利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行知識(shí)管理

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什么是知識(shí)管理

簡(jiǎn)單說(shuō)呢，知識(shí)管理就是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享尋找新的途徑。知識(shí)管理型企業(yè)能夠迅速對(duì)外部需求作出反應(yīng)、精明地運(yùn)用內(nèi)部資源預(yù)測(cè)外部市場(chǎng)的發(fā)展方向及其變化。雖然要做到這一點(diǎn)需要從根本上改變企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方向和領(lǐng)導(dǎo)方式，但是它具有巨大的潛在效益。弗拉保羅說(shuō)：“知識(shí)管理就是運(yùn)用集體的指揮提高應(yīng)變和創(chuàng)新能力?！?

企業(yè)面臨的最大難題是知識(shí)的積累與運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享必須得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的認(rèn)同，把學(xué)習(xí)確定為公司的重點(diǎn)，以促進(jìn)員工彼此合作來(lái)創(chuàng)造性的建設(shè)企業(yè)。許多成功的知識(shí)型的企業(yè)都建立了可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享的信息平臺(tái)，都建立了對(duì)積極參與知識(shí)共享的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)的激勵(lì)機(jī)制。

有些人有一種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)：即知識(shí)管理是IT行業(yè)的新概念。其實(shí)這是一種誤解。目前有很多企業(yè)都已經(jīng)實(shí)施了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（西北地區(qū)的比例要低于發(fā)達(dá)地區(qū)），他們驚喜地發(fā)現(xiàn)：利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以很好地開展知識(shí)管理。

知識(shí)管理的內(nèi)容

按照通常的說(shuō)法，目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展已經(jīng)到了第三代，即基于知識(shí)管理的辦公自動(dòng)化。系統(tǒng)建立在企業(yè)Intranet平臺(tái)之上，能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的內(nèi)容顯示和知識(shí)的實(shí)際管理，使企業(yè)的每一個(gè)員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和進(jìn)步。

知識(shí)管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程，需要員工不斷貢獻(xiàn)所獲得的信息。按照Spencer的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行知識(shí)管理，通常需要三個(gè)步驟：1.建立一套功能齊備的系統(tǒng)，使知識(shí)管理成為可能；2.把知識(shí)以合適的方式貯存起來(lái)，使應(yīng)用方便；3.使人（員工）有意識(shí)地把自己的知識(shí)提供共享，使“貨源充足”。

電子郵件：電子郵件是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最基本的功能，通過(guò)電子郵件可以方便地起草、發(fā)送、瀏覽電子郵件并分類歸檔，實(shí)現(xiàn)各類信息在企業(yè)各部門及個(gè)人之間快速的傳遞。電子郵件的應(yīng)用已成為一種協(xié)同工作的機(jī)制。更多的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以依據(jù)不同工作流的處理流程，自動(dòng)地將文檔以電子郵件的方式傳遞給下一處理人，通過(guò)文檔的自動(dòng)傳遞，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的工作流應(yīng)用。電子郵件成為用戶間交流知識(shí)，達(dá)到知識(shí)互通有無(wú)的良好工具。

論壇：一些辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中都有電子論壇，即BBS。大家可以暢所欲言，對(duì)技術(shù)、生活、合理化建議等問(wèn)題進(jìn)行交流，和網(wǎng)上的人可以展開辯論，在與有不同思想的員工交談過(guò)程中，就會(huì)產(chǎn)生碰撞的火花，達(dá)到雙方（可能多方）都受益的目的。

網(wǎng)上發(fā)布信息：有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供了每個(gè)部門進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布信息的模塊，大家可以發(fā)布本部門的工作情況，也可發(fā)布對(duì)別人有用的信息、知識(shí)。

當(dāng)然最重要也是最難的，就是使員工樹立知識(shí)管理思想，認(rèn)識(shí)到企業(yè)知識(shí)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的決定性作用。只有充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)知識(shí)與企業(yè)命運(yùn)乃至個(gè)人利益的密切關(guān)系，員工才會(huì)自覺地維護(hù)企業(yè)知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)管理的順利進(jìn)行。當(dāng)然，要成功地進(jìn)行知識(shí)管理，一個(gè)資源豐富的知識(shí)庫(kù)是不可缺少的。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就可以提供這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)，提供這樣的環(huán)境來(lái)促進(jìn)知識(shí)管理。

放大知識(shí)管理

我們知道，引進(jìn)一套辦公自動(dòng)化系統(tǒng)很簡(jiǎn)單，只需要通過(guò)建立內(nèi)聯(lián)網(wǎng)再加上一些軟件就可以，但是要達(dá)到知識(shí)管理的程度的話，就必須讓所有的員工都認(rèn)識(shí)到它的必要性和重要性，真正讓所有的員工爭(zhēng)先恐后地訪問(wèn)系統(tǒng)，愿意把自己的知識(shí)奉獻(xiàn)出來(lái)共享。

首先，建立企業(yè)的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和系統(tǒng)平臺(tái)，能夠完善地實(shí)現(xiàn)交流與協(xié)作。一方面要求硬件平臺(tái)的構(gòu)筑要合理，另一方面要求應(yīng)用系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、規(guī)劃、實(shí)施上將交流與協(xié)作作為應(yīng)用的基礎(chǔ)進(jìn)行考慮，能夠全面、完善的實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。內(nèi)聯(lián)網(wǎng)建立以后，知識(shí)就可以在互相交流中發(fā)展。聯(lián)系越廣越有效，信息就能得到越來(lái)越多和越好的共享。

其次，就應(yīng)建立企業(yè)內(nèi)部知識(shí)庫(kù)。知識(shí)庫(kù)建立在企業(yè)的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)上，可以包括公司的人力資源狀況、員工需要的技能和評(píng)價(jià)方法、各部門的內(nèi)部資料、公司的發(fā)展歷史、客戶的所有信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的材料、合作伙伴的材料、公司內(nèi)部研究資料等，只要您認(rèn)為可以包括的都可以規(guī)劃在知識(shí)庫(kù)中。當(dāng)然知識(shí)庫(kù)必須有基本的安全措施和網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限控制。

再次，還應(yīng)當(dāng)建立知識(shí)總監(jiān)制度，組織知識(shí)的創(chuàng)造、發(fā)明和傳播的最大化。知識(shí)是具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的可持續(xù)的來(lái)源，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。知識(shí)總監(jiān)的主要任務(wù)是將企業(yè)的知識(shí)變成企業(yè)的效益。具體地說(shuō)就是：建立和造就一個(gè)能夠促進(jìn)學(xué)習(xí)、積累知識(shí)和信息共享的環(huán)境，使每個(gè)人都認(rèn)識(shí)到知識(shí)共享的好處，并為企業(yè)的知識(shí)庫(kù)做貢獻(xiàn)；監(jiān)督保證知識(shí)庫(kù)內(nèi)容的質(zhì)量和深度；保證知識(shí)庫(kù)與企業(yè)的發(fā)展一致；保證知識(shí)庫(kù)設(shè)施的正常運(yùn)行；加強(qiáng)知識(shí)集成，產(chǎn)生新的知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)共享的進(jìn)程。

最后，為了調(diào)動(dòng)員工對(duì)知識(shí)管理的積極性，就應(yīng)創(chuàng)造一種企業(yè)文化，促使員工為自己的績(jī)效負(fù)責(zé)，并且能夠發(fā)展新知識(shí)和新技能。配合這種制度，企業(yè)必須改變績(jī)效評(píng)估體系的標(biāo)準(zhǔn)，建立知識(shí)管理獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。讓員工在知識(shí)管理的過(guò)程中由操作型員工向知識(shí)型員工轉(zhuǎn)變，提供給他們學(xué)習(xí)的環(huán)境和激勵(lì)，創(chuàng)造更大的價(jià)值。

利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行知識(shí)管理也要遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、先易后難、實(shí)效發(fā)展的原則。知識(shí)管理是一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的建設(shè)項(xiàng)目，不能只考慮現(xiàn)有用戶的辦公需求和系統(tǒng)框架，還必須考慮企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。在實(shí)施過(guò)程中，首先要建立起郵件系統(tǒng)、公共信息系統(tǒng)，然后逐步深入，擴(kuò)大實(shí)施范圍。讓員工在使用過(guò)程中體會(huì)到利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行知識(shí)管理的動(dòng)力和樂趣，這樣有利于整體系統(tǒng)的進(jìn)行。

當(dāng)今的企業(yè)越來(lái)越重視無(wú)形資產(chǎn)，或者說(shuō)越來(lái)越重視知識(shí)。企業(yè)利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行知識(shí)管理可以達(dá)到對(duì)知識(shí)的識(shí)別、獲取和充分發(fā)揮知識(shí)的作用，從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。