分享金茂集團“第一”O(jiān)A 應用經驗

作為金茂大廈的獨家發(fā)展商，中國金茂（集團）股份有限公司注冊資本26.35億元，旗下擁有包括金茂開發(fā)、金茂貿易、金茂汽車服務、金茂英泰、金茂（三亞）度假酒店等近二十家子公司及合資公司，形成以高檔樓宇經營及設施管理、高級酒店經營和高端旅游休閑產品開發(fā)三大功能為核心，備受國內外企業(yè)界關注的大型綜合性企業(yè)集團。作為一家在上海乃至中國都享有盛譽的企業(yè)，金茂集團以“一流的經營、一流的管理、一流的效益、一流的人才真誠服務社會，締造具有國際競爭力和影響力的優(yōu)秀企業(yè)”作為經營目標，歷來非常重視利用信息化建設優(yōu)化企業(yè)經營管理，提升管理效率，打造企業(yè)核心競爭能力。

第一高度的選擇

“鼓勵創(chuàng)新 關注細節(jié) 追求卓越” 是中國第一高度的企業(yè)文化，金茂人做任何事情都是超乎常規(guī)的嚴格和苛刻，追求最完美的結果。金茂人認為，只有最優(yōu)秀、最完美的結果才能符合“中國第一高度”的集團形象。對于攸關企業(yè)競爭能力的信息化建設，尤為甚之，因此，在信息化建設方面，集團一直尋求最專業(yè)、最優(yōu)秀的軟件供應商合作，比如，在財務軟件方面，集團就選擇了國內專業(yè)的財務軟件供應商金蝶作為其合作伙伴。集團早在2001年就以前瞻性的觀念，建設并運行了C/S架構的OA系統(tǒng)，只是應用效果一直差強人意。經過三年的使用，隨著企業(yè)的發(fā)展，C/S架構的OA越來越不能滿足集團的需要了，同時安裝繁瑣，維護困難，使用不簡潔等弊端也一一凸現出來，極大地影響了員工使用的積極性。

集團2004的信息系統(tǒng)規(guī)劃方案對集團辦公系統(tǒng)重新進行了規(guī)劃，明確提出將辦公OA系統(tǒng)升級到B/S架構。有了前次的實施、應用經驗，集團對OA選型目標更加明確：尋找國內最專業(yè)、最優(yōu)秀的OA軟件產品供應商，確保本次OA建設取得最佳的應用效果。2003年底，在集團領導“實施時間快，產品成熟穩(wěn)定”的選型原則指導下，集團信息系統(tǒng)部的王浩開始他2004年新年前最重要的工作——OA選型。

第一力度的推廣

為了更好地讓OA系統(tǒng)發(fā)揮應有的效能，金茂集團史無前地例將此次OA項目建設的實施推進和內部推廣任務掛在集團總裁辦下面。由于智能辦公系統(tǒng)是通用性強的OA軟件產品，個性定制強，靈活度高，在總裁辦的督促下，整個實施過程推進的很快，不到一個月的時間內，就已在集團20多個公司內部全面部署完成。

2004年初，在項目基本部署完成之前，信息系統(tǒng)部會同行政部、人力資源部組織了大規(guī)模的人員培訓，整個培訓分為系統(tǒng)管理員、普通使用人員、高層管理人員三個階段，有力地推進了系統(tǒng)應用。在集團信息部王浩看來，“OA其實是個三分技術、七分管理的系統(tǒng)，以前做實施的時候，我們覺得實施完成了，項目的任務就完成了，但現在看來，它應該是一個長期性的任務，這樣，我們的職能也應該有所轉變。這次，我們將OA系統(tǒng)推廣項目掛在集團辦公室，就是要引起所有人的重視，大力度推進OA應用?！睂τ贠A項目本身，王浩也有獨到的見解：“OA項目有兩個出發(fā)點，從信息化角度看，它是一個OA辦公系統(tǒng)，但是從管理角度看，它是一種知識管理，固有的工作習慣和思維模式是啟動OA時通常會遇到的難題。但在一段時間的運轉之后，OA系統(tǒng)所帶來的，看得見、摸得著的變化已經使越來越多的員工切身感受到信息化的便利和高效，這樣一來，OA系統(tǒng)的成功運用就應該是指日可待”。

談及成功建設的經驗，王浩說到：“影響OA系統(tǒng)成功應用的因素是多方面的，最重要的一點應該是中高層領導的重視。只有這樣才能更好地要求員工使用，形成互動的鏈條關系，從而推動系統(tǒng)正常運作；其次，OA系統(tǒng)在企業(yè)實施成功的關鍵點其實還在于‘人'，全體員工對新的OA系統(tǒng)的了解和支持，員工參與并推進新方式下工作的熱情都影響著知識管理實施的成??；此外，必要的規(guī)范制度和物質激勵也是不可少的。OA推廣策略的科學性保證了員工能夠主動地利用OA系統(tǒng)為業(yè)務服務?！?/P>

第一廣度的辦公

通過股份改制，企業(yè)實力和規(guī)模邁上了一個新的臺階，可隨之而來的是，異地辦公也給企業(yè)管理帶來了諸多不便。在北京、廣州、海南等地區(qū)，集團都有相應項目，分散的項目地點、專業(yè)多元化的經營模式增加了企業(yè)組織結構的復雜性，由此導致了集團辦公廣度的拓展。原來的C/S架構的OA無法滿足這種需要，由于無法實現遠程辦公，導致集團異地辦公成本的大幅上升。

智能辦公系統(tǒng)上線后，這一難題已然迎刃而解。智能辦公系統(tǒng)WEB方式可以輕松實現集團內部的遠程辦公和異地辦公，在網絡上完成了文檔和指令傳輸，拓展了集團辦公的廣度。通過OA理順了日益分散、復雜的組織機構，增加了部門和部門之間，分公司和集團總部之間溝通的數量和質量，方便和提升了集團對異地項目的管理，同時實現了無紙化辦公，節(jié)約了辦公成本。
 　
金茂集團公司總裁辦孟永初主任對于OA建設后，辦公成本的變化感觸頗深。OA系統(tǒng)上馬后，收發(fā)文功能模塊實現了文檔傳輸的電子化，減少了會議、電話開支。公共信息平臺的建立，則大大方便了信息的發(fā)布，依照所設置的權限，每個部門、每個員工都能獲取各自所需的信息，由此，辦公信息載體實現了從紙介質方式到比特方式的跨越，“無紙化”辦公成為了現實。在實現無紙化辦公的同時，文檔管理的效率和質量也獲得了顯著提高，智能辦公系統(tǒng)提供文檔自動整理、歸檔、分類管理功能以及檢索、查詢，大大方便了集團對海量信息的處理。

分享“第一”的知識管理

在金茂集團辦公功能模塊結構圖中，有一個被稱作“公共信息”的模塊，系統(tǒng)將它分為每日財經、項目中心、集團公告、金茂快訊、政策法規(guī)和知識文件庫流六個大類。事實上，現在的OA系統(tǒng)已不再是簡單的文件處理和單純的行政事務，還應該提供豐富的學習功能和知識共享機制，這對于提高現代企業(yè)的效能和核心競爭力至關重要。而金茂集團“信息發(fā)布”模塊其實便是這樣一個集信息發(fā)布、知識傳遞于一體的共享平臺。還有“電子論壇”，作為集團所有員工的公共討論區(qū)，每個人都可以對公司內部或外部的各種觀點、問題進行討論，分享知識，尋求經驗。

為配合各業(yè)務部門的實際需要，還可以建立特殊話題討論區(qū)，如業(yè)務交流和專題技術討論等，集團員工可在討論區(qū)中提出問題和解答其他人員的問題，在OA中，每個人都貢獻出自己的“第一”，促進整個集團發(fā)展的“第一”。在金茂有專門為房地產項目人員開辟的工程技術專區(qū)，在項目中遇到的技術問題，都可以在這個版塊進行交流，達到了真正的知識共享。而在日常，員工還可以通過查詢、訂閱和發(fā)布等多種互動方式處理各類信息，使自己的知識構成始終處于一個循環(huán)更新的狀態(tài)，以不斷提升個人的業(yè)務水平和效能。

第一速度的響應

實現工作流的再造與自動化是企業(yè)推行OA最重要的題中之意。此次金茂集團選用的智能辦公系統(tǒng)，根據金茂集團內部管理的要求，定義、再造出了各種復雜程度不一的流程模塊，包括采購、資金申請流程等等，供流轉使用。公司員工可以在任何一臺聯網的計算機上實現流程的流轉，以及對工作流程的跟蹤查看。如此一來，既提高了各項辦公流程的速度，同時增強員工的責任心，提高了工作質量。

例如，如果你是某一文檔的審批人，除了可以對需由自己處理的文檔進行審批外，還可以通過系統(tǒng)自帶的流程監(jiān)控系統(tǒng)及流程跟蹤功能，來查看該審批文檔目前所處的狀態(tài)，及其余審批人所提的意見和所做的操作，隨時對流程跟蹤，查看最新處理意見。而對于流程中所產生的所有文檔，系統(tǒng)以不同版本的附件形式添加進來，待流程結束后，自動歸入檔案庫進行管理。在實際工作中，有時也會遇到流程停滯不前的現象，這時系統(tǒng)管理員便可以通過重新設置流向和重新分派的方式保證整個流程正常、穩(wěn)定地運轉下去。由此，部門間的相互協作和監(jiān)督得以強化，員工的事業(yè)心和責任感也得到鼓勵，辦公效率有了明顯提高。在公司內部，原先某些重要崗位，如采購人員，流動或跳槽后往往會出現一陣“無序”的時段， 因為客戶資料、供貨方價格等信息多被前任一并帶走，致使后繼者一時難以上手。OA實施以后，一切變得有章可循。所有信息、數據透明化，全部被輸入電腦，整個采購流程又有跟蹤審核，因此即使有了人事上的變動，前后也能很快銜接，有力地保障了企業(yè)正常、有序地運轉。
 
項目運行一段時間以后，信息部做了一次OA系統(tǒng)的升級使用調查，員工對于系統(tǒng)的滿意率達到了90%，大部分員工每天都登錄系統(tǒng)進行工作處理。智能辦公系統(tǒng)為集團員工增加了辦公的便利性和效率，從而激發(fā)了全體員工的工作積極性。第一高度的第一選擇，為集團帶來了與之中國第一高度相匹配的第一廣度的辦公，第一速度的響應和分享“第一”的知識管理，企業(yè)信息化的成功也將進一步促進“中國第一高度”更上一層樓戰(zhàn)略目標的實現。