OA辦公系統(tǒng)的職能與組織的成熟度等級

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OA辦公系統(tǒng) 擁有很強的持續(xù)發(fā)展能力，正滿足內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的持續(xù)改進原則。同時，在對 OA辦公系統(tǒng) 績效進行研究的成果表明，當OA辦公系統(tǒng) 的結(jié)構(gòu)被管理層設計成與組織的成熟度相一致時，才最有效，達到最佳績效。也就是說，為實現(xiàn) OA辦公系統(tǒng) 的最佳績效，OA辦公系統(tǒng) 需要注意所提供支持的項目組織當前的和演進的成熟度層次，并考慮所處不同階段來平衡自身的效果。結(jié)合組織的成熟度等級，OA辦公系統(tǒng) 的職能工作逐步深化。

內(nèi)部控制系統(tǒng)并不是一次性項目，而是一個要持續(xù)改進的動態(tài)系統(tǒng)。外部環(huán)境和內(nèi)部管理要求是不斷變化的，要實現(xiàn)管理的動態(tài)有效，內(nèi)部控制系統(tǒng)在實施過程中必須具有自我改進機制。內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的持續(xù)改進原則和實現(xiàn) OA辦公系統(tǒng)最佳績效的動力研究，兩者都要求 OA辦公系統(tǒng) 在提升內(nèi)部控制能力成熟度時，需要采取與內(nèi)部控制能力成熟度等級相對應的工作原則和職能內(nèi)容。

1.初始級的 OA辦公系統(tǒng) 職能任務

（1）初始級 OA辦公系統(tǒng) 的提升原則

 當企業(yè)內(nèi)部控制能力成熟度等級為初始級，在提升到簡單級過程中，OA辦公系統(tǒng) 的提升原則為制度化。

（2）企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施現(xiàn)狀

 此時，企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程是一種相關(guān)文件制度不完備的隨意過程。內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中沒有可以遵循的章程文件、沒有可以參考的流程標準，沒有固化的實施模式等。導致內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的效果很大程度取決于團隊人員的個人實施能力和經(jīng)驗。

（3）OA辦公系統(tǒng) 的職能活動

 梳理內(nèi)部控制系統(tǒng)實施流程，形成內(nèi)部控制系統(tǒng)整體實施流程。并對關(guān)鍵的實施環(huán)節(jié)進行定義，擬定相關(guān)的制度文件。對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程進行初步簡單的定義，重點完成簡單級評價標準的關(guān)鍵內(nèi)容。

2.簡單級的 OA辦公系統(tǒng) 職能任務

（1）簡單級 OA辦公系統(tǒng) 的提升原則

  當企業(yè)內(nèi)部控制能力成熟度等級為初始級，在提升到規(guī)范級過程中，OA辦公系統(tǒng) 的提升原則為規(guī)范化。

（2）企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施現(xiàn)狀

  相對比初始級，此時內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施過程較為有序。內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施流程得到了初步的梳理，也形成了一些基礎的制度文件。但還不夠全面和完善。

（3）OA辦公系統(tǒng) 的職能活動

  簡單級 OA辦公系統(tǒng) 的主要職能活動就是將內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程得到定義和集成，并形成制度。實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的所有相關(guān)章程文件、流程標準的從無到有、完備齊全。使內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施過程得到充分的定義，形成一種固化的管理模式。初始級時 OA辦公系統(tǒng) 實現(xiàn)的是內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程關(guān)鍵環(huán)節(jié)的制度化，突出重點建設。而簡單級則是實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程全部環(huán)節(jié)的制度化，突出全面覆蓋。OA辦公系統(tǒng) 通過發(fā)揮培訓體系、咨詢指導、流程制度、管理工具、過程監(jiān)控、績效考核六大職能要素，實現(xiàn)內(nèi)部控制能力成熟度等級規(guī)范級的劃分標準內(nèi)的關(guān)鍵活動目標，提升內(nèi)部控制能力成熟度等級。

3.規(guī)范級的 OA辦公系統(tǒng) 職能任務

（1）規(guī)范級 OA辦公系統(tǒng) 的提升原則

  當企業(yè)內(nèi)部控制能力成熟度等級為規(guī)范級，要提升到精益級時，OA辦公系統(tǒng) 的提升原則為精益化。