會議管理

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實現(xiàn)對實際會議的從召集、準(zhǔn)備、召開、記錄等一系列現(xiàn)實操作的網(wǎng)絡(luò)模擬管理。同時實現(xiàn)會議記錄歸檔的功能。會議管理系統(tǒng)實現(xiàn)對所有會議的管理，主要對計劃會議和日常會議進行管理,實現(xiàn)會議安排的起草、審批、會議通知、會議紀(jì)要和出勤記錄進行管理。

可由管理員自定義流程并配制具體的環(huán)節(jié)。管理內(nèi)容包括會議室基本資料，即名稱、地址、面積、容納人數(shù)、設(shè)備狀況（投影儀、電腦、電話、網(wǎng)線等），狀態(tài)等等，用戶可以通過會議審批流程完成會議室的申請、審批、預(yù)定及準(zhǔn)備等工作，會議審批內(nèi)容包括：主題、時間、與會人員、人數(shù)、所需設(shè)施、預(yù)計時間、重要程度等等內(nèi)容。同時用戶還可以查詢會議室的使用情況及申請狀況。并能對會議室的使用情況做統(tǒng)計分析。流程如下圖所示。
 

具體過程如下：

（1）、會議計劃

提供計劃會議的匯總、審批功能，各處室每年初指定一個時間上報會議計劃，發(fā)送到綜合文秘，由綜合文秘進行匯總，提請公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后返回各處室作為一年召開計劃會議的依據(jù)，審批后的會議計劃作為全年計劃會議的初始資料，供以后開會統(tǒng)計、比較用。

（2）、提出議題議程

會議主辦單位負(fù)責(zé)起草會議安排，確定會議議題、議程、內(nèi)容、參加人員、類別（計劃內(nèi)，計劃外，日常會議）等，通過領(lǐng)導(dǎo)日程安排系統(tǒng)的參考來確定會議的時間，保證有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加會議并根據(jù)情況確定會議地點。

（3）、會議地點安排

由會議主辦單位負(fù)責(zé)落實會議地點，計劃（含計劃外）會議由主辦單位自行確定會議地點，日常會議要預(yù)定會議室，填寫會議室使用單。系統(tǒng)提供會議室自動安排功能。對已安排好的會議室，綜合文秘有權(quán)作調(diào)整。

（4）、會議審批

填好會議安排后，計劃會議提交辦公室審批。計劃外會議提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。日常會議不用審批。會議安排以電子郵件方式通知與會人員。若未通過審批，則駁回結(jié)束。

（5）、發(fā)會議通知

會議安排以電子郵件方式或短信方式通知與會人員。

（6）、回復(fù)

與會人員接到會議通知后，即可回復(fù)會議主辦單位參加與否。

（7）、會議記錄

會議舉行時，由大會秘書記錄簽到，統(tǒng)計會議出勤情況，由專人錄入會議紀(jì)要和決議。

（8）、校對

會議紀(jì)要整理校對。

（9）、歸檔

將會議過程記錄文件歸檔。

（10）、查詢和統(tǒng)計

提供對會議情況的查詢和統(tǒng)計功能。

（11）、會議決議執(zhí)行情況匯報