設立項目管理辦公室的建議

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一、知道自己要努力實現(xiàn)的目標。

  美國奧克蘭縣的IT部門在1997年開始設立項目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))時，就制訂了清晰的戰(zhàn)術(shù)目標和戰(zhàn)略目標。他們與業(yè)務合作伙伴一起有效地確定項目的優(yōu)先級，并且通過技術(shù)來提高政府業(yè)務部門的效率。

  設立項目管理辦公室需要拿出清楚的理由，這有諸多原因。一家組織不會始終需要設立正式的項目管理辦公室，如果只是希望跟蹤項目，那么一個簡單的項目跟蹤應用軟件也許就足夠了。但如果想改進完成項目的方法，并且對確定項目優(yōu)先級的流程擁有更大的控制權(quán)，那么運作順暢的OA辦公系統(tǒng)就有助于實現(xiàn)這兩個目標。

  此外，IT部門內(nèi)外很少有人會喜歡這樣的想法: 一個集中部門負責審批及否決項目、報告衡量尺度，以及督促項目經(jīng)理、確保項目處于正常軌道。IT員工和內(nèi)部客戶會對設立OA辦公系統(tǒng)的工作出難題。為了得到他們的支持，就要拿出確鑿的理由，表明為什么需要設立OA辦公系統(tǒng)，又不會增強官僚主義。

  設立項目管理辦公室、制訂相關(guān)的項目管理流程，這常常需要投入大量的時間和資金，可能需要好幾年才能把這項工作做到位。有人會對此產(chǎn)生厭煩情緒，如果他們對設立項目管理辦公室所需的時間和資金提出質(zhì)疑，對此要有明確的答復。

二、獲得管理人員的支持。

  如果能夠獲得管理人員的支持，不但可以讓公司的每個人都采用新的流程，還能夠簡化變更管理難題。

  為了讓項目成功，軟硬件方面需要開支，需要對公司內(nèi)部的人員進行培訓，需要從內(nèi)部改變公司文化，需要改變你所服務的客戶或者合作伙伴的文化。這都需要時間和精力，要是項目執(zhí)行發(fā)起人覺得把時間花在項目上不劃算，設立PMD也就不會取得成功。

三、明確項目管理辦公室向誰報告。

奧克蘭縣IT部門下設的項目管理辦公室直接向CIO報告。負責IT部門的IT主管希望OA辦公系統(tǒng)向自己報告，那樣IT部門的各個小組影響不了OA辦公系統(tǒng)。由于向CIO辦公室報告，項目管理辦公室確實成了提供項目管理和指導服務的集中部門，確保了標準和流程變更出現(xiàn)在組織內(nèi)部的最高層面。

四、讓OA辦公系統(tǒng)負責流程，而不是負責懲罰措施。

  OA辦公系統(tǒng)一定要成為大家都愿意尋求幫助的部門。如果項目經(jīng)理擔心OA辦公系統(tǒng)會告訴CIO自己沒有完成工作，他就不會找OA辦公系統(tǒng)尋求幫助。

  要IT部門打消“OA辦公系統(tǒng)是項目管理監(jiān)督部門”的這種印象向來很難。這就是為什么要強調(diào)OA辦公系統(tǒng)的角色應當是流程的監(jiān)管人、項目經(jīng)理的指導員。OA辦公系統(tǒng)的作用不是向CIO報告做錯的事情，而是為項目經(jīng)理提供相關(guān)工具和儀表板，他們可以用來查清楚哪個項目進度落后、哪個項目按時完成、哪個項目需要加把勁。

五、選擇項目管理軟件。

  正如需要設立項目管理辦公室以便知道自己要實現(xiàn)的目標那樣，管理者頭腦中也要有清晰的最終目標，那樣買來的軟件才能幫助自己駛向成功彼岸。比方說，因為奧克蘭縣的IT部門希望內(nèi)部業(yè)務客戶在項目決策方面更多地扮演合作伙伴的角色，該組織需要一款工具讓IT部門能夠與客戶更好地進行溝通。

  選擇項目管理軟件之前，專家建議IT主管要考慮希望落實到位的項目管理流程。不管實施的是什么樣的項目管理工具，它們都要支持你的流程。

  如果純粹為了技術(shù)而實施技術(shù)，那就錯了。如果沒有圍繞技術(shù)的流程，那只是電子表格，它其實管理不了任何東西。

  開始考慮不同的軟件時，要確保其功能能實現(xiàn)自己的流程以及當前和將來的首要目標。OA辦公系統(tǒng)的規(guī)模開始可能很小，不過當看到它給自己公司帶來的好處后，可以逐漸擴大規(guī)模。同時，選擇軟件時，應當考慮到將來需求的變化。

  要牢記的另一個因素就是集成，使用多款可以彼此集成的工具，那樣就能夠在公司發(fā)展過程中采用新功能，至少能夠在這些工具之間輕松傳遞數(shù)據(jù)。

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nbsp; 最后，應當選擇真正能提供項目管理解決方案、而不是單單提供軟件的廠商。