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OA系統(tǒng)實(shí)施五個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)分析
協(xié)同辦公系統(tǒng)不象其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、erp系統(tǒng))在單位經(jīng)營中那么緊要,協(xié)同辦公軟件所涉及到的流程也不如其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程處理那么規(guī)范,所以在項(xiàng)目推廣應(yīng)用過程中,可能會(huì)出現(xiàn)各種不同的聲音,如覺得實(shí)施辦公系統(tǒng)意義不大,不能帶來實(shí)際的效益。不同聲音多了,領(lǐng)導(dǎo)便會(huì)產(chǎn)生疑惑,信息負(fù)責(zé)人也會(huì)面臨很大的壓力,項(xiàng)目便面臨失敗的可能。因此,在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)時(shí),切莫輕視系統(tǒng)實(shí)施重要性,任何一處環(huán)節(jié)出了問題,都會(huì)造成整條鏈的斷裂。下面是筆者經(jīng)歷OA協(xié)同軟件上百家典型OA項(xiàng)目實(shí)施案例總結(jié)的實(shí)施策略:
1、單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭推廣
如果單位領(lǐng)導(dǎo)帶頭堅(jiān)持使用,那么系統(tǒng)會(huì)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來;如果領(lǐng)導(dǎo)不使用,那么無論信息部門如何努力也難推廣。OA畢竟是“一把手工程”。尤其是一些領(lǐng)導(dǎo),由于年齡關(guān)系,對電腦敬而遠(yuǎn)之,所以有些領(lǐng)導(dǎo)對信息化比較抵觸,現(xiàn)在一些OA廠商考慮到這種實(shí)際情況,在OA中做了一些便利的方法。一般來說,領(lǐng)導(dǎo)使用OA最重要功能是審批,OA廠商把一些領(lǐng)導(dǎo)常用的審批用語通過管理員錄入到OA中,領(lǐng)導(dǎo)只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可進(jìn)行審批,而且可與手寫版配合使用,領(lǐng)導(dǎo)用手寫版直接審批意見。這樣一些人性化的措施,大大降低了一些領(lǐng)導(dǎo)對OA的抵觸心里。
2、系統(tǒng)實(shí)施要分步實(shí)施、從易到難,忌貪一步到位
一般單位都覺得,既然付了這么多錢,那便多要些東西,所以系統(tǒng)功能要求得比較多而全。筆者建議,為了確保項(xiàng)目的順利實(shí)施,以及實(shí)施和推廣的效率,務(wù)必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對簡單的工作流程作為初期實(shí)施功能。如郵件系統(tǒng)、公司的公告、論壇、文檔資料的授權(quán)等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些簡單的流程等。至于一些復(fù)雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車輛管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模塊,OA模塊化的設(shè)計(jì),還可以讓單位省去這部分費(fèi)用,這些暫時(shí)不用的功能的模塊暫時(shí)不購買,實(shí)施順利后再進(jìn)行購買,或者把購買的這些模塊暫時(shí)放到回收站中,在系統(tǒng)應(yīng)用良好情況下系統(tǒng)管理員再逐步的從回收站取出來,進(jìn)行設(shè)置,繼而推廣,這樣的好處是減少員工的心里壓力,如果員工進(jìn)入OA系統(tǒng)之后看到那么多陌生的功能模塊,心里難免有抵觸心理。
3、各部門協(xié)調(diào)配合
OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)往往涉及單位各個(gè)部門、人員,面較廣,而其又體現(xiàn)了新的管理理念和模式,很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣,因此在推廣過程中,難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領(lǐng)導(dǎo)必須與OA的管理部門(尤其是行政部/辦公室)密切配合,制定使用OA的規(guī)章制度,明文要求系統(tǒng)的使用,尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式。
4、前期準(zhǔn)備事關(guān)重要
建議有必要專門成立臨時(shí)組織,要求該主管積極參與,結(jié)合OA廠商提供的資料要求,快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作,如組織結(jié)構(gòu)、流程、各種電子文檔資料等,這樣可以快速啟動(dòng)系統(tǒng)的試運(yùn)行,并很大程度降低了系統(tǒng)推廣難度。
5、確定專門的系統(tǒng)管理員
系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護(hù),一般來說一個(gè)系統(tǒng)管理員就足夠,系統(tǒng)管理員一般都要計(jì)算機(jī)專業(yè)科班出身的人員才合適,系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關(guān)系。另系統(tǒng)管理員的離職交接工作一定要做好,否則新來的系統(tǒng)管理員不熟悉軟件情況,一切又要重新依賴OA供應(yīng)商,這樣給單位帶來很大的被動(dòng),也給OA廠商添加很多麻煩。(CIO時(shí)代)
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