無(wú)紙化辦公路仍然長(zhǎng)路漫漫

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

很多人都知道無(wú)紙化辦公的含義，可我們還沒(méi)有見(jiàn)到哪個(gè)公司真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。那么無(wú)紙化辦公還有提的必要嗎？我同很多人交流過(guò)這樣的問(wèn)題，大家對(duì)此還是深有感觸的。   人們提的最多一個(gè)疑問(wèn)就是，企業(yè)實(shí)施無(wú)紙化辦公的手段就是上一套辦公自動(dòng)化軟件，可實(shí)施以后紙張沒(méi)有減少，反而用得更多了。有的企業(yè)或者部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平有限，不愿意用計(jì)算機(jī)來(lái)處理一些工作，還樂(lè)于用紙張的形式，感覺(jué)牢靠一些。甚至部門(mén)之間還存在攀比現(xiàn)象，看誰(shuí)打印的清晰漂亮，你用針式打印機(jī)，我就用激光打印機(jī)，你是黑白的，我就用彩色的。所以有時(shí)候一些領(lǐng)導(dǎo)的喜好導(dǎo)致了大量紙張的浪費(fèi)。辦公自動(dòng)化的發(fā)展為節(jié)約用紙甚至無(wú)紙化辦公提供了可能性，例如電子郵件和互聯(lián)網(wǎng)可以很方便地把有關(guān)的信息資料提供給需要的各方，當(dāng)然也可以保存下來(lái)，而不必再以紙張作為載體。但良好的愿望不等于現(xiàn)實(shí)，現(xiàn)實(shí)是：全球辦公用紙仍在以每年4％～7％的速度增長(zhǎng)，按照這種速度，再過(guò)10年，全球辦公用紙將增加一倍。   也有一些人認(rèn)為無(wú)紙化辦公加大了用紙量是暫時(shí)的，就如同打拳一樣，出拳前手要先縮回來(lái)，然后出拳才能更有力，現(xiàn)在的大量用紙是為了未來(lái)的無(wú)紙化。此話聽(tīng)起來(lái)有理，細(xì)細(xì)品味感覺(jué)到人們對(duì)無(wú)紙化的理解是那么的有限。實(shí)際上企業(yè)花錢(qián)，建立局域網(wǎng)，連上互聯(lián)網(wǎng)就不僅僅是為了省點(diǎn)紙。當(dāng)然辦公費(fèi)用可以通過(guò)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以得到不斷降低，可建立系統(tǒng)的出發(fā)點(diǎn)應(yīng)定位到提高辦公管理水平上來(lái)。   目前關(guān)于辦公自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)還正在形成，很多廠家的產(chǎn)品所包含的內(nèi)容也大不相同。但大家心目中的系統(tǒng)應(yīng)該包括：公文處理、電子郵件、會(huì)議管理、檔案管理、信息發(fā)布、電子論壇、工作管理等內(nèi)容。實(shí)際上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過(guò)幾年的發(fā)展，內(nèi)容上、形式上都發(fā)生了很大變化。我國(guó)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過(guò)從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公，發(fā)展到今天面向企業(yè)級(jí)應(yīng)用的大型協(xié)同工作管理。國(guó)內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)目前已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段，實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)革命性的飛躍。從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫(xiě)作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。   從20世紀(jì)90年代中期開(kāi)始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長(zhǎng)足發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍。隨著21世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨，知識(shí)成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和社會(huì)發(fā)展及企業(yè)成長(zhǎng)的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識(shí)越來(lái)越成為企業(yè)與機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的核心。對(duì)知識(shí)前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)始提升到以知識(shí)管理為核心的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。   雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)和知識(shí)管理等新的管理思想相融合，可當(dāng)我們?cè)谄髽I(yè)中進(jìn)行調(diào)研過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，目前還有很多不盡人意的方面，影響了無(wú)紙化辦公的進(jìn)程。   1、對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的理解差別很大   在很多人眼里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件，實(shí)現(xiàn)紙面作業(yè)計(jì)算機(jī)化。實(shí)際上有這樣思想的大有人在，殊不知辦公自動(dòng)化大有學(xué)問(wèn)，涉及到行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等學(xué)科，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用已成為企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。   辦公自動(dòng)化的核心問(wèn)題是如何提高日常的辦公效率問(wèn)題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理的范疇，如文字處理、傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、公文管理、圖書(shū)管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，甚至庫(kù)存管理、生產(chǎn)計(jì)劃、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、成本管理、人事管理等等，都可以歸納到辦公自動(dòng)化軟件的處理范圍之內(nèi)。   前面我們提到的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包括哪些內(nèi)容，大家眾說(shuō)紛紜，沒(méi)有固定的說(shuō)法。這樣就導(dǎo)致了軟件公司通常的做法：先把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)根據(jù)自己的想法賦予一些簡(jiǎn)單的功能，形成一個(gè)框架，企業(yè)有需求的時(shí)候，再加上企業(yè)使用人員提出的功能需求，進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)。這樣的結(jié)果是企業(yè)提啥，軟件公司就開(kāi)發(fā)啥，盡量滿足企業(yè)的需求。雖然看起來(lái)是以客戶為中心，實(shí)際上這其中存在很多問(wèn)題。例如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該滲透很多新的管理思想，例如協(xié)作辦公、知識(shí)管理、客戶關(guān)系管理等等，不要成為手工作業(yè)的翻版。如果只是按照客戶的要求去做，沒(méi)有一套好的管理思想去指導(dǎo)企業(yè)的辦公管理，稱不上好的辦公自動(dòng)化，對(duì)雙方都沒(méi)有好處。對(duì)于軟件公司而言，開(kāi)發(fā)的難度加大了，不易推廣；對(duì)于企業(yè)而言不能借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)提升管理，得益相對(duì)降低。所以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不會(huì)像財(cái)務(wù)軟件一樣很容易得到推廣，主要是財(cái)務(wù)系統(tǒng)有國(guó)家的政策和標(biāo)準(zhǔn)支持，有比較規(guī)范的做法可遵循，目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還做不到。   2、領(lǐng)導(dǎo)和使用人員的思想意識(shí)還需提高   無(wú)紙化辦公要成為現(xiàn)實(shí)，改變?nèi)藗兊挠^念和習(xí)慣非常重要。在人們的傳統(tǒng)觀念中，“白紙黑字”具有一定的權(quán)威性，是真實(shí)可信的，領(lǐng)導(dǎo)人還可以直接在紙上圈閱或作批示。人們閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，書(shū)面的東西便于攜帶。另外，紙張有明顯的優(yōu)點(diǎn)：同電腦屏幕相比，對(duì)于印或?qū)懺诩埳系膬?nèi)容，即使在照明條件很差的情況下，我們也能看得比較清楚，我們還可以很容易地在紙上隨意評(píng)注修改。同樣內(nèi)容手寫(xiě)件比電子郵件或軟盤(pán)存儲(chǔ)所顯示的信息量更多，身體語(yǔ)言流露其中，通過(guò)筆跡你可以感覺(jué)對(duì)方的情感、性格、文化修養(yǎng)等多方面的信息。   這只是一些人留戀紙張的想法，可信息化帶來(lái)的便利卻更多更多，是原來(lái)利用紙張的方式無(wú)法比擬的。例如：信息共享的優(yōu)點(diǎn)，使你無(wú)論在何地，只要能連上互聯(lián)網(wǎng)就能辦公，網(wǎng)上辦公室已得到人們的認(rèn)同。特別是通過(guò)ASP的方式實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，也不需要在企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)上再安裝復(fù)雜的應(yīng)用程序軟件，只需要在ASP服務(wù)提供商取得相應(yīng)的用戶名和密碼就可以分配給自己的員工來(lái)使用網(wǎng)絡(luò)辦公室中的人和功能了。還有第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在第二代的基礎(chǔ)上，提供了處理各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)知識(shí)，確保每一個(gè)使用者，都能夠隨時(shí)隨地根據(jù)需要，向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，從而在提升每個(gè)員工創(chuàng)造能力的過(guò)程中，大大提高企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。   也有很多使用人員不愿意使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的原因很簡(jiǎn)單，就是系統(tǒng)要求輸入很多原始數(shù)據(jù)、信息，大家的工作量要加大，特別是涉及到一些部門(mén)和個(gè)人利益的數(shù)據(jù)，大家潛意識(shí)中就不愿意公開(kāi)。所以在系統(tǒng)的推行過(guò)程中會(huì)存在一些阻力，特別是項(xiàng)目要有一把手的參與，這兒提出的一把手不僅僅是企業(yè)的一把手，還應(yīng)包括各部門(mén)的負(fù)責(zé)人。   3、辦公自動(dòng)化技術(shù)也需要不斷創(chuàng)新   在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，一些技術(shù)的應(yīng)用也會(huì)推動(dòng)其發(fā)展。很多領(lǐng)導(dǎo)提到的一個(gè)的重要問(wèn)題就是簽名的事情。實(shí)際上還有很多技術(shù)細(xì)節(jié)需要完善，像網(wǎng)絡(luò)簽名認(rèn)證技術(shù)、局域網(wǎng)絡(luò)通訊、文件網(wǎng)絡(luò)廣播等等。   舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)：在應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)文件批簽流轉(zhuǎn)過(guò)程中，當(dāng)用戶都在計(jì)算機(jī)上批簽修改文件時(shí)，如何保留不同用戶的修改痕跡，是用戶十分關(guān)心的問(wèn)題。在手工批簽時(shí)，不同人有不同的筆跡，因此很容易識(shí)別，但在計(jì)算機(jī)上修改編輯文件，要保留各人的痕跡卻不是一件簡(jiǎn)單的事情。有的系統(tǒng)對(duì)這一問(wèn)題的處理方法是：對(duì)每個(gè)人修改過(guò)的文件都做一個(gè)拷貝，然后比較2個(gè)拷貝之間的不同點(diǎn)。這種方法不夠直觀，也不符合用戶平常的工作習(xí)慣，而且由于要保存多個(gè)拷貝，嚴(yán)重浪費(fèi)空間。有些系統(tǒng)自己編寫(xiě)一個(gè)編輯軟件，用戶在編輯軟件中起草和修改文件，但因?yàn)槭褂玫木庉嬡浖亲约涸O(shè)計(jì)編制的，與OA系統(tǒng)能夠無(wú)縫緊密地連接，所以不同用戶修改的痕跡可以較方便地顯示。雖然這種方法比較靈活，但自己編寫(xiě)的編輯軟件在功能上很難與主流字處理軟件（Microsoft Word、WPS Office等）相比。另一方面，如果最終用戶已經(jīng)熟悉了某個(gè)商用字處理軟件的操作，很難再接受其他編輯軟件。   相信這些問(wèn)題，大家都已經(jīng)看到了，并且一些公司已經(jīng)有了很好的解決辦法。可在目前的應(yīng)用過(guò)程中還存在你有的技術(shù)，我沒(méi)有；我有的技術(shù)你沒(méi)有。導(dǎo)致了很多辦公自動(dòng)化軟件公司的水平參差不齊，不能合作利用對(duì)方的優(yōu)勢(shì)，特別是在我們身邊很多中小型的軟件公司不能充分合作，經(jīng)常出現(xiàn)惡性競(jìng)爭(zhēng)，導(dǎo)致雙方都得不到長(zhǎng)足發(fā)展。   4、與其他系統(tǒng)的集成必將成為瓶頸   在企業(yè)工作的人們都知道，一般除了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，企業(yè)信息化還有很多內(nèi)容，例如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、進(jìn)銷存管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、CAD、CAPP等等。目前企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀是：由于很多原因?qū)е铝舜罅康男畔⒐聧u式的建設(shè)，他們之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來(lái)。各個(gè)系統(tǒng)之間無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)聯(lián)系，導(dǎo)致大量的重復(fù)勞動(dòng)，也導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。信息孤島的存在導(dǎo)致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性無(wú)法保證，個(gè)人、部門(mén)之間難于進(jìn)行信息共享，領(lǐng)導(dǎo)也難于統(tǒng)攬全局。由于系統(tǒng)是有多個(gè)供應(yīng)商提供的，即使想集成也存在很多難度，特別是數(shù)據(jù)庫(kù)不統(tǒng)一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會(huì)成為很大的問(wèn)題。目前中國(guó)具有信息系統(tǒng)的絕大部分企業(yè)都存在這樣的現(xiàn)象。   “信息孤島”的問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重地阻礙了企業(yè)信息化建設(shè)的整體進(jìn)程，使企業(yè)進(jìn)行新一輪投入時(shí)，瞻前顧后，難于決斷。而解決“信息孤島”的問(wèn)題的關(guān)鍵不僅僅是軟件方面的技術(shù)，更重要的是在企業(yè)的流程管理和相關(guān)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化等方面。所以在企業(yè)實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)前就要做好規(guī)范的整體規(guī)劃，不要想通過(guò)“接口”把分散的系統(tǒng)連接起來(lái)。原先孤立分散開(kāi)發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)不可能通過(guò)大量的接口將它們簡(jiǎn)單地連接起來(lái)，而必須通過(guò)重新進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和構(gòu)思，建立起一種整體性信息系統(tǒng)模型，才有可能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成。   很有必要很多因素阻礙了無(wú)紙化辦公的進(jìn)程，當(dāng)我們沉浸在ERP、CRM的熱潮中時(shí)，回頭看看還有很多基礎(chǔ)工作需要去做。雖然達(dá)到無(wú)紙化的程度還有很多問(wèn)題，還需要很長(zhǎng)的時(shí)間，但不要等雨停了再遠(yuǎn)行，開(kāi)始行動(dòng)吧。