如何選擇OA系統(tǒng)  關(guān)于OA的五大誤區(qū)

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應(yīng)用OA系統(tǒng)實行辦公自動化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里賽飛例舉十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。

誤區(qū)一：自己開發(fā)

     自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時升級、維護，可控性強，能避免上當受騙，但實際上呢？

     首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，包括計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個需要綜合各種人才的團隊工程，一個或者幾個普通程序員已經(jīng)很難做好；

     其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆，不能夠真正實現(xiàn)提升管理水平的目的；

     再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期；

     最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。

因此除了個別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。

誤區(qū)二：功能越全越好

     只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴充的，但這是你必需的么？

     首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；

     其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護越麻煩；

     再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入太大；

     最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。

     選購OA系統(tǒng)時應(yīng)該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點，那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。

     需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點，有的OA集成了人事、客戶、財務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作。

誤區(qū)三：價格越貴越好

     判斷一個產(chǎn)品好不好的根本原則不是看它的價格是不是最貴，而是看它是否適合自己，OA系統(tǒng)更是如此。其實所有的OA系統(tǒng)80％的核心內(nèi)容都是相同的，但是有的軟件在上面增加上一些附加功能或者在某一項上有所強化，而功能每增加10％，價格便會增加100％－200％，給用戶造成很重的經(jīng)濟負擔(dān)，往往是花了大價錢買了自己并不需要的附加功能產(chǎn)品。

誤區(qū)四：系統(tǒng)越開放、越自由越好

     網(wǎng)絡(luò)的一個基本特征就是開放、自由，但是完全的開放和自由也會給用戶帶來很大的應(yīng)用風(fēng)險，比如財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、配方工藝等重要文件如果在網(wǎng)上可以隨意瀏覽，很容易泄密，給用戶造成不可估量的損失。但是，不放在網(wǎng)上又不便于統(tǒng)一管理，因此最好的解決方案就是能夠?qū)λ鼈冞M行權(quán)限管理，根據(jù)權(quán)限等級，只有具有一定級別的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到，這就既方便管理又防止泄密。

誤區(qū)五：軟件應(yīng)該完全符合企業(yè)的辦公習(xí)慣

     軟件的確要適合用戶的辦公習(xí)慣，但是也要體現(xiàn)它自身的思想和特點，因為這是軟件的作用所在，價值體現(xiàn)。

     OA軟件不是舊模式的新版本，它融合了先進的管理理念和積極的工作態(tài)度，優(yōu)秀的OA軟件更是代表了未來辦公的趨勢，如知識管理、協(xié)同辦公等思想，另外它公開、公正、透明的特點也可能會觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理，因此在開始應(yīng)用時會與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，這就要求用戶能夠除舊納新，轉(zhuǎn)變思維，勇于變革，因為這是必須要堅持的東西。

     改革是要付出一定努力的，所以用戶應(yīng)該選擇那些具有先進的管理思想，能夠產(chǎn)生實際效益的OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的習(xí)慣和使用上的簡單，也要主動的去適應(yīng)軟件，因為這歸根到底是接受新的管理思想。