項(xiàng)目管理辦公室的未來(lái)

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“OA辦公系統(tǒng)”通常用來(lái)指代“項(xiàng)目（Program或Project）管理辦公室”，這個(gè)機(jī)構(gòu)也有其它表述方式，比如“企業(yè)項(xiàng)目辦公室”、“項(xiàng)目辦公室”或者“戰(zhàn)略項(xiàng)目辦公室”。 OA辦公系統(tǒng)最初起源于那些需要對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理提供行政和管理支持的大型項(xiàng)目，2000年，由于許多企業(yè)的Y2K問(wèn)題需要大量的協(xié)調(diào)工作量，OA辦公系統(tǒng)才開(kāi)始走上前臺(tái)。

在TQM（全面質(zhì)量管理）非常流行的那段時(shí)間，一些組織的QA（質(zhì)量保證）辦公室可能承擔(dān)著目前的OA辦公系統(tǒng)類似的角色，尤其是當(dāng)這些組織主張或者執(zhí)行一些通用的流程和獨(dú)立評(píng)審的情況下。

過(guò)去的幾年中，許多組織已經(jīng)紛紛建立了OA辦公系統(tǒng)，許多專業(yè)雜志或者會(huì)議上也發(fā)表了大量有關(guān)OA辦公系統(tǒng)的文章。我認(rèn)為，造成OA辦公系統(tǒng)開(kāi)始出現(xiàn)的原因可以歸納為以下幾個(gè)方面：

項(xiàng)目績(jī)效不佳，需要執(zhí)行新的流程去改進(jìn)；
需要管理人員具有項(xiàng)目管理知識(shí)；
追趕行業(yè)潮流的組織認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理對(duì)于組織績(jī)效的重要性；
“卓越中心”方法被應(yīng)用于項(xiàng)目管理過(guò)程中。
在過(guò)去的幾年中，OA辦公系統(tǒng)的作用已經(jīng)發(fā)生了改變，最初只是作為一種項(xiàng)目的支持性組織，現(xiàn)在OA辦公系統(tǒng)開(kāi)始發(fā)揮一種保證性的功能，確保組織使用項(xiàng)目管理的流程，在這種情況下，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)變成了一種被高層管理者用來(lái)確保流程被遵守、識(shí)別低績(jī)效項(xiàng)目并推薦適當(dāng)改善措施的工具。

OA辦公系統(tǒng)起初是一種更關(guān)注本地或者本部門的組織，現(xiàn)在，我們看到許多組織開(kāi)始建立企業(yè)級(jí)的OA辦公系統(tǒng)，協(xié)調(diào)整個(gè)組織的項(xiàng)目管理活動(dòng)。

在某些組織中，OA辦公系統(tǒng)所扮演的角色曾經(jīng)是很有影響力的，但隨著活動(dòng)范圍的縮小，尤其是一些組織開(kāi)展成本節(jié)約活動(dòng)的時(shí)候，OA辦公系統(tǒng)的影響開(kāi)始減少。必須承認(rèn)的是，一些組織的OA辦公系統(tǒng)及其績(jī)效方面的確存在一些問(wèn)題，比如：

OA辦公系統(tǒng)變成了一種官僚機(jī)構(gòu)——制定了許多以控制為目的的程序；
OA辦公系統(tǒng)人滿為患，人為增加了管理成本；
無(wú)法衡量OA辦公系統(tǒng)的工作績(jī)效及其對(duì)于組織的存在價(jià)值；
OA辦公系統(tǒng)沒(méi)有獲得來(lái)自管理層的足夠支持；
OA辦公系統(tǒng)承擔(dān)行政管理職能，但很難識(shí)別關(guān)鍵價(jià)值增加；
OA辦公系統(tǒng)被當(dāng)作管理層的政策制定機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)其總是采取回避的態(tài)度；
與項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目發(fā)起人和其它利益相關(guān)者比較起來(lái)，OA辦公系統(tǒng)不太清楚自己的角色和責(zé)任。
目前存在另外一種趨勢(shì)，有些專家或?qū)W者認(rèn)為OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，有些OA辦公系統(tǒng)經(jīng)理將這種責(zé)任看作是增加其影響力的方式。而通常來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目責(zé)任應(yīng)該是由業(yè)務(wù)發(fā)起人或者作為發(fā)起人代表的項(xiàng)目經(jīng)理承擔(dān)的，從來(lái)沒(méi)有另外一個(gè)聲稱對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)而對(duì)項(xiàng)目的最終成果并不關(guān)心的組織。OA辦公系統(tǒng)對(duì)組織中項(xiàng)目管理的專業(yè)化程度負(fù)責(zé)，但對(duì)單一項(xiàng)目的交付并不承擔(dān)責(zé)任。

OA辦公系統(tǒng)的責(zé)任范圍一般包括：

對(duì)項(xiàng)目管理工作的支持——流程、模板、知識(shí)庫(kù)中的歷史數(shù)據(jù)
獨(dú)立評(píng)審；
為管理層提供統(tǒng)一的項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告；
項(xiàng)目行政管理支持；
開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理能力，比如培訓(xùn)；
獲取并利用來(lái)自項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
調(diào)查顯示，如果OA辦公系統(tǒng)在不顯著增加管理成本的情況下實(shí)現(xiàn)上述要求，那么它肯定能夠在項(xiàng)目管理能力方面為組織增加價(jià)值，以下是這項(xiàng)調(diào)查的結(jié)果：

2002年10月，英國(guó)的KPMG發(fā)現(xiàn)，擁有成熟OA辦公系統(tǒng)的組織的項(xiàng)目成功率比較高，OA辦公系統(tǒng)的成本在項(xiàng)目總成本中的利率在2~3%之間；

2005年，KPMG確認(rèn)了組織中成熟的OA辦公系統(tǒng)所帶來(lái)的項(xiàng)目成功收益。

但是，事物總是發(fā)展變化的，正如OA辦公系統(tǒng)這種組織出現(xiàn)以來(lái)所經(jīng)歷的角色改變一樣，各種變化一直在不斷地發(fā)生著。在本人的另外一篇名為 “通過(guò)項(xiàng)目提交價(jià)值”的文章中，我對(duì)與項(xiàng)目管理、特別是大項(xiàng)目和組合管理有關(guān)的所有工作采取系統(tǒng)性方法的必要性作了論述，下圖所示，這項(xiàng)工作需要來(lái)自高層管理人員的有效治理和OA辦公系統(tǒng)的支持。



在執(zhí)行這種系統(tǒng)方法過(guò)程中，OA辦公系統(tǒng)不