辦公自動(dòng)化OA軟件：管理者的車輪子

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　  　　著名未來學(xué)家托夫勒最重要的預(yù)言：繼農(nóng)業(yè)革命和工業(yè)革命之后，世界將發(fā)生以互聯(lián)網(wǎng)為標(biāo)志的第三次革命浪潮，進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)。如今，第三次浪潮已經(jīng)成為或正在成為事實(shí)，深刻地改變了社會(huì)的信息結(jié)構(gòu)和信息傳遞體制，信息載體正在從以報(bào)紙、書籍為核心的大眾傳媒向互聯(lián)網(wǎng)為核心的網(wǎng)絡(luò)傳媒轉(zhuǎn)變，生產(chǎn)要素也從資本向知識(shí)轉(zhuǎn)變。社會(huì)基礎(chǔ)的改變帶來了競(jìng)爭(zhēng)規(guī)則從以規(guī)模制勝到以效率制勝，從大魚吃小魚，向快魚吃慢魚的轉(zhuǎn)變。對(duì)于管理者，應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)的這種轉(zhuǎn)變，借助高效的管理工具，結(jié)合自己優(yōu)秀的管理才能，執(zhí)行自己的管理思想，最大化創(chuàng)造管理效益。

　　數(shù)字商業(yè)時(shí)代，管理者遭遇的難題

企業(yè)內(nèi)部信息溝通的廣度、深度、質(zhì)量、效率存在不足；有些工作，如果沒有親自督促，要么放任自流要么無人負(fù)責(zé)，致使完美無缺的策略，因?yàn)榈貌坏搅己玫膱?zhí)行而流產(chǎn)；事情和最初的目標(biāo)背道而馳，卻不知道是那個(gè)環(huán)節(jié)、哪個(gè)人身上出了紕漏；一項(xiàng)工作，幾個(gè)人簽字的正常流程走下來，耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，貽誤商機(jī)；企業(yè)部門資料管理混亂，重要文件常常不知所蹤；職員離職，帶來重要資料遺失或泄露的隱患！無法隨時(shí)隨地掌握企業(yè)的全面情況，出差數(shù)天工作即堆積如山。

數(shù)字商業(yè)時(shí)代，管理環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。日益細(xì)化的分工，倍數(shù)地增加了個(gè)體和個(gè)體之間，團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作，同時(shí)更細(xì)化了各個(gè)分工崗位的權(quán)利和責(zé)任；用知識(shí)創(chuàng)造的工作越來越多，管理、監(jiān)督的精確度要求不斷提高；信息量爆增，溝通數(shù)量和質(zhì)量都在要求提升；知識(shí)、創(chuàng)新是將來最核心的競(jìng)爭(zhēng)能力，知識(shí)管理是各類組織未來最重要的管理任務(wù)。處在一個(gè)復(fù)雜、多變的管理環(huán)境中，作為一個(gè)出色的企業(yè)管理者，優(yōu)秀的管理才能毋焉質(zhì)疑是必須的。但優(yōu)秀的管理思想，離開了優(yōu)秀的管理工具來實(shí)踐，出色的策略構(gòu)思，離開了完整的執(zhí)行，它也只能停留在意識(shí)狀態(tài)，不能轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的效益。

　　OA軟件，管理思想的機(jī)器化

計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，使我們身邊的很多事情變的簡(jiǎn)單和規(guī)范。90年代初期WORD的出現(xiàn)，幫助人們從繁重的事物工作中解脫出來，但它僅僅是一種個(gè)人辦公軟件。90年代后期，隨著對(duì)協(xié)同化辦公與知識(shí)管理的需求日益強(qiáng)烈，企業(yè)級(jí)的辦公管理軟件以及實(shí)踐企業(yè)家管理思想的管理工具應(yīng)運(yùn)而生。辦公自動(dòng)化軟件（簡(jiǎn)稱OA）是結(jié)合先進(jìn)的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術(shù)和Web技術(shù)開發(fā)的軟件產(chǎn)品，其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個(gè)人實(shí)現(xiàn)輕松辦公、提高管理效率，它是管理者借以實(shí)踐對(duì)群體管理的工具，是組織網(wǎng)絡(luò)辦公、協(xié)同辦公的軟件。

      如果把管理思想比做一部車，那么管理工具應(yīng)該就是車輪子，是它使得管理思想轉(zhuǎn)動(dòng)起來并飛速前行。而辦公自動(dòng)化軟件就是使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，使企業(yè)重新注入靈活、效率和規(guī)范因子的管理工具。顯然，優(yōu)秀的管理工具是幫助管理者、組織在競(jìng)爭(zhēng)中制勝的利器。

　　OA軟件：形成、傳播、發(fā)展企業(yè)習(xí)慣的好工具

管理者最大的任務(wù)就是一個(gè)戰(zhàn)略、策略制定并監(jiān)督執(zhí)行，在這過程中，關(guān)鍵核心不是目標(biāo)的設(shè)定，而是執(zhí)行的過程控制。國(guó)外的很多大型組織或企業(yè)，經(jīng)過上百年的發(fā)展，不斷發(fā)展壯大，形成了高效、規(guī)范、程序化的管理機(jī)制，這是一種企業(yè)習(xí)慣，支持組織完整執(zhí)行戰(zhàn)略步驟，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。近年來，他們正在運(yùn)用包括OA軟件在內(nèi)的IT技術(shù)將這種企業(yè)習(xí)慣機(jī)器化，支撐組織高效、健康運(yùn)轉(zhuǎn)。

OA軟件的目標(biāo)是幫助客戶快速地建立起一個(gè)彈性、靈活、高效的電子化協(xié)同辦公與知識(shí)管理環(huán)境。以國(guó)內(nèi)專業(yè)的辦公自動(dòng)化軟件廠商合強(qiáng)軟件的合強(qiáng)智能辦公系統(tǒng)為例，它主要實(shí)現(xiàn)了四個(gè)方面的功能。

   ● 建立內(nèi)部通訊平臺(tái)； ● 實(shí)現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化；

   ● 建立信息發(fā)布平臺(tái)； ● 實(shí)現(xiàn)文件管理的自動(dòng)化。


　　OA軟件的這些功能將幫助管理者實(shí)現(xiàn)以下的目的：

首先是讓管理工作變得輕松輕松。原因來自三方面：一、信息流通快，以前兩三天處理一個(gè)報(bào)告的事，在平臺(tái)上可以壓縮在一個(gè)小時(shí)以內(nèi)；二、文件和工作都被自動(dòng)、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待半工作清晰明了。相當(dāng)于給使用者安排了一個(gè)虛擬秘書，大大減低工作量。三、信息發(fā)布平臺(tái)使無效會(huì)議減少。

 其次是協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀(jì)，福特汽車的創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)了專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式，是一個(gè)偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低，就成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力新的驅(qū)動(dòng)因素。OA軟件不僅幫助你建設(shè)無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通潤(rùn)滑劑。而且提高了企業(yè)的部門間的協(xié)作能力，提高了團(tuán)隊(duì)精神。

       第三、管理效率提高了。在OA平臺(tái)上，可以了解每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個(gè)人的進(jìn)度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個(gè)環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，并借此提高組織的工作效率和管理效率。

       第四、規(guī)范性增強(qiáng)。在辦公自動(dòng)化平臺(tái)上，人的意志無法改變程序運(yùn)行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度行使。同時(shí)，相應(yīng)的責(zé)任權(quán)利對(duì)應(yīng)相應(yīng)的權(quán)利，杜絕越權(quán)超作，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，增加了監(jiān)督性，

 最重要一點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。文檔管理的自動(dòng)化，一是可以使優(yōu)秀員工思想、技能不斷積累和創(chuàng)新。二是即時(shí)管理、更新每個(gè)部門的各種資料，例如客戶資料，使得組織可以減低人員離職時(shí)所帶來的人事成本等。

 第三次浪潮的到來，使得對(duì)效率的追求正在演變成整體競(jìng)爭(zhēng)能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)?？萍嫉倪M(jìn)步使得企業(yè)可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)提升效益，ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源效率，財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金效率，OA軟件則提升企業(yè)的信息效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力的必需品。