淺談企業(yè)引入OA辦公系統(tǒng)的意義

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　　OA辦公系統(tǒng)的理論與項目管理的先進理念都來源于國外，在國內(nèi)算是剛剛興起膨脹階段。只有不斷地探索才能不斷地進步。設(shè)立OA辦公系統(tǒng)是有必要的，具體還是依中國國情而定。實踐才是真正的硬道理。筆者理解，OA辦公系統(tǒng)的引入，主要是為了加強對項目的“企業(yè)級管理”，它不是試圖去替代項目部或項目公司的管理，而是超越各項目之上，在企業(yè)內(nèi)部形成企業(yè)級的項目管理能力。

  公司經(jīng)過做項目都是各產(chǎn)品部門自成一體，各自分別成立自己的一套項目管理模式，實施部夾在中間，既有單獨去開發(fā)人員直接去實施項目，也有邀實施一起參與一些項目。陸續(xù)這樣走下來，直到最近統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，去年有40多個項目竟然拖到了今年，一直沒有什么進展，大家都急著說怎么辦?于是乎，成立了一個所謂的“成本中心”即項目管理部來進行統(tǒng)一進行成本控制、項目質(zhì)量控制?！巴鲅蜓a牢，為時不晚”恰好針對此事與有關(guān)人員聊了一翻了之后，對公司成立OA辦公系統(tǒng)有著重要意義，從以下幾點來分析：

　　1、根據(jù)公司組織機構(gòu)因素，項目統(tǒng)一管理，資源共享

　　翻開以往的項目記錄，能夠找到的資料極為少。各階段文檔嚴重缺乏，導(dǎo)致類似項目在啟動時，只能是重新再來，無法借鑒以往項目的任何經(jīng)驗之類的，唯一值得參考的是項目產(chǎn)品本身，但畢竟作用微乎其微。一但項目離職，所有前期項目成果似乎都付諸東流，又是與客戶的拖延。

　　再者，有些項目完成后，有些文檔不愿意公開，不愿意共享，也成為了項目中一大障礙。設(shè)立OA辦公系統(tǒng)，完善公司自身內(nèi)部機構(gòu)。起到一個統(tǒng)一管理的作用，對項目的各文檔進行監(jiān)督、管理，使各項目能夠充分達到一資源的共享，讓項目的啟動或者實施更為順利。

　　2、提升項目質(zhì)量

　　為了不使公司將來再次出現(xiàn)類似所有項目都在拖延或者暫停情況，必須狠抓項目實施質(zhì)量。項目團隊的建設(shè)、項目過程的監(jiān)督、項目過程中的協(xié)調(diào)都需要一一重視，有了OA辦公系統(tǒng)，雖然不能說就有了一切，畢竟每個項目都有不同之處，但管理模式上可以類似，通過OA辦公系統(tǒng)的統(tǒng)一管理實施，逐層引導(dǎo)，慢慢建立相關(guān)的質(zhì)量評估機制，讓項目順利走向正軌。

　　3、降低項目成本

　　每個團隊各自成一體，對各自的成本無法估量，這無疑對項目管理來說是一不良表現(xiàn)，公司整體更加難以把握。項目的無期限拖延也是表現(xiàn)之一，無法保證項目的時間與質(zhì)量，成本自然隨著增加，導(dǎo)致的是公司整體利潤各方面下降。有一部門在中間進行監(jiān)督統(tǒng)一協(xié)調(diào)，或許會是一種在效的方法。

　　4、降低項目風(fēng)險

　　項目經(jīng)理的離職、文檔的缺失、成本的增加、質(zhì)量無法保證、項目溝通力度不夠等都是導(dǎo)致項目失敗的原因，建立相應(yīng)的風(fēng)險評估機制，減少不必要的損失會是公司選擇OA辦公系統(tǒng)的理由。

　　5、完善項目體制

　　要想有好的管理，首先離不開好的制度。身邊既然遠處不在項目，那管理也是無處不在。對于IT類的項目，管理模式算是在成長中，但是要想獲得好的效益，在競爭中存活，公司內(nèi)部良好的項目管理體制是有效的方法。公司與客戶要想雙贏，這是必經(jīng)之路。

　　企業(yè)級項目管理包括至少以下一些內(nèi)容：一是形成、統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部項目管理的方法論，包括形成統(tǒng)一的項目管理工具、模板及流程;二是就項目管理的知識和技能，對項目(總)經(jīng)理進行支持，包括培訓(xùn)、指導(dǎo)和咨詢建議;三是站在企業(yè)的角度，對項目目標、重要節(jié)點進行設(shè)定，并持續(xù)進行跟蹤、督導(dǎo)和階段性結(jié)果管理;四是在項目和后臺專業(yè)支持、資源保障部門之間建立協(xié)同平臺，以便在項目過程中獲得必要的支持和保障;五是對多個項目(項目群)實現(xiàn)項目組合管理，如項目優(yōu)先級管理、項目間資源共享和經(jīng)營協(xié)同等;六是組織對項目