辦公自動化軟件在管理工作中的應用

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(一)連接

通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡而存在的虛擬集中式辦公場所。

(二)溝通

及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎。

(三)協(xié)同

以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統(tǒng)之間的關聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。

(四)監(jiān)控

工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。

二、辦公自動化軟件的管理價值

增強管理執(zhí)行力是辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)。從管理學的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規(guī)范流程、加強溝通以增強管理執(zhí)行力。在實際應用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)在以下四個方面。

(一)建立內(nèi)部通訊平臺

平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。

(二)建立信息發(fā)布平臺

公告、調(diào)查、討論的發(fā)布讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。

(三)實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動化

協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對象靈活使用。

(四)實現(xiàn)文件管理的自動化

通過0A辦公平臺進行電子公文的發(fā)布，在協(xié)同工作中設置專門的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現(xiàn)了知識的共享。

三、辦公自動化軟件在公司的應用

(一)連接

就廠區(qū)而言，公司下屬廠、機關處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個分廠和機關處室的電腦連接起來，在廠區(qū)形成了一個依托網(wǎng)絡而存在的虛擬辦公場所。

(二)溝通

通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告發(fā)布均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎。

(三)協(xié)同

協(xié)同是網(wǎng)絡辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素：流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統(tǒng)會自動顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時間、修改者的姓名)。

(四)監(jiān)控

監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點流轉(zhuǎn)情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時可以進行事項跟蹤的設置。

四、辦公自動化軟件的應用體會

首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三：(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安捧了一個虛擬秘書，大大減少了工作量：(3)信息發(fā)布平臺使無效會議減少。

其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創(chuàng)始人首先倡導的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通潤滑劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強了團隊精神。

第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業(yè)務、每個職員的進度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。

第四，規(guī)范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進行。同時，杜絕了越權操作，防范了經(jīng)營風險，增加了監(jiān)督性。

最重要的一點是實現(xiàn)了知識管理。文檔管理自動化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。

五、結束語

第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標準。科技的進步使得企業(yè)可以借助計算機技術提升效益。ERP實現(xiàn)企業(yè)的資源效率，則務軟件實現(xiàn)企業(yè)的資金效率，辦公自動化軟件則提升企業(yè)的信急效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。（萬方數(shù)據(jù)）