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給企業(yè)做oa系統(tǒng)
OA辦公系統(tǒng)-可以簡稱為辦公自動化,是員工基于互聯(lián)網與工作流。讓企業(yè)內部員工方便快捷的共享信息,高效協(xié)同工作,改變過去復雜、低效的辦公方式。實現(xiàn)迅速、全方位信息采集、處理、為企業(yè)管理決策提供科學的信息系統(tǒng)。
關于企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀存在的問題,總結有這么幾點
1、0A流程功能單一
0A流程的大部分審批節(jié)點僅能實現(xiàn)“己閱(同意)”和“退回”功能,建議增加“抄送”、“通知”、“轉發(fā)”、“代辦”等功能。例如在流程需要退回的情況下,審批者說明退回理由后發(fā)起者在流程中直接作出反饋與修改(比如上傳更正過的文件材料),利用“通知”功能通知到已審批過的節(jié)點,這樣就避免了流程重新發(fā)起與重新審批。功能多樣化,可以使流程審批者根據(jù)具體的流程情況進行操作,增加0A平臺使用的靈活性。
2、0A流程被邀請人的范圍受限
0A僅將部門經理以上級別員工納入系統(tǒng)中。一方面,僅有少數(shù)審批節(jié)點具有邀請其他處理人的功能,如在公司業(yè)務呈報流程中僅有“綜合歸納剛”可以選擇“提交相關部門負責人”、“提交分管領導”,其他節(jié)點則不能選擇;另一方面,被邀請人的范圍有限,被邀請的人僅限于少數(shù)人,如果涉及到其他人員,需要線下通知或者由綜合歸納崗最后進行“分發(fā)”。建議在保留現(xiàn)有流程節(jié)點的情況下,放開選人權限,并將公司所有員工納入被邀請人的范圍,使0A真正成為一個公司內部交流、辦事的平臺,不僅僅是一個審批的平臺,增加0A平臺使用的互動性。
3、具體流程設計不合理
0A流程設計不夠細化,缺少“固定資產購買流程”、“信息公示流程”、“報銷流程”、“工號權限申請流程”、“調整保證金及漲跌幅限制流程”、“經理級別出差流程”、“增值稅發(fā)票開具流程”等等,這些流程統(tǒng)一走的是審批繁瑣的“公司業(yè)務呈報流程”,降低了工作效率,也增加了領導的工作量。此外,部分流程基本不被使用,比如“一周工作安排”(與員工工作匯報流程功能重復)、“資源共享申請”、“在線考試”、“日常工作申請”、“文件庫”,建議將這些流程刪除,或者與其他功能類似的流程合并,實現(xiàn)0A流程的實用性與明確性。
4、崗位職責體系和權限體系
搭建不完善0A流程路徑體現(xiàn)了公司內部事務責任體系,而事務責任體系的建立需要公司內部管理表格的設計,管理表格包括企業(yè)組織架構表、企業(yè)組織職能表、工作崗位說明表等等,建議通過管理表格搭建以崗位為核心的權限體系。比如普通員工、部門經理、分管領導、總經理、董事長職能不同,層級不同,可以在后臺設置不同的權限,不同的權限對應著擁有不同的功能,可以查看不同的模塊或消息;再比如將財務部門崗位細分為崗位一(出納)、崗位二(發(fā)票)、崗位三(其他),崗位職責明確,具體的辦公事務流轉到具體的負責人,明確責任的同時提高工作效率。通過以崗位為核心的權限體系可以建設后臺管理標準化,前臺用戶個性化的0A辦公平臺。
5、缺少0A使用說明
0A流程正確使用是公司事務正常流轉的前提,建議在每個流程的發(fā)起界面增加流程使用說明框,幫助發(fā)起者正確的發(fā)起流程,審批者正確的審批流程,也可以使新員工快速的適應新環(huán)境,了解公司辦事制度。
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