%的個性定制開發(fā)工作量，軟件商在OA的推廣實施中應(yīng)堅持一個“622”的開發(fā)原則：企業(yè)的通用需求占60%，企業(yè)的行業(yè)化需求占20%，個性化的開發(fā)占20%。這樣既能減少前后期工作，又滿足了用戶個性化的需求，達(dá)到雙贏。

誤區(qū)七：樣板案例就代表成功？

有些企業(yè)的選型人員對OA不是很了解，就把平日工作的法寶——參觀典型用戶、成功用戶，即所謂“樣板用戶”，用在了OA的考察選型上。一些軟件商也抓住用戶這個心理，大做文章。殊不知這個法寶在對OA的考察上不具有決定作用。因為OA是個軟件，它的成功依靠于用戶、供應(yīng)商、軟件、實施等多個要素。在一個企業(yè)成功的OA軟件，拿到另一個企業(yè)未必成功，在一個企業(yè)失敗的OA系統(tǒng)，換另一個企業(yè)則可能成功。所以企業(yè)不要迷信成功用戶參觀的結(jié)果，把它當(dāng)成經(jīng)驗學(xué)習(xí)的機會就可以了，而軟件商也不要以“樣板是瞻”，以為有了樣板案例就能說服一切，畢竟扎扎實實工作才是真，因此制宜量體裁衣對癥下藥才能真正地征服用戶獲得成功。

誤區(qū)八：報價越高就越好？

如今OA投標(biāo)上，用戶單位規(guī)模似乎決定OA報價的高低，用戶越有錢，報價就可越高。在這觀念的誤導(dǎo)下，軟件商并沒有從提高軟件使用綜合滿意值出發(fā)，而是純粹為了價格而報價格。比如，一個年營業(yè)額10億的企業(yè)，同樣的一個軟件，報價5萬元它不會理你，因為感覺你太低級了，配不上它；如果你報價50萬甚或500萬，也許能中標(biāo)了。所以軟件商為了抬高身份、中標(biāo)，常將軟件固定模塊、定制模塊、實施、培訓(xùn)、設(shè)備、服務(wù)等各項費用算得很細(xì)，這樣每一項累加起來就容易把價格做上去，再將方案書寫得象美侖美奐、無隙可擊的天書，然后就可“漫天報價”。而在用戶那邊，最后花費數(shù)十幾、幾十萬巨資上馬的OA可能還不如幾萬元的好用。如此，自砸OA廠商的聲譽，也擾亂整個OA市場秩序。

“亂花漸欲迷人眼，博采眾長莫遲疑”，在紛繁復(fù)雜的OA選型過程中，如何排除干擾，博采眾長，找到“合體合身”的OA軟件，成為正處在OA選型過程中企業(yè)普遍關(guān)注的問題，也是OA軟件商提高行業(yè)價值、實現(xiàn)共贏所必須解決的課題。（it168）