個(gè)人信息管理子系統(tǒng)

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4.1待辦事宜

通過系統(tǒng)自帶的強(qiáng)大網(wǎng)絡(luò)工作流引擎，并按照用戶定義的模式，每位網(wǎng)上工作者只需打開其待辦工作即可查看并辦理所有需其處理的公文，顯示當(dāng)前急需處理的審批、會(huì)簽、簽發(fā)、批示、辦理等事宜，并提供文件辦理功能，待辦事宜顯示在主頁的顯要位置。真正實(shí)現(xiàn)并創(chuàng)建輕松而又有序的協(xié)同工作環(huán)境。

用戶登錄系統(tǒng)后可以查看各種事務(wù)的應(yīng)該辦理的情況、已辦情況、代辦情況等，選擇具體的事宜并進(jìn)入處理頁面后，可以填寫對(duì)應(yīng)流程的表單內(nèi)容，并發(fā)送給流程所設(shè)置的下一環(huán)節(jié)的處理人員。也可以回退給發(fā)送者，暫時(shí)保存處理結(jié)果，查看目前處理狀況。事務(wù)處理過程中能上傳、下載附件。對(duì)于超過處理時(shí)限尚未進(jìn)行處理的待辦事宜進(jìn)行特殊顯示，以提高用戶的注意力。

●已辦事宜：用戶登錄系統(tǒng)后可以通過已辦事宜查看已經(jīng)處理過的事務(wù)，了解目前的狀況及最新的進(jìn)度，如果下一環(huán)節(jié)的處理人員尚未進(jìn)行下一步的處理，用戶可以回收當(dāng)前已經(jīng)處理過的事宜。

●擬辦事宜：用戶前次起草并暫時(shí)保存的事宜（各種流程），在登錄系統(tǒng)后，可以從擬辦事宜中重新打開，編輯并發(fā)送給下一環(huán)節(jié)的處理人員。擬辦事宜如果不需要再進(jìn)行處理，可以直接刪除。

5后臺(tái)維護(hù)管理子系統(tǒng)

系統(tǒng)維護(hù)涉及代碼數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、系統(tǒng)安全的維護(hù)、系統(tǒng)日志數(shù)據(jù)庫、部門管理、用戶管理、用戶權(quán)限控制、表單定義、決策信息定義、字典定義等功能。

6 管理功能

6.1系統(tǒng)管理

●各數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)

系統(tǒng)主要對(duì)收文、發(fā)文、信訪、會(huì)議管理、檔案管理、電子公告、個(gè)人辦公等數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。諸如文件字號(hào)代碼、來文單位代碼、員工代碼、處室代碼等各種代碼的維護(hù)。

●數(shù)據(jù)的清除。
 
●系統(tǒng)安全性維護(hù)。

●系統(tǒng)管理員操作日志

對(duì)系統(tǒng)使用的情況進(jìn)行跟蹤記錄。如用戶名、使用的數(shù)據(jù)庫名、使用日期、使用時(shí)間等。管理和維護(hù)系統(tǒng)日志。日志分為兩種：系統(tǒng)日志和運(yùn)行日志

6.2 人員管理

包括人員名稱、所屬部門、性別、職務(wù)、電話、EMAIL等人員基本資料的添加、修改、刪除，及調(diào)整部門等等功能。
 
6.3 權(quán)限管理

權(quán)限管理分為兩部分，功能的權(quán)限和業(yè)務(wù)權(quán)限。功能權(quán)限指系統(tǒng)的功能執(zhí)行的權(quán)限分配，如：誰可以執(zhí)行車輛的基礎(chǔ)資料維護(hù)，誰可以查詢請(qǐng)假的統(tǒng)計(jì)情況等等。

業(yè)務(wù)權(quán)限指業(yè)務(wù)過程中處理范圍，由流程設(shè)置過程來指定，如張三可以使用請(qǐng)假流程A，李四可以使用請(qǐng)假流程B，流程A中的審批環(huán)節(jié)A由部門主管來審批等等權(quán)限由流程制定過程來設(shè)置。

6.4 表單定義管理

使用表單自定義工具來進(jìn)行表單設(shè)計(jì)。表單定義包括內(nèi)容，內(nèi)容的類型、規(guī)則、布公司、驗(yàn)證條件等資料。

●表單內(nèi)容：有哪些屬性，如合同表單內(nèi)容有：編號(hào)、標(biāo)題、客戶、內(nèi)容摘要、合同日期等等。

●表單類型：對(duì)應(yīng)內(nèi)容的類型，如編號(hào)為字符，標(biāo)題為字符，合同日期為日期類型。類型分為：字符、數(shù)字、日期、字典等。

●表單規(guī)則：對(duì)應(yīng)內(nèi)容附帶的規(guī)則，如編號(hào)可以設(shè)置自動(dòng)編號(hào)規(guī)則，日期的初值為今天的日期?？蛻魪目蛻舯碇嘘P(guān)聯(lián)并選取過來的。等等全部是規(guī)則。

●布公司：輸入界面的設(shè)計(jì)、排版。

●驗(yàn)證：設(shè)置輸入內(nèi)容時(shí)驗(yàn)證條件，如客戶名稱輸入時(shí)不能超過100個(gè)字符等等。

6.5 審批流管理

一般的工作流開發(fā)有兩種模式，既定的流程設(shè)置及自定義、拖放式及圖形化的流程設(shè)置。

（1）、按既定的工作流程處理模式

該模式事先設(shè)計(jì)好業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)發(fā)起后按照既定的處理環(huán)節(jié)進(jìn)行處理。該模式的實(shí)現(xiàn)一般采用“共享庫+郵件”，即所謂的“群件模式”。該模式的最大特點(diǎn)既有共享協(xié)作，又可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)即采用所謂的PUSH技術(shù)。該模式還可以實(shí)現(xiàn)串行的流轉(zhuǎn)和并行流轉(zhuǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展，人類步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，該流轉(zhuǎn)模式已逐不適應(yīng)現(xiàn)代辦公模式的需要。

該模式的缺陷是：

●流程處理環(huán)節(jié)處理方式單一，即使是并行處理，也只能實(shí)現(xiàn)異步處理（即某個(gè)時(shí)刻只能有一個(gè)處理者）。

●流程處理過程中，由于某一環(huán)節(jié)的處理的正確性不能保證，因?yàn)椤叭朔鞘ベt，孰能無過”，在處理者作出處理決策時(shí)，由于知識(shí)的有限性和掌握信息的程度不夠，可能會(huì)作出錯(cuò)誤的處理決策，在該模式下出錯(cuò)后只能收回或轉(zhuǎn)到管理員通過調(diào)整狀態(tài)重新流轉(zhuǎn)，這就大大降低了流轉(zhuǎn)的效率。

●很難實(shí)現(xiàn)流程的動(dòng)態(tài)組合，該模式在處理相對(duì)固定的流程時(shí)，還可以勝任，但在處理非固定流程或較復(fù)雜流程（固定+半固定+完全自由+分支）時(shí)，就顯得力不從心了。

（2）、自定義、拖放式及圖形化的流程設(shè)置

●設(shè)計(jì)思想

流程環(huán)節(jié)多人協(xié)同（共享）處理：在流程中某一處理環(huán)節(jié)可多人進(jìn)行異步或同步處理，既體現(xiàn)系統(tǒng)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)特性，又具有實(shí)時(shí)協(xié)同工作的特點(diǎn)。

流程可視化動(dòng)態(tài)特性：流程處理過程中可動(dòng)態(tài)增加流程或終止流程。

流程處理的并發(fā)性：流程處理過程中，可以將一份文擋（或文件夾）同時(shí)提交幾個(gè)處理環(huán)節(jié)進(jìn)行處理；各個(gè)環(huán)節(jié)處理結(jié)果可以進(jìn)行合并，并自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。

共享文件夾：流程處理過程中，提交的可以是一份文檔，也可以是一個(gè)文件夾，流程處理過程中，具有權(quán)限的人可向文件夾添加文檔。

具有知識(shí)管理特性：在流程處理過程中，可動(dòng)態(tài)查閱有關(guān)的資料和信息，動(dòng)態(tài)圖形化監(jiān)控流程的處理情況。

本系統(tǒng)提供流程定義工具，方便用戶去設(shè)置和調(diào)整流程規(guī)則，用戶可以起草流程、增加流程環(huán)節(jié)，設(shè)置流程的起草人員，定義每個(gè)環(huán)節(jié)的處理人員，定義流程流轉(zhuǎn)路徑，流轉(zhuǎn)的條件等。

用戶登錄系統(tǒng)后可以發(fā)起自己有權(quán)限啟動(dòng)的流程，如張三做為市場部的一名銷售經(jīng)理，有權(quán)限發(fā)起一個(gè)合同審批的流程，選擇合同審批的流程并進(jìn)入流程事務(wù)處理頁面后，可以填寫對(duì)應(yīng)流程的表單內(nèi)容，并發(fā)送給流程所設(shè)置的下一環(huán)節(jié)的處理人員。也可

  
以暫時(shí)保存申請(qǐng)內(nèi)容，以便在下次從擬辦事宜中選擇并繼續(xù)處理。如圖所示為參考的車輛使用申請(qǐng)流程的處理表單界面。

●環(huán)節(jié)可以分為普通環(huán)節(jié)、分流、合流環(huán)節(jié)

普通環(huán)節(jié)是指事務(wù)處理到當(dāng)前環(huán)節(jié)時(shí)有且只有一個(gè)主辦可以處理并指定去向的條件。

普通環(huán)節(jié)可以指定多個(gè)閱知人員（協(xié)辦）。

分流、合流環(huán)節(jié)：是一個(gè)控制環(huán)節(jié)，經(jīng)過分流的控制可以讓下一步同時(shí)交個(gè)不同環(huán)節(jié)不同的處理人員進(jìn)行處理。

分流、合流一定是成對(duì)出現(xiàn)的，分流合流也可以進(jìn)行嵌套。

●指定處理人員時(shí)，可以指定具體人員、部門、環(huán)節(jié)主辦、主管、條件人員等。

●可以通過兩種方式及他們的組合來指定流轉(zhuǎn)路徑。

在環(huán)節(jié)上定義處理動(dòng)作，并在路徑上指定當(dāng)動(dòng)作為A時(shí)，下一處理環(huán)節(jié)為環(huán)節(jié)A，當(dāng)動(dòng)作為B時(shí)下一處理環(huán)節(jié)為環(huán)節(jié)B。

定義路徑條件，可以根據(jù)上一環(huán)節(jié)的狀態(tài)屬性（部門、人員、表單內(nèi)容等）的值來組合條件，作為當(dāng)前路徑的邏輯判斷依據(jù)。

如：發(fā)送人的部門為“部門A” 并且 發(fā)送人職務(wù)為“職務(wù)B”。只有滿足此條件的實(shí)例才能正常發(fā)送到下一環(huán)節(jié)。

●系統(tǒng)可以指定流程狀態(tài)：啟動(dòng)和停止。

啟動(dòng)流程必須驗(yàn)證流程的有效性。無效流程不能啟動(dòng)。

6.6 決策信息定義管理

設(shè)置各種信息查詢的條件及對(duì)所設(shè)置的條件進(jìn)行命名。以便快速查詢。

6.7字典定義

定義各種數(shù)據(jù)字典。例如：請(qǐng)假類別，合同類型等。