淺談OA辦公系統(tǒng)的八項職責

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  項目管理辦公室（ProjectManagement Office OA辦公系統(tǒng)）肩負著組織戰(zhàn)略目標如何實現(xiàn)的責任，在組織業(yè)務層面上負責多項目的決策，計劃和監(jiān)督等。OA辦公系統(tǒng)由組織的一把手直接領(lǐng)導，定期匯報組織戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)情況。所以，它的實質(zhì)是組織的一個決策和計劃部門，也是一個監(jiān)督機構(gòu)。OA辦公系統(tǒng)的職能有兩個方面，一個是日常性職能，另一個是戰(zhàn)略性職能。具體來說，OA辦公系統(tǒng)的職能體現(xiàn)在以下幾個方面。

1、為項目提供培訓、指導和專家意見

  培訓指導是OA辦公系統(tǒng)的核心職責之一。實際上，在很多組織中，OA辦公系統(tǒng)的主要職責就是整理項目報告和進行項目管理培訓。一般來說，培訓必須是全面的，并隨同OA辦公系統(tǒng)的其他職責一起提供。 在對項目經(jīng)理的幫助上，主要體現(xiàn)在推動人力資源部、部門主管和共同主導項目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計劃，同時，推動部門主管、項目經(jīng)理及未來的項目經(jīng)理組成組織內(nèi)部的項目管理協(xié)作組織。項目管理協(xié)作組織通過各種形式的討論與交流，分享項日經(jīng)理各自的成功經(jīng)驗。OA辦公系統(tǒng)要根據(jù)項目管理協(xié)作組織的需求和組織內(nèi)部項目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計劃，開設各種培訓班，提供專業(yè)化的培訓及項目經(jīng)理間面對面的交流。

2、作為跨項目的信息交換與溝通平臺

  項目之間的信息交換、共享、溝通是項目管理辦公室的重要職責之一。主要包括以下幾個方面：

（1）提供或組織開展項目管理經(jīng)驗交流，提供項目管理咨詢。

（2）收集和總結(jié)項目管理的經(jīng)驗和教訓。

（3）建立項目管理專業(yè)人員資源庫，并為項目管理實現(xiàn)更好的溝通和提供服務支持。

（4）作為組織的一個項目管理中心，對項目信息進行收集和整理，為組織進行項目組合管理和項目群管理提供項目信息交流。

（5）對外提供一個便于與客戶信息溝通的窗口，提高客戶滿意度。

3、協(xié)助消除項目之間的沖突和重復勞動，優(yōu)化資源配置

  當不同項目的任務之間發(fā)生沖突或出現(xiàn)重復勞動時，就需要OA辦公系統(tǒng)調(diào)整原有項目計劃，將一些項目的任務調(diào)整到別的時間去實施。如果通過調(diào)整計劃的方法仍然無法解決項目之間的沖突，就有必要暫時擱置一個相對次要的項目而去保留一個相對重要的項目。 在優(yōu)化資源配置方面，當某項目在某一時間段出現(xiàn)資源閑置狀態(tài)，此時可有兩種選擇。如果該項目的閑置資源可以為其他項目使用，則可將這個項目的閑置資源在這個特定的時間段抽調(diào)出去，支援那些處于非常繁忙的項目；或者在這個特定的時間段內(nèi)，在不影響現(xiàn)有多個項目正常進行的前提下，承接其他的業(yè)務。這樣做的目的是保證資源的最有效使用，達到多項目管理效益的最優(yōu)化。

4、提供項目的活動分析和報告

  OA辦公系統(tǒng)在這個方面的主要職責是收集和整理項目經(jīng)驗，提供給其他項目分享。通過參與各個項目的會議，總結(jié)和分享不同領(lǐng)域的相關(guān)知識、技術(shù)及經(jīng)驗，形成可再利用的支持能力，讓知識管理在日常運作中能被落實。進行項目報告這一職能又可進一步分為以下幾個方面：

  （1）實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進展情況，隨時向項目干系人通報項目的狀況，包括項目的狀態(tài)（如計劃、成本、質(zhì)量、時間等），也包括產(chǎn)品的狀態(tài)（如技術(shù)、方案、問題等）。項目狀態(tài)報告是OA辦公系統(tǒng)最主要的職能之一，包括項目計劃的索取、跟蹤，以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布。

  (2）項目總結(jié)報告。項目的總結(jié)是必須做的，但在項目管理的實踐中，除非是非常大的項目，基本上是很少做，其主要原因還在于項目團隊的臨時性，一個項目做到最后，可能會指定一個人來維護，他只參與了其中一部分工作，是不可能來做這個項目總結(jié)