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OA:有了ERP,我該何去何從
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我是一個(gè)辦公自動(dòng)化軟件。在以前,我可是受萬眾寵愛與一身呢。在企業(yè)中,個(gè)個(gè)夸我能干。但是,最近,我的日子很難過。主要是前不久,我們公司來了個(gè)兄弟erp系統(tǒng)。不知道什么原因,自從他來了以后,我跟他老是格格不入。還得我的東家,需要花費(fèi)更多的精力來照顧我們兩兄弟。時(shí)間久了,我的東家就開始抱怨了。
東家說,為什么ERP系統(tǒng)中,不能像我這樣,群發(fā)郵件?,F(xiàn)在發(fā)訂單、報(bào)表等相關(guān)數(shù)據(jù),需要先從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出來,然后,再通過OA系統(tǒng)發(fā)出去。這太麻煩了, 他們兩兄弟為什么不合作一點(diǎn)呢?讓我們省點(diǎn)心呢。
東家說,我只想看到生產(chǎn)計(jì)劃。我以前一打開OA系統(tǒng),就有我需要的生產(chǎn)計(jì)劃,我只要照此執(zhí)行就可以了。但是,現(xiàn)在我還非要打開ERP系統(tǒng),然后,再去打開生產(chǎn)計(jì)劃模塊,才能看到我需要的信息。但是,我除了看生產(chǎn)計(jì)劃外,不需要進(jìn)行任何的ERP操作?,F(xiàn)在讓我電腦上掛兩個(gè)系統(tǒng),不光是把我弄得焦頭爛額,我的那臺(tái)破電腦也快吃不消了。
東家說,我現(xiàn)在電腦上掛著兩個(gè)即時(shí)通信工具,都快把我搞糊涂了。原來,ERP系統(tǒng)也有一個(gè)及時(shí)通信工具,可以根據(jù)東家的自定義報(bào)警信息或者系統(tǒng)定義的報(bào)警信息,當(dāng)東家的操作誘發(fā)報(bào)警信息時(shí),就會(huì)把這些信息通過即時(shí)通信工具通知操作員。這個(gè)工作原理跟我的即時(shí)通信工具類似。現(xiàn)在有兩個(gè)即時(shí)通信工具,東家經(jīng)??椿ㄑ?,一條消息發(fā)過來,有時(shí)候要搞混,會(huì)張冠李戴。明明不是我發(fā)的,但是,他們卻認(rèn)為是我發(fā)的。
東家說……
總之,自從我這個(gè)兄弟出現(xiàn)后,對(duì)我們的非議就從來沒有中斷過?,F(xiàn)在我的東家甚至已經(jīng)在考慮,要把我拋棄點(diǎn)呢。我該怎么辦呢?
其實(shí),我應(yīng)該可以跟我的兄弟很好合作的。因?yàn)槲疑瞄L(zhǎng)協(xié)同辦公,可以通過我,最大限度的消除企業(yè)部門之間的信息孤島,提高辦公效率;但是,對(duì)于業(yè)務(wù)的控制及數(shù)據(jù)的分析等等,就不是我的強(qiáng)項(xiàng)了。我的兄弟,ERP系統(tǒng),則恰好跟我相反。其主要是用來對(duì)企業(yè)的日常業(yè)務(wù)進(jìn)行管理控制,并在此基礎(chǔ)上,對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,幫助企業(yè)管理者進(jìn)行決策;但是,我兄弟的協(xié)同辦公能力就不及我了,他已經(jīng)沒有這么大的精力,去管這方面的工作了。
我們兄弟倆該如何合作呢?我才不會(huì)被東家拋棄呢?我詢問了不少人家,終于給我找到了答案。
OA曾經(jīng)是企業(yè)信息化建設(shè)中一個(gè)時(shí)代性的標(biāo)志,與ERP相比,其起源于“無紙化” 辦公的概念,并以工作流為核心實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化。可想而知,OA與ERP是不同時(shí)代下企業(yè)信息化的不同代表之一,其內(nèi)核是完全不一致的,一個(gè)側(cè)重于審批工作流的實(shí)現(xiàn),一個(gè)側(cè)重于企業(yè)內(nèi)部資源之間數(shù)據(jù)流關(guān)系。
可見,OA系統(tǒng)跟CRM系統(tǒng)就好像是企業(yè)管理者的左膀右臂,誰也缺不了誰。所起,與其說拋棄哪一個(gè),還不如想辦法把兩者集成起來,讓其分工合作,發(fā)揮其特長(zhǎng),同時(shí),又能夠保持相互通訊,互相彌補(bǔ)。
其實(shí),這在業(yè)界也有成功的案例,這不是海市蜃樓,不現(xiàn)實(shí)的東西。
廣大機(jī)械有限公司是一家外資的機(jī)械制造公司,他們的ERP項(xiàng)目是我的一個(gè)朋友負(fù)責(zé)的。他們?cè)谏螮RP項(xiàng)目之前,就已經(jīng)有了OA系統(tǒng)了,并且,應(yīng)用的效果非常的好。但是,ERP項(xiàng)目上線后,兩者就有沖突了。因?yàn)閯傞_始,這兩個(gè)系統(tǒng)彼此獨(dú)立,各干各的,老死不想往來。結(jié)果是可想而知,增加了企業(yè)用戶的工作量。后來,這家公司的老總狠了狠心,找了一個(gè)專門的軟件集成商,進(jìn)行兩個(gè)系統(tǒng)的集成。因?yàn)檫@個(gè)軟件集成商是ERP軟件公司下面的一個(gè)子公司,所以,相關(guān)工作做起來也就非常的方便。通過系統(tǒng)集成后,OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無縫連接。
如想要查看ERP系統(tǒng)中的生產(chǎn)計(jì)劃,就不需要再去打開ERP系統(tǒng)了,ERP系統(tǒng)中生產(chǎn)計(jì)劃的變更會(huì)直接體現(xiàn)了OA系統(tǒng)的工作計(jì)劃模塊,讓生產(chǎn)管理人員不打開ERP系統(tǒng)也能夠及時(shí)掌握最新的生產(chǎn)計(jì)劃信息;如ERP系統(tǒng)的相關(guān)作業(yè)還跟OA中的工作流實(shí)現(xiàn)了結(jié)合,以后相關(guān)單據(jù)的審核與傳遞,不一定要在ERP系統(tǒng)中才能完成,在OA系統(tǒng)中,照樣可以實(shí)現(xiàn)對(duì)銷售訂單、采購(gòu)訂單等相關(guān)單據(jù)的審核;如單據(jù)的傳遞,以后用戶在傳遞相關(guān)報(bào)表的時(shí)候,不需要每次都從系統(tǒng)中導(dǎo)出在傳遞給其他員工,在ERP系統(tǒng)中,有個(gè)報(bào)表歸檔的功能,通過這個(gè),用戶可以在報(bào)表歸檔的同時(shí),把報(bào)表群發(fā)給需要這個(gè)報(bào)表的人,大大方便了平時(shí)的工作。
現(xiàn)在隨著企業(yè)對(duì)于軟件集成性的要求越來越高,OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成成功的案例也不在少數(shù)。
同時(shí),現(xiàn)在有的軟件公司也已經(jīng)注意到了OA與ERP系統(tǒng)集成的市場(chǎng)。所以,他們已經(jīng)開始關(guān)注這方面的內(nèi)容。如有的軟件廠商,推出了OA-ERP。此時(shí),OA已經(jīng)不是同ERP軟件簡(jiǎn)單集成這么一個(gè)概念了。而是,OA已經(jīng)成為了ERP系統(tǒng)中的一個(gè)模塊。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的ERP一般沒有工作流模塊,或者有,也是一個(gè)獨(dú)立的軟件或者功能不是很全。如號(hào)稱最大的開源ERP軟件-Compiere,其也有工作流功能,但是,其很不完善,只能實(shí)現(xiàn)一些簡(jiǎn)單的功能;再如神州數(shù)碼的易飛ERP軟件,其有一個(gè)專門的工作流管理軟件,兩者是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的關(guān)系,雖然可以相互配合,但是還沒有達(dá)到“人劍合一”的效果。而若把OA當(dāng)作是ERP系統(tǒng)中的一個(gè)模塊,則無疑是強(qiáng)化了ERP的相關(guān)功能,給ERP錦上添花。如此,ERP不僅有了工作流的功能,而且,還加強(qiáng)了其協(xié)同辦公的能力。相信,其可以給ERP帶來新的活力。
所以,企業(yè)若現(xiàn)在放棄OA系統(tǒng),則對(duì)于企業(yè)來說,也是一個(gè)不小的損失。
我聽了這個(gè)消息后,非常高興。馬上把這消息反饋給了東家。東家聽了以后,也是非常高興,他再也不用忍痛割愛了,他可以左擁右抱。
作者總結(jié):
其實(shí),現(xiàn)在很多企業(yè),OA系統(tǒng)正處于這么一種尷尬的境地。一方面,由于采用了ERP、CRM等管理信息系統(tǒng),OA在企業(yè)中的地位,也就沒有這么突出了;另一方面,這些管理信息系統(tǒng)之間,又格格不入,老死不向往來,形成了一種新的信息孤島,不但沒有提高工作效率,反而增加了工作量。但是,OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中,又是各負(fù)其責(zé)。掌心掌背都是肉,若讓企業(yè)管理者放棄哪一個(gè),他們確實(shí)有點(diǎn)不忍心?況且,這其中,可能還牽涉到利益的關(guān)系。如若OA系統(tǒng)是原來企業(yè)的老總、現(xiàn)在的董事長(zhǎng)在任時(shí)上馬的項(xiàng)目,現(xiàn)在的總經(jīng)理若放棄OA系統(tǒng),那不是在打董事長(zhǎng)的嘴巴嗎?所以,有不少的企業(yè),好死不如爛活,OA系統(tǒng)還是那么的再用著,但是,這已經(jīng)成為了企業(yè)一塊雞肋,食之無味,棄之可惜。
難道OA系統(tǒng)就這么沒落了呢?不是。其實(shí),OA系統(tǒng)還是有出路的。就是企業(yè)要花點(diǎn)小錢,把OA系統(tǒng)跟ERP系統(tǒng)集成起來,讓他們兩兄弟能夠互相配合,給OA以新的活力。況且,現(xiàn)在這個(gè)成功的案例也不在少數(shù),可以說,已經(jīng)是一種相對(duì)成熟的技術(shù)了。
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