紡織行業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)用成功案例

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紡織行業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)用成功案例

江陰啟新是一家以針織胚布加工為主的港資公司，創(chuàng)建于2003年，公司坐落在紡織工業(yè)發(fā)達(dá)的江陰經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)內(nèi)。它屬于傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型紡織企業(yè)，公司的信息化水平受行業(yè)限制，大大落后于其他企業(yè)。雖然企業(yè)自主定制了ERP管理系統(tǒng)，但由于公司許多員工自身知識(shí)水平的局限，造成ERP的系統(tǒng)運(yùn)行沒有達(dá)到預(yù)期的效果;同時(shí)，由于內(nèi)部網(wǎng)內(nèi)沒有一個(gè)先進(jìn)的信息發(fā)布平臺(tái)，有的只是一個(gè)文件服務(wù)器，部門之間交換文件只能到文件服務(wù)器上翻找，所以實(shí)際操作十分復(fù)雜，為日常工作帶來了許多不便。為了改善這種局面，江陰啟新決定選用一款OA系統(tǒng)，在公司內(nèi)部搭建一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)。經(jīng)過多方面的考察與甄選，江陰啟新公司最后決定選用大連新思創(chuàng)的OA系統(tǒng)。

從功能的實(shí)用性、全面性、可操作性考慮，從企業(yè)信息化的實(shí)際情況出發(fā)，我們初步選擇了大連新思創(chuàng)OA3000系統(tǒng)。

系統(tǒng)實(shí)施

根據(jù)在試用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和江陰啟新的實(shí)際情況，新思創(chuàng)OA在原有系統(tǒng)基礎(chǔ)上，又做了定制修改，包括：

1、文件發(fā)送的規(guī)范

由于OA系統(tǒng)有集團(tuán)其他分公司的用戶存在，基于工作的方便性，要過濾掉與分公司用戶無關(guān)的信息，所以發(fā)送消息、文件、網(wǎng)上填報(bào)中，把發(fā)送類別中的"全體員工"去掉，以免許多員工為了省事而直接選擇全體員工了事，而不管接收者是否需要該信息，往往引起很多人的抱怨。

原來未實(shí)施OA系統(tǒng)時(shí)，發(fā)送文件或做通知的部門，有專人到各部門分發(fā)，不會(huì)存在這種問題?，F(xiàn)在有了OA系統(tǒng)之后，點(diǎn)擊"發(fā)送"就認(rèn)為自己的工作就完成了，而沒有去關(guān)心接收對(duì)象是否收到、是否看到等追蹤后續(xù)工作。如此一來，就有員工抱怨了，再遇到這種情況也是以牙還牙，都這樣做便不利于工作的開展。所以，經(jīng)過商量，決定取消"全體員工"發(fā)送類別，相應(yīng)地在通訊組里邊建立便于工作的通訊組替代之。經(jīng)過觀察和了解，員工觀念得到了相當(dāng)大的改變。

2、消息、文件的快速刪除

在剛剛試用OA系統(tǒng)的時(shí)候，如果發(fā)現(xiàn)不需要的文件員工必須逐一才能刪除，由于操作復(fù)雜、麻煩，很多員工都不予處理，日積月累，積攢了不少的垃圾郵件。根據(jù)我們的需求，增加了全部刪除、隨即刪除、復(fù)選等多種功能，簡化了刪除工作，大大方便了我們。

3、網(wǎng)上填報(bào)

江陰啟新公司是利用發(fā)送通知、通告、投訴等不允許接收者修改的信息，可以加蓋電子公章和簽名等，感覺比較方便而且顯得莊重嚴(yán)肅。但是在正式使用中發(fā)現(xiàn)某些部門經(jīng)常用到填報(bào)而且內(nèi)容大致類似，主題相同，接收對(duì)象相同，于是就提出了需求。在進(jìn)行一番考慮之后，在網(wǎng)上填報(bào)功能中添加了“多個(gè)發(fā)送組”和“轉(zhuǎn)發(fā)”等功能。

4、手機(jī)短信

隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，系統(tǒng)中又添加了短信功能，并且在OA系統(tǒng)中增加了“通訊錄”、“識(shí)別亂碼”等功能，提高了公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。

5、郵件

由于本公司之前郵件的服務(wù)器接收協(xié)議為IMAP，沒有開通pop3協(xié)議，而現(xiàn)有系統(tǒng)只支持pop3協(xié)議，目前為止沒有大規(guī)模使用此功能。

6、"我的辦公桌"中其他的功能

對(duì)于工作日記、工作計(jì)劃等功能，由于管理仍屬粗放式，我公司基本還未啟用。因此，功能上未做更改。

7、工作流轉(zhuǎn)

在工作流轉(zhuǎn)中

添加了消息提醒機(jī)制，完成了申請(qǐng)者查詢申請(qǐng)文件是否被篡改的"痕跡顯示/痕跡隱藏"功能，而且在申請(qǐng)者發(fā)送的文件中有明顯錯(cuò)誤時(shí)，后面的接收者可以在"自定義"中發(fā)回讓其重新填寫或者對(duì)無效申請(qǐng)做撤銷處理，如果最后完成環(huán)節(jié)的人員認(rèn)為其后仍需審閱，那么他可以在其后邊再添加節(jié)點(diǎn)人員。