分享金茂集團(tuán)“第一”O(jiān)A 應(yīng)用經(jīng)驗

作為金茂大廈的獨家發(fā)展商，中國金茂（集團(tuán)）股份有限公司注冊資本26.35億元，旗下?lián)碛邪ń鹈_發(fā)、金茂貿(mào)易、金茂汽車服務(wù)、金茂英泰、金茂（三亞）度假酒店等近二十家子公司及合資公司，形成以高檔樓宇經(jīng)營及設(shè)施管理、高級酒店經(jīng)營和高端旅游休閑產(chǎn)品開發(fā)三大功能為核心，備受國內(nèi)外企業(yè)界關(guān)注的大型綜合性企業(yè)集團(tuán)。作為一家在上海乃至中國都享有盛譽的企業(yè)，金茂集團(tuán)以“一流的經(jīng)營、一流的管理、一流的效益、一流的人才真誠服務(wù)社會，締造具有國際競爭力和影響力的優(yōu)秀企業(yè)”作為經(jīng)營目標(biāo)，歷來非常重視利用信息化建設(shè)優(yōu)化企業(yè)經(jīng)營管理，提升管理效率，打造企業(yè)核心競爭能力。

第一高度的選擇

“鼓勵創(chuàng)新 關(guān)注細(xì)節(jié) 追求卓越” 是中國第一高度的企業(yè)文化，金茂人做任何事情都是超乎常規(guī)的嚴(yán)格和苛刻，追求最完美的結(jié)果。金茂人認(rèn)為，只有最優(yōu)秀、最完美的結(jié)果才能符合“中國第一高度”的集團(tuán)形象。對于攸關(guān)企業(yè)競爭能力的信息化建設(shè)，尤為甚之，因此，在信息化建設(shè)方面，集團(tuán)一直尋求最專業(yè)、最優(yōu)秀的軟件供應(yīng)商合作，比如，在財務(wù)軟件方面，集團(tuán)就選擇了國內(nèi)專業(yè)的財務(wù)軟件供應(yīng)商金蝶作為其合作伙伴。集團(tuán)早在2001年就以前瞻性的觀念，建設(shè)并運行了C/S架構(gòu)的OA系統(tǒng)，只是應(yīng)用效果一直差強人意。經(jīng)過三年的使用，隨著企業(yè)的發(fā)展，C/S架構(gòu)的OA越來越不能滿足集團(tuán)的需要了，同時安裝繁瑣，維護(hù)困難，使用不簡潔等弊端也一一凸現(xiàn)出來，極大地影響了員工使用的積極性。

集團(tuán)2004的信息系統(tǒng)規(guī)劃方案對集團(tuán)辦公系統(tǒng)重新進(jìn)行了規(guī)劃，明確提出將辦公OA系統(tǒng)升級到B/S架構(gòu)。有了前次的實施、應(yīng)用經(jīng)驗，集團(tuán)對OA選型目標(biāo)更加明確：尋找國內(nèi)最專業(yè)、最優(yōu)秀的OA軟件產(chǎn)品供應(yīng)商，確保本次OA建設(shè)取得最佳的應(yīng)用效果。2003年底，在集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)“實施時間快，產(chǎn)品成熟穩(wěn)定”的選型原則指導(dǎo)下，集團(tuán)信息系統(tǒng)部的王浩開始他2004年新年前最重要的工作——OA選型。

第一力度的推廣

為了更好地讓OA系統(tǒng)發(fā)揮應(yīng)有的效能，金茂集團(tuán)史無前地例將此次OA項目建設(shè)的實施推進(jìn)和內(nèi)部推廣任務(wù)掛在集團(tuán)總裁辦下面。由于智能辦公系統(tǒng)是通用性強的OA軟件產(chǎn)品，個性定制強，靈活度高，在總裁辦的督促下，整個實施過程推進(jìn)的很快，不到一個月的時間內(nèi)，就已在集團(tuán)20多個公司內(nèi)部全面部署完成。

2004年初，在項目基本部署完成之前，信息系統(tǒng)部會同行政部、人力資源部組織了大規(guī)模的人員培訓(xùn)，整個培訓(xùn)分為系統(tǒng)管理員、普通使用人員、高層管理人員三個階段，有力地推進(jìn)了系統(tǒng)應(yīng)用。在集團(tuán)信息部王浩看來，“OA其實是個三分技術(shù)、七分管理的系統(tǒng)，以前做實施的時候，我們覺得實施完成了，項目的任務(wù)就完成了，但現(xiàn)在看來，它應(yīng)該是一個長期性的任務(wù)，這樣，我們的職能也應(yīng)該有所轉(zhuǎn)變。這次，我們將OA系統(tǒng)推廣項目掛在集團(tuán)辦公室，就是要引起所有人的重視，大力度推進(jìn)OA應(yīng)用?！睂τ贠A項目本身，王浩也有獨到的見解：“OA項目有兩個出發(fā)點，從信息化角度看，它是一個OA辦公系統(tǒng)，但是從管理角度看，它是一種知識管理，固有的工作習(xí)慣和思維模式是啟動OA時通常會遇到的難題。但在一段時間的運轉(zhuǎn)之后，OA系統(tǒng)所帶來的，看得見、摸得著的變化已經(jīng)使越來越多的員工切身感受到信息化的便利和高效，這樣一來，OA系統(tǒng)的成功運用就應(yīng)該是指日可待”。

談及成功建設(shè)的經(jīng)驗，王浩說到：“影響OA系統(tǒng)成功應(yīng)用的因素是多方面的，最重要的一點應(yīng)該是中高層領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有這樣才能更好地要求員工使用，形成互動的鏈條關(guān)系，從而推動系統(tǒng)正常運作；其次，OA系統(tǒng)在企業(yè)實施成功的關(guān)鍵點其實還在于‘人'，全體員工對新的OA系統(tǒng)的了解和支持，員工參與并推進(jìn)新方式下工作的熱情都影響著知識管理實施的成敗；此外，必要的規(guī)范制度和物質(zhì)激勵也是不可少的。OA推廣策略的科學(xué)性保證了員工能夠主動地利用OA系統(tǒng)為業(yè)務(wù)服務(wù)。”

第一廣度的辦公

通過股份改制，企業(yè)實力和規(guī)模邁上了一個新的臺階，可隨之而來的是，異地辦公也給企業(yè)管理帶來了諸多不便。在北京、廣州、海南等地區(qū)，集團(tuán)都有相應(yīng)項目，分散的項目地點、專業(yè)多元化的經(jīng)營模式增加了企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，由此導(dǎo)致了集團(tuán)辦公廣度的拓展。原來的C/S架構(gòu)的OA無法滿足這種需要，由于無法實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，導(dǎo)致集團(tuán)異地辦公成本的大幅上升。

智能辦公系統(tǒng)上線后，這一難題已然迎刃而解。智能辦公系統(tǒng)WEB方式可以輕松實現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部的遠(yuǎn)程辦公和異地辦公，在網(wǎng)絡(luò)上完成了文檔和指令傳輸，拓展了集團(tuán)辦公的廣度。通過OA理順了日益分散、復(fù)雜的組織機構(gòu)，增加了部門和部門之間，分公司和集團(tuán)總部之間溝通的數(shù)量和質(zhì)量，方便和提升了集團(tuán)對異地項目的管理，同時實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約了辦公成本。
 　
金茂集團(tuán)公司總裁辦孟永初主任對于OA建設(shè)后，辦公成本的變化感觸頗深。OA系統(tǒng)上馬后，收發(fā)文功能模塊實現(xiàn)了文檔傳輸?shù)碾娮踊?，減少了會議、電話開支。公共信息平臺的建立，則大大方便了信息的發(fā)布，依照所設(shè)置的權(quán)限，每個部門、每個員工都能獲取各自所需的信息，由此，辦公信息載體實現(xiàn)了從紙介質(zhì)方式到比特方式的跨越，“無紙化”辦公成為了現(xiàn)實。在實現(xiàn)無紙化辦公的同時，文檔管理的效率和質(zhì)量也獲得了顯著提高，智能辦公系統(tǒng)提供文檔自動整理、歸檔、分類管理功能以及檢索、查詢，大大方便了集團(tuán)對海量信息的處理。

分享“第一”的知識管理

在金茂集團(tuán)辦公功能模塊結(jié)構(gòu)圖中，有一個被稱作“公共信息”的模塊，系統(tǒng)將它分為每日財經(jīng)、項目中心、集團(tuán)公告、金茂快訊、政策法規(guī)和知識文件庫流六個大類。事實上，現(xiàn)在的OA系統(tǒng)已不再是簡單的文件處理和單純的行政事務(wù)，還應(yīng)該提供豐富的學(xué)習(xí)功能和知識共享機制，這對于提高現(xiàn)代企業(yè)的效能和核心競爭力至關(guān)重要。而金茂集團(tuán)“信息發(fā)布”模塊其實便是這樣一個集信息發(fā)布、知識傳遞于一體的共享平臺。還有“電子論壇”，作為集團(tuán)所有員工的公共討論區(qū)，每個人都可以對公司內(nèi)部或外部的各種觀點、問題進(jìn)行討論，分享知識，尋求經(jīng)驗。

為配合各業(yè)務(wù)部門的實際需要，還可以建立特殊話題討論區(qū)，如業(yè)務(wù)交流和專題技術(shù)討論等，集團(tuán)員工可在討論區(qū)中提出問題和解答其他人員的問題，在OA中，每個人都貢獻(xiàn)出自己的“第一”，促進(jìn)整個集團(tuán)發(fā)展的“第一”。在金茂有專門為房地產(chǎn)項目人員開辟的工程技術(shù)專區(qū)，在項目中遇到的技術(shù)問題，都可以在這個版塊進(jìn)行交流，達(dá)到了真正的知識共享。而在日常，員工還可以通過查詢、訂閱和發(fā)布等多種互動方式處理各類信息，使自己的知識構(gòu)成始終處于一個循環(huán)更新的狀態(tài)，以不斷提升個人的業(yè)務(wù)水平和效能。

第一速度的響應(yīng)

實現(xiàn)工作流的再造與自動化是企業(yè)推行OA最重要的題中之意。此次金茂集團(tuán)選用的智能辦公系統(tǒng)，根據(jù)金茂集團(tuán)內(nèi)部管理的要求，定義、再造出了各種復(fù)雜程度不一的流程模塊，包括采購、資金申請流程等等，供流轉(zhuǎn)使用。公司員工可以在任何一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機上實現(xiàn)流程的流轉(zhuǎn)，以及對工作流程的跟蹤查看。如此一來，既提高了各項辦公流程的速度，同時增強員工的責(zé)任心，提高了工作質(zhì)量。

例如，如果你是某一文檔的審批人，除了可以對需由自己處理的文檔進(jìn)行審批外，還可以通過系統(tǒng)自帶的流程監(jiān)控系統(tǒng)及流程跟蹤功能，來查看該審批文檔目前所處的狀態(tài)，及其余審批人所提的意見和所做的操作，隨時對流程跟蹤，查看最新處理意見。而對于流程中所產(chǎn)生的所有文檔，系統(tǒng)以不同版本的附件形式添加進(jìn)來，待流程結(jié)束后，自動歸入檔案庫進(jìn)行管理。在實際工作中，有時也會遇到流程停滯不前的現(xiàn)象，這時系統(tǒng)管理員便可以通過重新設(shè)置流向和重新分派的方式保證整個流程正常、穩(wěn)定地運轉(zhuǎn)下去。由此，部門間的相互協(xié)作和監(jiān)督得以強化，員工的事業(yè)心和責(zé)任感也得到鼓勵，辦公效率有了明顯提高。在公司內(nèi)部，原先某些重要崗位，如采購人員，流動或跳槽后往往會出現(xiàn)一陣“無序”的時段， 因為客戶資料、供貨方價格等信息多被前任一并帶走，致使后繼者一時難以上手。OA實施以后，一切變得有章可循。所有信息、數(shù)據(jù)透明化，全部被輸入電腦，整個采購流程又有跟蹤審核，因此即使有了人事上的變動，前后也能很快銜接，有力地保障了企業(yè)正常、有序地運轉(zhuǎn)。
 
項目運行一段時間以后，信息部做了一次OA系統(tǒng)的升級使用調(diào)查，員工對于系統(tǒng)的滿意率達(dá)到了90%，大部分員工每天都登錄系統(tǒng)進(jìn)行工作處理。智能辦公系統(tǒng)為集團(tuán)員工增加了辦公的便利性和效率，從而激發(fā)了全體員工的工作積極性。第一高度的第一選擇，為集團(tuán)帶來了與之中國第一高度相匹配的第一廣度的辦公，第一速度的響應(yīng)和分享“第一”的知識管理，企業(yè)信息化的成功也將進(jìn)一步促進(jìn)“中國第一高度”更上一層樓戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。