淺談OA辦公系統(tǒng)的八項(xiàng)職責(zé)

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  項(xiàng)目管理辦公室（ProjectManagement Office OA辦公系統(tǒng)）肩負(fù)著組織戰(zhàn)略目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的責(zé)任，在組織業(yè)務(wù)層面上負(fù)責(zé)多項(xiàng)目的決策，計(jì)劃和監(jiān)督等。OA辦公系統(tǒng)由組織的一把手直接領(lǐng)導(dǎo)，定期匯報(bào)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。所以，它的實(shí)質(zhì)是組織的一個(gè)決策和計(jì)劃部門，也是一個(gè)監(jiān)督機(jī)構(gòu)。OA辦公系統(tǒng)的職能有兩個(gè)方面，一個(gè)是日常性職能，另一個(gè)是戰(zhàn)略性職能。具體來(lái)說(shuō)，OA辦公系統(tǒng)的職能體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1、為項(xiàng)目提供培訓(xùn)、指導(dǎo)和專家意見

  培訓(xùn)指導(dǎo)是OA辦公系統(tǒng)的核心職責(zé)之一。實(shí)際上，在很多組織中，OA辦公系統(tǒng)的主要職責(zé)就是整理項(xiàng)目報(bào)告和進(jìn)行項(xiàng)目管理培訓(xùn)。一般來(lái)說(shuō)，培訓(xùn)必須是全面的，并隨同OA辦公系統(tǒng)的其他職責(zé)一起提供。 在對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的幫助上，主要體現(xiàn)在推動(dòng)人力資源部、部門主管和共同主導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃，同時(shí)，推動(dòng)部門主管、項(xiàng)目經(jīng)理及未來(lái)的項(xiàng)目經(jīng)理組成組織內(nèi)部的項(xiàng)目管理協(xié)作組織。項(xiàng)目管理協(xié)作組織通過(guò)各種形式的討論與交流，分享項(xiàng)日經(jīng)理各自的成功經(jīng)驗(yàn)。OA辦公系統(tǒng)要根據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)作組織的需求和組織內(nèi)部項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃，開設(shè)各種培訓(xùn)班，提供專業(yè)化的培訓(xùn)及項(xiàng)目經(jīng)理間面對(duì)面的交流。

2、作為跨項(xiàng)目的信息交換與溝通平臺(tái)

  項(xiàng)目之間的信息交換、共享、溝通是項(xiàng)目管理辦公室的重要職責(zé)之一。主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）提供或組織開展項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)交流，提供項(xiàng)目管理咨詢。

（2）收集和總結(jié)項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

（3）建立項(xiàng)目管理專業(yè)人員資源庫(kù)，并為項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)更好的溝通和提供服務(wù)支持。

（4）作為組織的一個(gè)項(xiàng)目管理中心，對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行收集和整理，為組織進(jìn)行項(xiàng)目組合管理和項(xiàng)目群管理提供項(xiàng)目信息交流。

（5）對(duì)外提供一個(gè)便于與客戶信息溝通的窗口，提高客戶滿意度。

3、協(xié)助消除項(xiàng)目之間的沖突和重復(fù)勞動(dòng)，優(yōu)化資源配置

  當(dāng)不同項(xiàng)目的任務(wù)之間發(fā)生沖突或出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)時(shí)，就需要OA辦公系統(tǒng)調(diào)整原有項(xiàng)目計(jì)劃，將一些項(xiàng)目的任務(wù)調(diào)整到別的時(shí)間去實(shí)施。如果通過(guò)調(diào)整計(jì)劃的方法仍然無(wú)法解決項(xiàng)目之間的沖突，就有必要暫時(shí)擱置一個(gè)相對(duì)次要的項(xiàng)目而去保留一個(gè)相對(duì)重要的項(xiàng)目。 在優(yōu)化資源配置方面，當(dāng)某項(xiàng)目在某一時(shí)間段出現(xiàn)資源閑置狀態(tài)，此時(shí)可有兩種選擇。如果該項(xiàng)目的閑置資源可以為其他項(xiàng)目使用，則可將這個(gè)項(xiàng)目的閑置資源在這個(gè)特定的時(shí)間段抽調(diào)出去，支援那些處于非常繁忙的項(xiàng)目；或者在這個(gè)特定的時(shí)間段內(nèi)，在不影響現(xiàn)有多個(gè)項(xiàng)目正常進(jìn)行的前提下，承接其他的業(yè)務(wù)。這樣做的目的是保證資源的最有效使用，達(dá)到多項(xiàng)目管理效益的最優(yōu)化。

4、提供項(xiàng)目的活動(dòng)分析和報(bào)告

  OA辦公系統(tǒng)在這個(gè)方面的主要職責(zé)是收集和整理項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，提供給其他項(xiàng)目分享。通過(guò)參與各個(gè)項(xiàng)目的會(huì)議，總結(jié)和分享不同領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)、技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)，形成可再利用的支持能力，讓知識(shí)管理在日常運(yùn)作中能被落實(shí)。進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)告這一職能又可進(jìn)一步分為以下幾個(gè)方面：

  （1）實(shí)施過(guò)程中的信息發(fā)布。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，隨時(shí)向項(xiàng)目干系人通報(bào)項(xiàng)目的狀況，包括項(xiàng)目的狀態(tài)（如計(jì)劃、成本、質(zhì)量、時(shí)間等），也包括產(chǎn)品的狀態(tài)（如技術(shù)、方案、問題等）。項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告是OA辦公系統(tǒng)最主要的職能之一，包括項(xiàng)目計(jì)劃的索取、跟蹤，以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布。

  (2）項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。項(xiàng)目的總結(jié)是必須做的，但在項(xiàng)目管理的實(shí)踐中，除非是非常大的項(xiàng)目，基本上是很少做，其主要原因還在于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的臨時(shí)性，一個(gè)項(xiàng)目做到最后，可能會(huì)指定一個(gè)人來(lái)維護(hù)，他只參與了其中一部分工作，是不可能來(lái)做這個(gè)項(xiàng)目總結(jié)