OA系統(tǒng)如何讓流程變得快捷、規(guī)范、低成本?

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后來有人指責王石的做法是對股東的不負責任，說萬科比登山隊更需要他，可是老王不改初衷，反駁道：“如果一旦王石離開萬科，萬科就稀里嘩啦，那這就是一個病態(tài)的企業(yè)”。

事實上，萬科缺少了王石兩個月不但沒有生病，甚至用老王的話說“業(yè)績還是比較可喜的”?？磥砝贤醯拇_有休閑的資本，而其他的經(jīng)理人恐怕就難有這么灑脫了，上班有人騷擾，下班電話騷擾，別說登山，連散步都得找人代勞了。

其實經(jīng)理人大可不必這么忙碌，因為這并是一個值得夸耀的好現(xiàn)象。企業(yè)管理包括戰(zhàn)略、人員、流程和資源這幾個要素，其中流程整合了另外三項，內(nèi)容最多，變化最快，工作量最大，可塑性也最強。健康的企業(yè)是通過流程而不是某個人來運轉的，所以只要經(jīng)理人能塑造一個好的流程，就可以將自己和企業(yè)從很多繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，釋放出時間和精力。

什么是好的流程？如何塑造一個好的流程呢？好流程有三個特點：快捷、規(guī)范、低成本，它實現(xiàn)了企業(yè)各管理要素的有效整合，形成強有力的工作流，具有自動調節(jié)和約束作用，大大提高了整體企業(yè)工作的效率和質量，從而迅速提高執(zhí)行力。它是一個高速運轉的管理機器，維護著企業(yè)健康、有序的運轉。

塑造一個好的流程有兩種手段：一是管理手段，包括企業(yè)組織結構、管理機制、文化理念等方面的創(chuàng)新，這是一個日積月累的過程，是在管理層面上對企業(yè)實行的根本性改造；另一個是技術手段，即通過信息化技術改變傳統(tǒng)的辦公模式，這是一個立竿見影的過程，讓管理創(chuàng)新得到更好的貫徹和效果。比如最典型的辦公自動化系統(tǒng)，即OA。

OA所解決的問題歸根到底都是塑造一個利于企業(yè)運轉的工作流程，以前是這樣，將來也是這樣。現(xiàn)在OA產(chǎn)品有兩個熱點，一是協(xié)同辦公，一是知識管理，其實它們都是制造了一個流程。前者是企業(yè)將所有相關的人、財、物等內(nèi)部和外部資源通過一個辦公平臺實現(xiàn)協(xié)同互動，這是一個整合工作流的流程；后者是對企業(yè)積累的各種知識進行主動的收集、整理、分析、存儲和增值應用，這是一個整合知識流的流程。

現(xiàn)在市場上有很多OA產(chǎn)品，從幾十萬元到幾千元都能找到自己的市場，與汽車不同，OA的價格并非體現(xiàn)質量，而是規(guī)模(包括結構性、穩(wěn)定性、擴展性、用戶數(shù)、附加功能等)，因為所有OA系統(tǒng)的核心功能都是相同的。

在更多的時間里，企業(yè)的競爭力并不在戰(zhàn)略，而在戰(zhàn)術，也就是內(nèi)部管理。這是很明顯的道理，比如兩個企業(yè)都將自己的戰(zhàn)略目標定位于行業(yè)老大，那么接下來做什么呢？就是管理的比拼！在辦公自動化時代已全面到來的今天，應用OA系統(tǒng)對企業(yè)，特別是中小企業(yè)來說，是一個快速整理辦公流程，加強內(nèi)部管理的有效手段。

那么OA系統(tǒng)到底如何讓流程變得快捷、規(guī)范、低成本而富有競爭力呢？以新思創(chuàng)OA為例，首先，信息在網(wǎng)上通過新聞、通知、文件、郵件、短信、論壇、投票等各種形式實現(xiàn)了即時、并行傳輸；輕松的在線審批報告、計劃工作、寫作日記、登記考勤、查閱資料、管理資源、交流溝通而不需要到處奔走，打破了部門、職位壁壘，使企業(yè)形成一支快速反應部隊，所以大大提高了工作的便捷性。

其次，在系統(tǒng)里面，各種信息的傳輸是無障礙、無失真、無延遲的，領導人和員工能及時、直接得到對方思想，不再依靠個人溝通能力；各種資源、知識、文件、制度統(tǒng)一存檔管理，杜絕丟失、泄密和混亂；員工責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮；開放、科學、高效的信息化平臺降低工作內(nèi)耗，避免世故人情，消除暗箱操作；擺脫低級、繁瑣、落后的工作內(nèi)容，致力于核心事務的處理，讓整個工作流程變得規(guī)范高效。

最后，系統(tǒng)實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約紙張等大量辦公用品的消耗，節(jié)省電話費，更節(jié)省人力、時間、精力、管理等各種無形的成本，將寶貴的資源用于促進企業(yè)發(fā)展上。

由此看出，好的OA塑造好的流程，好的流程能夠讓企業(yè)管理趨向一種理想的境界，只要有效應用，會對管理起到很好的輔助作用。如果充分挖掘，還可以得到更多的功效，比如幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才。某些人由于職位或性格所限，有好的思想不能直接反應給上層，卻可能寫在OA系統(tǒng)的論壇、工作日記里面，這時候上層在瀏覽信息的時候就會很容易注意到他，給他更多的機會、更大的空間去施展自己的才能。

管理就是管制和理順，它是通過流程來實現(xiàn)的，流程所起的角色就是將最簡單的事情做到最好，流程需要不斷的完善，因為企業(yè)需要不斷的發(fā)展。中國人向來提倡埋頭苦干，但是現(xiàn)在更需要經(jīng)理人邊干邊看，邊看邊干，因為只有這樣才能看清前面的方向和周圍的形勢，不至于迷失在盲目的工作中。打造一個強有力的工作流程，無疑會讓經(jīng)理人從容有度，事半功倍，也讓企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)、健康、高效發(fā)展。

其實還有比王石更不安分的人，據(jù)說甲骨文公司的董事長曾率領他的團隊奪取過9次美洲杯帆船賽的冠軍，我們不是鼓動經(jīng)理人都跑到外面去玩，而是提出一個問題，那就是真正有效的管理并不一定要忙得一塌糊涂為代價。如果你在打高爾夫的時候接到一個電話：“老板，我們的打印機壞了，怎么辦？”記住，這不是員工的問題，而是你的問題。

(來源：新浪財經(jīng))