辦公自動化OA軟件：管理者的車輪子

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　  　　著名未來學家托夫勒最重要的預言：繼農(nóng)業(yè)革命和工業(yè)革命之后，世界將發(fā)生以互聯(lián)網(wǎng)為標志的第三次革命浪潮，進入知識經(jīng)濟社會。如今，第三次浪潮已經(jīng)成為或正在成為事實，深刻地改變了社會的信息結構和信息傳遞體制，信息載體正在從以報紙、書籍為核心的大眾傳媒向互聯(lián)網(wǎng)為核心的網(wǎng)絡傳媒轉變，生產(chǎn)要素也從資本向知識轉變。社會基礎的改變帶來了競爭規(guī)則從以規(guī)模制勝到以效率制勝，從大魚吃小魚，向快魚吃慢魚的轉變。對于管理者，應該適應社會的這種轉變，借助高效的管理工具，結合自己優(yōu)秀的管理才能，執(zhí)行自己的管理思想，最大化創(chuàng)造管理效益。

　　數(shù)字商業(yè)時代，管理者遭遇的難題

企業(yè)內(nèi)部信息溝通的廣度、深度、質量、效率存在不足；有些工作，如果沒有親自督促，要么放任自流要么無人負責，致使完美無缺的策略，因為得不到良好的執(zhí)行而流產(chǎn)；事情和最初的目標背道而馳，卻不知道是那個環(huán)節(jié)、哪個人身上出了紕漏；一項工作，幾個人簽字的正常流程走下來，耗費很長時間，貽誤商機；企業(yè)部門資料管理混亂，重要文件常常不知所蹤；職員離職，帶來重要資料遺失或泄露的隱患！無法隨時隨地掌握企業(yè)的全面情況，出差數(shù)天工作即堆積如山。

數(shù)字商業(yè)時代，管理環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。日益細化的分工，倍數(shù)地增加了個體和個體之間，團隊和團隊之間的協(xié)作，同時更細化了各個分工崗位的權利和責任；用知識創(chuàng)造的工作越來越多，管理、監(jiān)督的精確度要求不斷提高；信息量爆增，溝通數(shù)量和質量都在要求提升；知識、創(chuàng)新是將來最核心的競爭能力，知識管理是各類組織未來最重要的管理任務。處在一個復雜、多變的管理環(huán)境中，作為一個出色的企業(yè)管理者，優(yōu)秀的管理才能毋焉質疑是必須的。但優(yōu)秀的管理思想，離開了優(yōu)秀的管理工具來實踐，出色的策略構思，離開了完整的執(zhí)行，它也只能停留在意識狀態(tài)，不能轉變?yōu)楝F(xiàn)實的效益。

　　OA軟件，管理思想的機器化

計算機的出現(xiàn)，使我們身邊的很多事情變的簡單和規(guī)范。90年代初期WORD的出現(xiàn)，幫助人們從繁重的事物工作中解脫出來，但它僅僅是一種個人辦公軟件。90年代后期，隨著對協(xié)同化辦公與知識管理的需求日益強烈，企業(yè)級的辦公管理軟件以及實踐企業(yè)家管理思想的管理工具應運而生。辦公自動化軟件（簡稱OA）是結合先進的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術和Web技術開發(fā)的軟件產(chǎn)品，其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個人實現(xiàn)輕松辦公、提高管理效率，它是管理者借以實踐對群體管理的工具，是組織網(wǎng)絡辦公、協(xié)同辦公的軟件。

      如果把管理思想比做一部車，那么管理工具應該就是車輪子，是它使得管理思想轉動起來并飛速前行。而辦公自動化軟件就是使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，使企業(yè)重新注入靈活、效率和規(guī)范因子的管理工具。顯然，優(yōu)秀的管理工具是幫助管理者、組織在競爭中制勝的利器。

　　OA軟件：形成、傳播、發(fā)展企業(yè)習慣的好工具

管理者最大的任務就是一個戰(zhàn)略、策略制定并監(jiān)督執(zhí)行，在這過程中，關鍵核心不是目標的設定，而是執(zhí)行的過程控制。國外的很多大型組織或企業(yè)，經(jīng)過上百年的發(fā)展，不斷發(fā)展壯大，形成了高效、規(guī)范、程序化的管理機制，這是一種企業(yè)習慣，支持組織完整執(zhí)行戰(zhàn)略步驟，實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。近年來，他們正在運用包括OA軟件在內(nèi)的IT技術將這種企業(yè)習慣機器化，支撐組織高效、健康運轉。

OA軟件的目標是幫助客戶快速地建立起一個彈性、靈活、高效的電子化協(xié)同辦公與知識管理環(huán)境。以國內(nèi)專業(yè)的辦公自動化軟件廠商合強軟件的合強智能辦公系統(tǒng)為例，它主要實現(xiàn)了四個方面的功能。

   ● 建立內(nèi)部通訊平臺； ● 實現(xiàn)工作流轉的自動化；

   ● 建立信息發(fā)布平臺； ● 實現(xiàn)文件管理的自動化。


　　OA軟件的這些功能將幫助管理者實現(xiàn)以下的目的：

首先是讓管理工作變得輕松輕松。原因來自三方面：一、信息流通快，以前兩三天處理一個報告的事，在平臺上可以壓縮在一個小時以內(nèi)；二、文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待半工作清晰明了。相當于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減低工作量。三、信息發(fā)布平臺使無效會議減少。

 其次是協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀，福特汽車的創(chuàng)始人首先倡導了專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式，是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低，就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。OA軟件不僅幫助你建設無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通潤滑劑。而且提高了企業(yè)的部門間的協(xié)作能力，提高了團隊精神。

       第三、管理效率提高了。在OA平臺上，可以了解每項業(yè)務、每個人的進度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，并借此提高組織的工作效率和管理效率。

       第四、規(guī)范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度行使。同時，相應的責任權利對應相應的權利，杜絕越權超作，防范經(jīng)營風險，增加了監(jiān)督性，

 最重要一點就是實現(xiàn)知識管理。文檔管理的自動化，一是可以使優(yōu)秀員工思想、技能不斷積累和創(chuàng)新。二是即時管理、更新每個部門的各種資料，例如客戶資料，使得組織可以減低人員離職時所帶來的人事成本等。

 第三次浪潮的到來，使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標準?？萍嫉倪M步使得企業(yè)可以借助計算機技術提升效益，ERP實現(xiàn)企業(yè)的資源效率，財務軟件實現(xiàn)企業(yè)資金效率，OA軟件則提升企業(yè)的信息效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。