外海集團(tuán) 協(xié)同上的“疏、導(dǎo)、聚、省”

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一個(gè)機(jī)構(gòu)遍布多個(gè)省區(qū)，擁有房地產(chǎn)、百貨、酒店、旅游、文化等業(yè)態(tài)的多元化集團(tuán)型企業(yè)，如果沒有一定的管理內(nèi)功是無法發(fā)展的。一個(gè)十多年的企業(yè)，不算年輕也不算老，如果它一年比一年壯大，一定有它獨(dú)特的成長秘訣，外海集團(tuán)給人的啟迪是：一個(gè)傳統(tǒng)的集團(tuán)型企業(yè)可以利用協(xié)同軟件優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理，推進(jìn)經(jīng)營，踐行企業(yè)社會(huì)責(zé)任，朝著戰(zhàn)略目標(biāo)努力。

　　浙江省優(yōu)秀民營企業(yè)——外海集團(tuán)

　　總部位于“人間天堂”杭州的外海集團(tuán)創(chuàng)辦于1994年，經(jīng)過短短十多年的發(fā)展，目前旗下企業(yè)遍布浙、魯、粵、湘、滬、港等多個(gè)省市地區(qū)，涉及房產(chǎn)、市場(chǎng)、百貨、酒店、旅游、文化、傳媒、物管等多個(gè)產(chǎn)業(yè)，中國建設(shè)系統(tǒng)企業(yè)信用AAA級(jí)單位。從2002年到2011年，外海集團(tuán)多次被評(píng)為浙江省百強(qiáng)優(yōu)秀企業(yè)成就獎(jiǎng)、浙江省優(yōu)秀民營企業(yè)等榮譽(yù)稱號(hào)。

　　上個(gè)協(xié)同軟件或許有效?

　　這些年外海集團(tuán)可謂“跑著”發(fā)展，業(yè)務(wù)觸角不斷擴(kuò)展，異地分支機(jī)構(gòu)不斷增多、業(yè)態(tài)日益豐富，但是，和所有多元化集團(tuán)一樣都面臨下面的挑戰(zhàn)：

　　首先，在業(yè)務(wù)層面，外海集團(tuán)的各分子機(jī)構(gòu)分布在多個(gè)省、市、特區(qū)，廣泛的分布以及為優(yōu)化企業(yè)資源形成的小總部大業(yè)務(wù)的管理模式，也讓集團(tuán)內(nèi)部存在著溝通煩、管控難、效率低、成本高、推廣難等問題。

　　其次，從管理層面上來說，知識(shí)密集型和知識(shí)可復(fù)用度高的房地產(chǎn)、文化傳媒藝術(shù)類業(yè)務(wù)，也對(duì)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)沉淀、共享與傳播提出了較高的要求;廣泛業(yè)務(wù)分布，讓集團(tuán)總部對(duì)于企業(yè)員工凝聚力與企業(yè)文化的打造更加看重，在管理上需要一種提升凝聚力和宣傳企業(yè)文化、增強(qiáng)內(nèi)部互動(dòng)的工具;規(guī)模的擴(kuò)大、管理層級(jí)的增多以及總部出于集中管控的思路，需要一套能夠讓行權(quán)透明化、事務(wù)有跡可循、有據(jù)可查的方法。

　　從集團(tuán)經(jīng)營發(fā)展需要考慮，當(dāng)下市場(chǎng)競(jìng)爭激烈以及國內(nèi)整體經(jīng)濟(jì)大環(huán)境的不確定性，要求集團(tuán)整體控制成本，并通過市場(chǎng)化運(yùn)營手段，充分配置集團(tuán)內(nèi)資源，力求實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

　　從集團(tuán)的社會(huì)責(zé)任層面考慮，打造綠色企業(yè)是外海集團(tuán)對(duì)社會(huì)的回報(bào)和責(zé)任，節(jié)約能源避免浪費(fèi)。

　　什么樣的手段能滿足上述需求呢?信息化!怎么做呢?上系統(tǒng)!什么樣的系統(tǒng)能滿足這樣的需求呢?業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理的是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，企業(yè)中的人和事是無法結(jié)構(gòu)化處理的，人和事能像管商品那樣管嗎?對(duì)于人管理的是人心，對(duì)于事管理的是過程和結(jié)果，這兩樣管好了，業(yè)務(wù)、經(jīng)營哪樣不順暢?能解決人和事的問題的系統(tǒng)，非協(xié)同軟件莫屬了，在經(jīng)過了反復(fù)考察、甄別、調(diào)研后，外海集團(tuán)選擇了自己的協(xié)同軟件：致遠(yuǎn)協(xié)同管理軟件。在外海IT部門艱苦卓絕的努力下，外海集團(tuán)將這套系統(tǒng)推廣并應(yīng)用起來，原來的問題隨著應(yīng)用的深入在慢慢的解決。

　　協(xié)同軟件的功效

　　1. 疏：厘清管理層級(jí)、理順管理流程，促進(jìn)管理制度落地

　　在實(shí)施致遠(yuǎn)A8協(xié)同的過程中，需要將各分支機(jī)構(gòu)按照組織管理邏輯序列配置到致遠(yuǎn)A8協(xié)同當(dāng)中，以確保各機(jī)構(gòu)及人員能夠有效應(yīng)用致遠(yuǎn)A8協(xié)同系統(tǒng)。借此機(jī)會(huì)外海集團(tuán)重新梳理了管理關(guān)系、調(diào)整了內(nèi)部結(jié)構(gòu)，讓外海集團(tuán)的內(nèi)部管理層級(jí)更加清晰、管理責(zé)任更加明確。

　　以實(shí)施致遠(yuǎn)A8協(xié)同為契機(jī)，重新梳理了集團(tuán)管理架構(gòu)

　　致遠(yuǎn)A8協(xié)同讓管理制度落地不再成為空話

　　“表單+模板”是致遠(yuǎn)協(xié)同的一個(gè)重要特色，通過引入致遠(yuǎn)A8協(xié)同，外海集團(tuán)將企業(yè)原有的紙質(zhì)審批規(guī)范化、高效化、關(guān)聯(lián)化，解決了原有管理流程多、執(zhí)行差的問題，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理規(guī)范的“落地”，讓管理指令的執(zhí)行更加高效，明確了各節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人的權(quán)與責(zé)，更可實(shí)時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)，由此極大地提升了企業(yè)內(nèi)部管控水平。

　　2. 導(dǎo)：革新工作方式 提升辦公效率

　　外海集團(tuán)分子公司多、業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣的特點(diǎn)，使得集團(tuán)內(nèi)部溝通基本采取發(fā)文、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等方式進(jìn)行，這也就形成內(nèi)部文件多、會(huì)議多，只見會(huì)議、電話、E-mail、郵寄來往不斷，費(fèi)用花費(fèi)日漸增長但溝通成效卻沒有明顯改善。這同時(shí)也導(dǎo)致在集團(tuán)規(guī)?？焖贁U(kuò)張情形下，員工工作難免顧此失彼，制度難以落地。致遠(yuǎn)A8協(xié)同管理軟件的引入，讓外海集團(tuán)有了改觀：

　　個(gè)人工作管理更加清晰，由原先工作的任意時(shí)間點(diǎn)的口頭交代，工作隨意性強(qiáng)，效率低的工作模式，轉(zhuǎn)變?yōu)榘凑展ぷ鞑贾脮r(shí)間先后、輕重緩急不同、內(nèi)附詳細(xì)說明的工作指示，這讓員工可以對(duì)各項(xiàng)工作合理安排、提高效率，有計(jì)劃地進(jìn)行答復(fù)，極大提高工作效率;

　　 合同審批，由原來的紙面合同、通過快遞方式審批，改為電子化標(biāo)準(zhǔn)模板合同，以電子方式流轉(zhuǎn)審批，不僅打破了原先的時(shí)空壁壘，更極大的提高了效率、降低了成本,確保了合同能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地得到傳遞和審批;

　　集團(tuán)發(fā)文，由以往通過審批、復(fù)印、郵遞、傳閱這種單向的紅頭文件的信息傳遞過程，改為現(xiàn)如今審批、發(fā)放、接收、反饋一氣呵成的新型公文發(fā)文的傳遞方式，不僅大大減輕了相關(guān)部門的工作壓力，提高了相關(guān)信息的傳達(dá)效率，更能夠?qū)崟r(shí)收到下級(jí)的反饋，讓總部理念更有效地領(lǐng)導(dǎo)下級(jí)機(jī)構(gòu)的工作;

　　會(huì)議管理，由于外海集團(tuán)分子公司多、業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣，這也使得集團(tuán)內(nèi)部會(huì)議多，會(huì)議管理也比較混亂，會(huì)議室安排不開或者重要會(huì)議經(jīng)常出現(xiàn)沖突。而如今通過致遠(yuǎn)A8協(xié)同，所有會(huì)議室的預(yù)定和安排全集團(tuán)的人都一目可見，讓會(huì)議組織更加高效便捷，而且也讓會(huì)議資源得到合理利用。

　　3.聚：企業(yè)文化建設(shè)，提高異地員工向心力

　　外海集團(tuán)分公司多、分布地域廣、業(yè)務(wù)形態(tài)多的特點(diǎn)，決定了讓外海集團(tuán)的大部分基層乃至部分中層員工對(duì)企業(yè)認(rèn)知較少，認(rèn)同感不強(qiáng)，對(duì)企業(yè)文化感知度低。而通過致遠(yuǎn)A8協(xié)同軟件的引進(jìn)，為企業(yè)文化的建設(shè)提供了一個(gè)加強(qiáng)內(nèi)部聯(lián)系、完善企業(yè)認(rèn)知，鞏固企業(yè)文化的平臺(tái)，讓員工有一種家的感覺，在外海集團(tuán)的協(xié)同系統(tǒng)中處處充滿了溫暖的一幕。

　　將原先單向發(fā)放的內(nèi)部期刊通過致遠(yuǎn)A8協(xié)同推送到員工的手中，讓總部與基層的員工溝通和反饋更加暢通;

　　將以前零星、主管領(lǐng)導(dǎo)隨機(jī)的人文關(guān)懷，變成了一個(gè)有組織、有機(jī)制的文化關(guān)懷行動(dòng)，提升了集團(tuán)員工的認(rèn)同感;

　　將以往點(diǎn)對(duì)點(diǎn)式的新員工接觸，變成了有組織保障的新員工融入新方式，減少了新人融入的隔膜與恐懼感，增強(qiáng)了公司內(nèi)的熟悉程度;

　　將以前只能在現(xiàn)場(chǎng)獨(dú)享的活動(dòng)畫面，現(xiàn)如今通過致遠(yuǎn)A8協(xié)同圖文并茂地傳遞給全集團(tuán)的員工，讓大家共享愉悅氣氛，增強(qiáng)凝聚力和向心力，提升基層員工參與集團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng)積極性;

　　通過論壇的形式，將以往領(lǐng)導(dǎo)決策、員工執(zhí)行的各種決議，變?yōu)楝F(xiàn)在群策群力、下層員工為決策團(tuán)隊(duì)提供建議和意見的溝通模式，提升了基層員工參加公司決策的積極性，也為上層領(lǐng)導(dǎo)廣開言路，增強(qiáng)互動(dòng)性，加深對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)同和感知。

　　4、 ?。壕G色工作，年省數(shù)十萬辦公經(jīng)費(fèi)

　　引入致遠(yuǎn)軟件后，據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，外海集團(tuán)每年便能在紙張成本、用電成本、交通成本、通信成本、辦公耗材成本等方面，節(jié)約近18萬元。

　　外海集團(tuán)辦公經(jīng)費(fèi)節(jié)約情況測(cè)算