OA系統(tǒng)千根線 CEB格式一針穿

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近日，天津市檔案局和北大方正電子公司共同承擔(dān)的“電子公文文檔格式轉(zhuǎn)換研究及相應(yīng)軟件開(kāi)發(fā)”項(xiàng)目通過(guò)了國(guó)家檔案局鑒定，專(zhuān)家認(rèn)為“系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了CEB與XML格式之間的相互轉(zhuǎn)換功能，便于多個(gè)系統(tǒng)之間公文數(shù)據(jù)的交換，有利于電子文件歸檔和移交工作，對(duì)國(guó)家檔案信息資源的建設(shè)與共享具有重大的推動(dòng)作用。”   檔案館成了計(jì)算機(jī)博物館   檔案是一種原生信息，今天已成為重要的戰(zhàn)略資源。天津市檔案局和天津市檔案館是一套班子兩塊牌子，現(xiàn)有館藏檔案755個(gè)全宗、129.6萬(wàn)卷，資料8000余種、5.4萬(wàn)多冊(cè)，其中有全國(guó)聞名的近代天津商會(huì)、天津海關(guān)、天津郵政檔案，還有大批外文檔案。公文從辦理、立卷、歸檔、移交入局（檔案局、館）要經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)和法定時(shí)間段。通常，公文辦完后要送交本單位檔案室分類(lèi)整理然后存檔，地級(jí)單位的檔案10年后移交地市級(jí)檔案館，天津市屬機(jī)關(guān)的檔案20年后移交天津市檔案館，天津市檔案館存檔至少要100年。隨著電子政務(wù)建設(shè)的深入，不少政府機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化或半無(wú)紙化辦公；各單位檔案室存一份紙質(zhì)檔案的同時(shí)還存一份電子檔案；但電子檔案的歸檔卻給天津市檔案局提出了新的技術(shù)難題。   由于各單位的OA系統(tǒng)不同，生成的電子公文格式也不同，有的是DOC格式，有的是WPS格式，還有TXT、PDF、PS、S2等格式。天津市檔案局副局長(zhǎng)方昀說(shuō)，天津市檔案局負(fù)責(zé)收管200多個(gè)單位的檔案，各單位送來(lái)的電子檔案格式各式各樣，檔案局不得不先把格式不同的電子檔案轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一格式后再歸檔。另一方面，由于IT技術(shù)發(fā)展日新月異，存儲(chǔ)介質(zhì)不斷更新，從磁盤(pán)、磁帶到光盤(pán)等，硬件設(shè)備更新使得讀取過(guò)往電子檔案成了難題，比如五英寸硬盤(pán)現(xiàn)在已很難找到讀取設(shè)備，為了跟上技術(shù)發(fā)展潮流檔案館不得不不斷翻新電子檔案。方昀開(kāi)玩笑說(shuō)：“長(zhǎng)此以往，檔案館變成了計(jì)算機(jī)的博物館?！?  能不能找到一種存儲(chǔ)格式既像傳統(tǒng)紙張一樣不受軟硬件發(fā)展的限制永久保存文件，又便于存儲(chǔ)和查詢？據(jù)介紹，目前國(guó)家檔案局認(rèn)可的電子檔案格式有TIFF、TXT、PDF及XML等，但每種格式既有自身優(yōu)勢(shì)也有不足。TIFF格式是國(guó)際通用的文件格式，可以無(wú)損地保存文件信息，但存儲(chǔ)空間極大而且不便于檢索尤其不能上網(wǎng)檢索，因此目前主要用于保存掃描文件、照片等；TXT格式存儲(chǔ)空間極小，但沒(méi)有版式，不符合國(guó)人的閱讀習(xí)慣，但TXT文件容易被篡改；PDF格式可以“原汁原味”地記錄公文辦理過(guò)程信息等，很多國(guó)家都用PDF格式保存檔案，但PDF格式是美國(guó)Adobe公司的產(chǎn)品，很多檔案記錄的是國(guó)家秘密，不可能把記錄國(guó)家秘密的技術(shù)寄托在一個(gè)外國(guó)公司身上；XML是最新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)格式，在數(shù)據(jù)交換方面優(yōu)勢(shì)強(qiáng)大但目前的XML格式文件還不能保持原版原式，更何況當(dāng)前用于起草電子公文的軟件多種多樣，現(xiàn)階段幾乎不可能使這些軟件都遵從同一標(biāo)準(zhǔn)。方昀說(shuō)：“檔案信息化迫切需要研究一種統(tǒng)一的電子公文存儲(chǔ)格式，并通過(guò)研制相應(yīng)的軟件，實(shí)現(xiàn)一些主流電子公文格式的轉(zhuǎn)換，讓不同應(yīng)用平臺(tái)下的電子公文能夠互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)資源共享來(lái)發(fā)揮最好的綜合效益。”   CEB和XML實(shí)現(xiàn)互換   為研究電子文檔的轉(zhuǎn)換格式，2003年國(guó)家檔案局技術(shù)部要求天津市檔案局開(kāi)展 “電子公文文檔格式轉(zhuǎn)換的研究及相應(yīng)軟件的開(kāi)發(fā)”。天津市檔案局從電子文件歸檔提交方式、保存形式、利用空間、資源共享等方面提出了研究需求，調(diào)研相關(guān)方案和產(chǎn)品后認(rèn)為電子文件在由各機(jī)關(guān)辦公室向檔案室提交時(shí)自動(dòng)轉(zhuǎn)為歸檔文件格式最為方便。在調(diào)研的基礎(chǔ)上，決定選擇CEB版式文件和XML作為最終存檔文件格式，先將公文轉(zhuǎn)成CEB，用于保持版式等，然后CEB格式同步轉(zhuǎn)成XML格式，方便流轉(zhuǎn)。
CEB是Chinese E-paper Basic的縮寫(xiě)，取意為中文無(wú)紙化辦公基礎(chǔ)，是北大方正電子公司擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一種版式文件格式，目前在我國(guó)政府機(jī)關(guān)公文處理中應(yīng)用廣泛，國(guó)務(wù)院辦公廳與各省、部委之間的值班、簡(jiǎn)報(bào)報(bào)送，都采用CEB格式；在國(guó)辦內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)中，也采用CEB為歸檔格式。據(jù)介紹，CEB是一種復(fù)合文件格式，由文件的屬性信息和版式信息兩部分組成。屬性信息以XML方式定義，可以通過(guò)接口進(jìn)行讀取和設(shè)置；版式信息描述了頁(yè)面中呈現(xiàn)的各種內(nèi)容，它規(guī)定了文字、圖形、圖像以及流媒體信息元素的描述方式、屬性及相互的聯(lián)結(jié)關(guān)系，定義了一個(gè)設(shè)備無(wú)關(guān)的頁(yè)面模型，并定義了一批操作指令把這些元素定位到頁(yè)面模型上。目前，政府日常辦公中常用的字處理排版軟件，如WORD、WPS等，生成的所有結(jié)果文件都可以方便地轉(zhuǎn)換成CEB格式，而且能保真、保全文件內(nèi)容，但CEB格式不能逆轉(zhuǎn)，也就是說(shuō)，WPS格式轉(zhuǎn)換成CEB格式后無(wú)法再?gòu)?fù)原成WPS格式，因而制約了電子文檔的交換和再利用；為此天津市檔案局和北大方正電子公司展開(kāi)了聯(lián)合技術(shù)攻關(guān)。   經(jīng)過(guò)三、四個(gè)月的努力，北大方正電子公司開(kāi)發(fā)出了CEB2XML技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了CEB和XML格式的互相轉(zhuǎn)換，即先通過(guò)轉(zhuǎn)換模塊(Apabi Maker)把DOC、WPS、TXT、PDF等多種文件格式轉(zhuǎn)換成CEB版式文件格式，然后同步轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)的XML格式，不僅可以將文件印刷過(guò)程中的版式保留，與紙質(zhì)文件保持同一性，而且能夠統(tǒng)一為一種格式。專(zhuān)家認(rèn)為，在文檔一體化的實(shí)現(xiàn)方法上，天津市檔案局和北大方正電子公司提出了一種新模式，將多種多樣的電子文檔轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式(CEB)，再通過(guò)CEB轉(zhuǎn)換為符合國(guó)家電子公文格式規(guī)范的XML；在存儲(chǔ)中XML便于交換，CEB可以保證文件的原版原式。   去年8月，安裝在天津市政府辦公廳的實(shí)驗(yàn)平臺(tái)投入試運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了不同應(yīng)用平臺(tái)下產(chǎn)生的電子公文的互聯(lián)互通，解決了應(yīng)用系統(tǒng)現(xiàn)存的歸檔信息資源管理與利用問(wèn)題。北大方正電子公司高級(jí)工程師張力說(shuō)，目前生成CEB格式文件的途徑主要有三種，中文2000、WPS、飛騰4.0等軟件可以直接生成CEB格式文件，PS、TIFF、JPEG、S2等格式通過(guò)轉(zhuǎn)換模塊(Apabi Maker)生成CEB格式文件，還有個(gè)別格式通過(guò)虛擬打印進(jìn)行轉(zhuǎn)換。各單位將存檔文件轉(zhuǎn)換成CEB格式后，傳遞給天津市檔案局；在傳遞的同時(shí)，CEB格式同步生成XML格式，轉(zhuǎn)換后的XML格式符合《基于XML的電子公文格式規(guī)范（征求意見(jiàn)稿）》，天津市檔案局以XML格式保存公文，既提高了公文數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的可交換性，又增強(qiáng)了公文數(shù)據(jù)的再利用價(jià)值。   改變檔案管理模式   據(jù)介紹，電子公文文檔格式轉(zhuǎn)換的研究及相應(yīng)軟件的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目通過(guò)鑒定后，今年將首先在天津市辦公廳以及塘沽等五個(gè)區(qū)縣試點(diǎn)，主要用于天津市檔案局收集電子公文檔案，明年將在天津市區(qū)縣兩級(jí)檔案館推廣，最終實(shí)現(xiàn)所有檔案部門(mén)包括檔案館和各機(jī)關(guān)檔案室的互聯(lián)互通。方昀說(shuō)，目前天津市檔案局正在將幾萬(wàn)份已經(jīng)公開(kāi)的檔案制成CEB格式文件，預(yù)計(jì)今年7月將全部發(fā)到互聯(lián)網(wǎng)上，屆時(shí)廣大讀者只要從方正電子公司的網(wǎng)站上免費(fèi)下載CEB閱讀軟件，然后登錄天津檔案網(wǎng)就能在網(wǎng)上查閱檔案。   但能公開(kāi)的檔案畢竟有限，多數(shù)檔案屬于保密文件，只能在特定的時(shí)間對(duì)特定人群開(kāi)放。方昀說(shuō)，把各單位OA系統(tǒng)生成的電子公文轉(zhuǎn)化成CEB格式，收集到天津市檔案館，僅僅是“電子公文文檔格式轉(zhuǎn)換的研究及相應(yīng)軟件的開(kāi)發(fā)”研究的一部分，接下來(lái)天津市檔案局將充分研究電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，例如把各級(jí)別的保密檔案放到電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上，運(yùn)用方正電子的DRM（Digital Rights Management）技術(shù)做到按照部門(mén)、人員的不同控制檔案借閱權(quán)限、控制閱讀時(shí)間等，同時(shí)防止政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上的檔案被篡改、復(fù)制等。最終，IT將逐步改變檔案的管理模式，包括檔案管理體制、檔案查閱模式等，不排除將來(lái)取消各單位檔案室的可能，因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下各單位公文生成后可以直接送到檔案館歸檔，借閱的時(shí)候按權(quán)限從網(wǎng)上調(diào)閱。   改變檔案管理模式是檔案信息化的必然趨勢(shì)，但路漫漫其修遠(yuǎn)兮！方昀說(shuō)，當(dāng)前檔案信息化面臨的首要難題是標(biāo)準(zhǔn)和法律規(guī)范的滯后。例如，有的地方規(guī)定電子檔案的移交期是5年，有的地方的移交期是10年，電子檔案的移交格式更是五花八門(mén)。其次是經(jīng)費(fèi)不足。目前，天津市檔案館的電子化能力是一個(gè)月掃描20萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)檔案，按照目前的館藏計(jì)算，僅紙質(zhì)檔案數(shù)字化一項(xiàng)工作就需要100年才能完成，而檔案數(shù)字化滯后的主要原因是經(jīng)費(fèi)不足。再次是掃描技術(shù)滯后。很多舊檔案的紙質(zhì)本身比較脆弱或粗糙，根本無(wú)法用目前的高速掃描儀掃描，只能一頁(yè)頁(yè)手工掃描。   來(lái)源：CCW