OA辦公系統(tǒng)實(shí)踐的若干經(jīng)驗(yàn)分享

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OA辦公系統(tǒng)如果在管理中樹立服務(wù)意識，明確自己提供的產(chǎn)品與服務(wù)，通過建立組織級項(xiàng)目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造較大的無形價(jià)值與效益。在很多企業(yè)，研發(fā)人員及項(xiàng)目經(jīng)理常常對OA辦公系統(tǒng)有反感情緒，認(rèn)為其不熟悉業(yè)務(wù)流程與技術(shù)、經(jīng)常要求項(xiàng)目經(jīng)理和研發(fā)人員提交形式化的材料，只審批和監(jiān)控，不能為項(xiàng)目提供良好的服務(wù)。公司領(lǐng)導(dǎo)層也認(rèn)為OA辦公系統(tǒng)人員做事務(wù)性工作，只是消耗成本的管理部門，不能創(chuàng)造效益。一方面與研發(fā)人員觀念有關(guān)，同時(shí)很重要的是OA辦公系統(tǒng)人員沒有樹立良好的服務(wù)意識，提供自己的產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)的價(jià)值。

（1）高級管理者的支持

   這一條不管怎么夸大都不過分。OA辦公系統(tǒng)作為高級管理層的眼睛和耳朵，必須以以總經(jīng)理為核心的高級領(lǐng)導(dǎo)層作為堅(jiān)實(shí)的后盾，才能實(shí)現(xiàn)自已的目標(biāo)。OA辦公系統(tǒng)在一個(gè)組織中，作為一個(gè)專業(yè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，其人數(shù)跟從事生產(chǎn)的團(tuán)隊(duì)相比是比較少的，這就好比一只貓要牽著一頭大象往前走，其天平向何處傾斜是顯而易見的，但是如果加上高級管理層這個(gè)千斤墜，則會(huì)極大地加重OA辦公系統(tǒng)的份量。

   不過，雖然大多數(shù)組織的領(lǐng)導(dǎo)都樂于宣稱其對于OA辦公系統(tǒng)工作的支持，OA辦公系統(tǒng)也要明白：天下沒有免費(fèi)的午餐，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)毫無條件地支持你的工作。因此OA辦公系統(tǒng)要向領(lǐng)導(dǎo)層明確地展示出OA辦公系統(tǒng)為組織所做的不可替代的貢獻(xiàn)，只有這樣，OA辦公系統(tǒng)才能得到領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)不懈地支持。領(lǐng)導(dǎo)的支持是爭取來的，領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)將支持主動(dòng)地送到你的手上。

（2）建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)

　隨著企業(yè)內(nèi)并行項(xiàng)目的增多，項(xiàng)目信息流數(shù)據(jù)的加大，對于項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)分析、工時(shí)統(tǒng)計(jì)、過程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開發(fā)同一項(xiàng)目時(shí)，急需一套分布式的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)進(jìn)行任務(wù)的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項(xiàng)目為單位統(tǒng)一匯總、多項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析等。目前大連百易公司的PMUP統(tǒng)一項(xiàng)目管理平臺，已在銀行業(yè)得到實(shí)踐應(yīng)用。該系統(tǒng)集集成性，實(shí)用性，易用性，可視性，靈活性于一體，既具有大型系統(tǒng)的全面，又具有小系統(tǒng)的簡約，并且以CMMI和PMBOK為理論架構(gòu)，可以說是當(dāng)前市面上不可多得的一款項(xiàng)目管理軟件和管理平臺，甚至可以說是獨(dú)一無二的。

（3）深入到項(xiàng)目中去

OA辦公系統(tǒng)成員不是去檢查項(xiàng)目，而是要幫助項(xiàng)目組解決實(shí)際地問題。要解決問題，就要發(fā)現(xiàn)問題，而發(fā)現(xiàn)問題的重要方法就是走到項(xiàng)目里面去。不存在“我只要和項(xiàng)目組接觸2分鐘，就能發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的所有問題?！边@種神仙級的大仙。因此OA辦公系統(tǒng)成員不但要與項(xiàng)目經(jīng)理交流，還要經(jīng)常和項(xiàng)目組工作在一起，參加項(xiàng)目組的重要會(huì)議，越是項(xiàng)目開始的時(shí)候，越是要多和項(xiàng)目組在一起，越是項(xiàng)目困難的時(shí)候，越是要和項(xiàng)目級在一起。

（4）不打無準(zhǔn)備之仗

OA辦公系統(tǒng)在和項(xiàng)目經(jīng)理交流之前，要帶著問題去，帶著建議去，帶著思想去，而不是帶著檢查表去。這便要求OA辦公系統(tǒng)要對項(xiàng)目提供的信息做深入的分析，同時(shí)從各種渠道了解項(xiàng)目的真實(shí)情況，并針對項(xiàng)目中存在的問題，提出自已的解決方案：問題是什么，為什么會(huì)有這個(gè)問題，建議的措施是什么。

（5）遇到問題，一跟到底

常常會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：OA辦公系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目中存在的問題，同時(shí)也與項(xiàng)目組一起制定了解決方案，但是最后問題卻未得到真正解決，這往往是由于OA辦公系統(tǒng)未對問題進(jìn)行持續(xù)跟蹤而造成的。OA辦公系統(tǒng)對于項(xiàng)目中的問題要明確：問題是什么，問題產(chǎn)生