如何啟動和開展項目辦公室的工作

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    1.概述

    由于一些不通用的、不規(guī)范的項目管理方法在滿足產(chǎn)品迅速上市的目標(biāo)方面越來越缺乏效率，越來越多的組織開始關(guān)注“項目辦公室”方法。本篇提出的方法不僅著眼于滿足組織的短期需求，同時還對項目管理改進(jìn)提出了長期的解決方案。讀者將會明白如何迅速獲取短期價值，同時在運(yùn)營過程中又保持明確的定位?！绊椖哭k公室”方法是基于一些組織的成功經(jīng)驗，并運(yùn)用咨詢經(jīng)驗和行業(yè)研究加以提煉而成。

    2.面臨的問題

    項目人員努力再努力，項目仍舊不能按時完成，其中最糟糕的是沒有人知道造成非預(yù)期的工期拖延和成本超支的原因。每個部門用不同的方式來討論進(jìn)度只會使項目更糟糕；缺少一致性使溝通陷入徹底的混亂。這時顯然需要一個合理的、結(jié)構(gòu)化的項目管理方法，可以考慮實施“項目辦公室”來保持項目管理活動的一致性。但實施該方法會帶來另外一個問題――時間和資源都很有限，因此只能通過改進(jìn)原有的項目管理來解決。這樣做壓力很大，況且由于希望集中精力考慮如何開發(fā)產(chǎn)品，而會無暇顧及其它過程的變更。那么，如何實施“項目辦公室”方法提高項目管理水平，同時兼顧產(chǎn)品開發(fā)和業(yè)務(wù)運(yùn)營呢？

    3.解決方案概覽轉(zhuǎn)貼于：http://www.leadge.com

    問題的答案就是：主動地做好計劃，以滿足短期利益和業(yè)務(wù)需求。關(guān)鍵是要保持實施起來簡單、關(guān)注價值實現(xiàn)、按計劃組織。開始“項目辦公室”方法的實施，要在戰(zhàn)術(shù)上集中，從關(guān)注短期影響、業(yè)務(wù)需求以及最小需求開始。

    在開始階段采用的這種戰(zhàn)術(shù)集中屬于短期行為，同時應(yīng)該考慮長期解決方案，并采取一些預(yù)備步驟使隱藏的工作明朗化，以解決更為復(fù)雜的問題。長期解決方案致力于培養(yǎng)持久的組織成熟度，為組織帶來長期的利益，借助可重復(fù)性的過程保證每一次都能夠滿足產(chǎn)品迅速上市的需要。

    推薦一個四階段的方法來達(dá)到上述目標(biāo)：
    階段一：基礎(chǔ)建立
    階段二：執(zhí)行短期計劃
    階段三：實施長期解決方案
    階段四：支持與改進(jìn)

    4.解決方案細(xì)節(jié)討論

    4.1.階段一：基礎(chǔ)建立

    在這個階段，給“項目辦公室”下定義，并確定好短期目標(biāo)和長期目標(biāo)。恰當(dāng)?shù)卦u估現(xiàn)有能力和目標(biāo)?；陧椖抗芾沓墒於饶Ｐ?，確定組織內(nèi)部的項目管理基準(zhǔn)線，并計劃將來的任務(wù)和活動。舉行一系列的由關(guān)鍵項目干系人參加的會議，專門分析組織現(xiàn)有的能力、面臨挑戰(zhàn)、問題和目標(biāo)。在討論的基礎(chǔ)上形成一份評估報告，確定當(dāng)前組織所處的狀態(tài)以及未來的遠(yuǎn)景，同時起草一份說明短期計劃和長期解決方案的發(fā)展計劃。

    開發(fā)完上層的發(fā)展計劃，接著就是確定“項目辦公室”的職能和人員，識別干系人（包括關(guān)鍵點管理、指導(dǎo)計劃和預(yù)備項目），準(zhǔn)備溝通策略。階段一的結(jié)束標(biāo)志是“項目辦公室”具備了開展工作的資金和已獲批準(zhǔn)可以立即到位的人員。

    4.2.階段二：執(zhí)行短期計劃轉(zhuǎn)貼于：http://www.leadge.com

    在這個階段，啟動“項目辦公室”，實施短期計劃，并開始項目指導(dǎo)。啟動“項目辦公室”包括根據(jù)近期需要確定人員，開始溝通活動，并促使組織關(guān)注“項目辦公室”及其職責(zé)。

    短期計劃和項目指導(dǎo)兩項工作可以向組織顯示“項目辦公室”帶來的、立竿見影的價值。短期計劃是為滿足當(dāng)前需要的解決方案，專門解決關(guān)鍵干系人相關(guān)的問題?？梢粤⒓磳嵤┻@些工作，它們能夠滿足組織較高優(yōu)先級的利益。短期計劃舉例如下：

    項目清單（包括新產(chǎn)品開發(fā)項目，信息技術(shù)項目，業(yè)務(wù)增長項目等）
    項目管理方法體系的配置
    總結(jié)報告和度量體系
    項目回顧
    自帶午餐的培訓(xùn)會
    對新項目和緊急項目的支持
    項目控制組的項目計劃
    一個或多個預(yù)備項目的確認(rèn)和配置
    模板

    與短期計劃相聯(lián)系的第二項工作是項目指導(dǎo)。項目指導(dǎo)是一個能