如何利用OA造就企業(yè)“google”

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Google的價值不用再討論：讓人隨時隨地訪問到任何在互聯(lián)網上公開的自己感興趣的內容，通過強大的網絡爬蟲把分布在全世界各地的連接在互聯(lián)網上的公開信息進行集中檢索和建立自動化的全文索引。

如果我們把一個企業(yè)的內部可以看作一個有限的互聯(lián)網時，大家都想到了如何在自己的單位內部建立這樣有價值的"內部google"，讓單位內部的人員可以隨時隨地能夠訪問到自己想要的關心企業(yè)內部的信息和數(shù)據(jù)。所以很多企業(yè)開始在企業(yè)內部部署相應的搜索引擎，但當我們部署完成的時候發(fā)現(xiàn)事情并不是一個搜索引擎那么簡單？

企業(yè)內部的信息屬性與GOOGLE所展現(xiàn)信息有一個本質的區(qū)別：信息對象有嚴格的權限屬性，如果一個員工搜索到不應該他看到的信息的時候對一個企業(yè)來講是完全不可接受的。

所以當我們想用協(xié)同辦公軟件來形成內部"google"，必須面對如下問題并要解決好：

1、 如何做好內部的信息的權限劃分？

2、 如何建立獨立的自動更新的有權限劃分的索引？

3、 如何形成類似"Google"信息的自增長體系？

 一、 如何做好內部的信息的權限劃分？

企業(yè)信息的要點：惟有保證信息的安全下才來保證信息的共享和方便獲得

首先我們需要定義好對一個信息對象的權限操作：讀、寫、修和刪，所以我們在規(guī)劃內部的信息分類的時候首先要對這些的權限進行定義。

對不同分類的信息我們需要嚴格設定好相應的讀、寫、修和刪的操作，惟有保證信息的安全下才來保證信息的共享和方便獲得。

第一步：建立一棵企業(yè)內部信息分類樹；

第二步：對這個分類樹的節(jié)點進行權限劃分：誰可以新建、誰可以查看、誰可以復制、誰可以刪、誰可以修改等細致權限；

第三步：在針對一個具體信息對象的時候同樣需要對所對應的目錄樹上的權限劃分進行二次劃分以保證信息的絕對安全（根據(jù)孫悟空的表現(xiàn)，可對孫悟空的緊箍咒可以隨時進行縮放）；

 第四步：對二次權限控制還不夠的，還可以對信息對象進行批量修改共享設置，以便得到最好的共享范圍。

通過以上幾步完成對信息權限的劃分，以便在建立索引時可以被獲得相應的權限對應列表。

二、 如何建立獨立的自動更新的有權限劃分的索引？

搜索引擎技術已經相對成熟，而且應在在企業(yè)內容各類搜索引擎也已經遍地開花，所以我們對采用哪種搜索引擎不在此展開；關鍵是在部署搜索引擎和建立索引時必須要把我們剛才講的權限的劃分對應起來，建立有明確權限劃分的索引。

這樣我們在企業(yè)內部初步建立起來一個"小型的有權限劃分的google"，對企業(yè)員工來講完全可以自助來獲得需要的信息，而且對公司來講也完全可以放心這些信息是在完全受控的條件進行的。

但是我們的工作還沒有完成，為什么google那么被我們喜歡不僅是很google展現(xiàn)歷史的信息，還有更重要的是源源不斷的新的即時信息被納入到google中，所以我們還必須解決一個信息的自增長問題。

三、 如何形成類似"Google"信息的自增長體系？

如果我們在企業(yè)內部的google只是一潭死水的話，那么這個小google也會被員工最后被拋棄，所以我們必須要讓我們企業(yè)內部的小google完成這個信息自增長的使命，而這樣的使命正好是我們協(xié)同辦公軟件的拿手好戲：

1、 通過協(xié)同辦公的郵件系統(tǒng)與我們的文檔權限體系、搜索引擎和索引建立無縫集成，為什么？因為企業(yè)目前大多的信息都是要郵件來傳播，如何這個活水源頭能夠被把握住得花，那么我們就事半功倍。

2、 協(xié)同辦公提供每一個計算機的自動批量歸檔功能，這樣一旦員工機器上的文檔信息被新增以后就可以被探測到被自動詢問是否要按照既定的權限體系進行歸檔。

3、 發(fā)動所有的員工使用協(xié)同辦公(OA)軟件，并把所有工作痕跡留在OA中，這樣完全就解決了我們的信息來源。（因為我們的確不能象GOOGLE的爬蟲一樣去隨便到每一個員工的機器上抓取數(shù)據(jù)，這個必須要有人的判斷參與）

隨著知識經濟的到來，對建立企業(yè)內部GOOGLE這樣的事情已經是一種必然選擇，關鍵是要處理好信息的安全性和共享性，這樣協(xié)同辦公(OA)軟件必能為我們的企事業(yè)單位帶來很大的價值。（CIO時代）