如何選擇OA系統(tǒng)  關(guān)于OA的五大誤區(qū)

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應(yīng)用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過(guò)程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里賽飛例舉十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶(hù)借鑒。

誤區(qū)一：自己開(kāi)發(fā)

     自己開(kāi)發(fā)OA更能夠滿(mǎn)足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？

     首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來(lái)越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好；

     其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無(wú)法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì)，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己?jiǎn)挝坏霓k公流程進(jìn)行簡(jiǎn)單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的；

     再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長(zhǎng)融合期；

     最后，開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬(wàn)元，很多都要數(shù)十萬(wàn)元，顯然得不償失。

因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開(kāi)發(fā)。

誤區(qū)二：功能越全越好

     只要你肯付錢(qián)，軟件的功能是可以無(wú)限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？

     首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；

     其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；

     再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大；

     最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。

     選購(gòu)OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿(mǎn)足自己核心需求的既便宜又容易二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)。

     需要注意的是，為滿(mǎn)足中小企業(yè)客戶(hù)“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶(hù)、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來(lái)很美”，并不能代替專(zhuān)業(yè)的管理軟件，只能做最簡(jiǎn)單的記錄和備份工作。

誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好

     判斷一個(gè)產(chǎn)品好不好的根本原則不是看它的價(jià)格是不是最貴，而是看它是否適合自己，OA系統(tǒng)更是如此。其實(shí)所有的OA系統(tǒng)80％的核心內(nèi)容都是相同的，但是有的軟件在上面增加上一些附加功能或者在某一項(xiàng)上有所強(qiáng)化，而功能每增加10％，價(jià)格便會(huì)增加100％－200％，給用戶(hù)造成很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，往往是花了大價(jià)錢(qián)買(mǎi)了自己并不需要的附加功能產(chǎn)品。

誤區(qū)四：系統(tǒng)越開(kāi)放、越自由越好

     網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)基本特征就是開(kāi)放、自由，但是完全的開(kāi)放和自由也會(huì)給用戶(hù)帶來(lái)很大的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，比如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)資料、配方工藝等重要文件如果在網(wǎng)上可以隨意瀏覽，很容易泄密，給用戶(hù)造成不可估量的損失。但是，不放在網(wǎng)上又不便于統(tǒng)一管理，因此最好的解決方案就是能夠?qū)λ鼈冞M(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)權(quán)限等級(jí)，只有具有一定級(jí)別的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到，這就既方便管理又防止泄密。

誤區(qū)五：軟件應(yīng)該完全符合企業(yè)的辦公習(xí)慣

     軟件的確要適合用戶(hù)的辦公習(xí)慣，但是也要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)。

     OA軟件不是舊模式的新版本，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，優(yōu)秀的OA軟件更是代表了未來(lái)辦公的趨勢(shì)，如知識(shí)管理、協(xié)同辦公等思想，另外它公開(kāi)、公正、透明的特點(diǎn)也可能會(huì)觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理，因此在開(kāi)始應(yīng)用時(shí)會(huì)與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，這就要求用戶(hù)能夠除舊納新，轉(zhuǎn)變思維，勇于變革，因?yàn)檫@是必須要堅(jiān)持的東西。

     改革是要付出一定努力的，所以用戶(hù)應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生實(shí)際效益的OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的習(xí)慣和使用上的簡(jiǎn)單，也要主動(dòng)的去適應(yīng)軟件，因?yàn)檫@歸根到底是接受新的管理思想。