協(xié)同管理醫(yī)好建筑業(yè)通病

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2007年5月底，上海金工建設(shè)（集團(tuán)）有限公司的信息管理辦公室掌聲一片，當(dāng)天金工集團(tuán)與復(fù)旦協(xié)達(dá)簽署了協(xié)同OA平臺(tái)合作協(xié)議，圍繞在公司管理者頭上的流程紊亂、信息斷流問題終于有望解決。
 
上海金工建設(shè)（集團(tuán)）有限公司創(chuàng)建于1990年，注冊(cè)資本8000萬元，是具有建設(shè)部頒發(fā)的房屋建筑工程施工總承包一級(jí)、市政公用工程施工總承包一級(jí)、地基與基礎(chǔ)工程專業(yè)承包一級(jí)及鋼結(jié)構(gòu)工程專業(yè)承包二級(jí)、建筑裝修裝飾工程專業(yè)承包二級(jí)、堤防工程專業(yè)承包三級(jí)以及城市園林綠化三級(jí)資質(zhì)證書的大中型企業(yè)。集團(tuán)總部現(xiàn)有各類工程技術(shù)和管理人員300多人，另有多家各地分公司。
 
建筑業(yè)分散性導(dǎo)致三大難題
 
建筑企業(yè)的分散性同樣在金工上得到體現(xiàn)--現(xiàn)場項(xiàng)目部往往處在各個(gè)不同的城市，即使在上海的工地項(xiàng)目，也離集團(tuán)總部幾十公里，企業(yè)近幾年的快速發(fā)展忽略了內(nèi)部系統(tǒng)管理的重要性，導(dǎo)致了三大難題的出現(xiàn)：
 
①管理信息斷流的問題。集團(tuán)與各項(xiàng)目部、子公司之間信息缺少統(tǒng)一的接口和辦公平臺(tái)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的管理信息流經(jīng)常出現(xiàn)"阻塞"、"斷流"等現(xiàn)象。項(xiàng)目部電話告知總部某一事項(xiàng)，結(jié)果除了接電話的人，其它人均不知情，這樣的事情屢屢發(fā)生，工作配合的"斷層"問題難以解決。
 
②工作流標(biāo)準(zhǔn)化的問題。未能形成工作流模型，對(duì)各種事務(wù)的過程不能進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致不能及時(shí)監(jiān)控施工進(jìn)度與采購、庫存差異的情況，增加了公司成本。
 
③協(xié)同組織行為的問題?？绮块T的協(xié)同工作，只依靠傳統(tǒng)的手工處理或個(gè)別部門電腦處理，生產(chǎn)、采購、銷售等跟蹤反饋結(jié)果成級(jí)數(shù)遞減；各項(xiàng)目、各分公司的信息處理分散，浪費(fèi)大量的人力、物力、時(shí)間。

從何下手？

這些問題都是建筑行業(yè)由來已久的通病，因此，上海金工雖然考察了協(xié)達(dá)軟件的各個(gè)指標(biāo)，但也不禁置疑，它到底能不能切實(shí)解決企業(yè)的問題？為了幫助上海金工全面、客觀、準(zhǔn)確地了解和理解協(xié)同的理念、技術(shù)、產(chǎn)品和應(yīng)用領(lǐng)域，消除概念誤區(qū)和困惑，復(fù)旦協(xié)達(dá)進(jìn)行了實(shí)地考證，并進(jìn)行系統(tǒng)分析后決定在以下方面入手：
 
在金工大力推行協(xié)同應(yīng)用系統(tǒng)，解決跨組織流程的重組，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)的協(xié)同管理；解決施工、庫存、采購的固定流程應(yīng)用問題，實(shí)現(xiàn)固定流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
 
項(xiàng)目啟動(dòng)同時(shí)，上海金工對(duì)其現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)以及管理模式進(jìn)行了同步調(diào)整，利用協(xié)同管理軟件對(duì)崗位和人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行了細(xì)化。
 
復(fù)旦協(xié)達(dá)協(xié)同管理軟件在上海金工主要實(shí)現(xiàn)了綜合BPM辦公平臺(tái)、工作交流及知識(shí)管理、工作流程及表單的標(biāo)準(zhǔn)化管理三大應(yīng)用。
 
①BPM協(xié)同辦公平臺(tái)。由于上海金工需要與子公司和分布在不同地區(qū)的項(xiàng)目部交互信息，共同完成某一項(xiàng)目，因此，協(xié)調(diào)管理費(fèi)用非常高。通過協(xié)同辦公平臺(tái)很好地把需要多點(diǎn)確認(rèn)的流程，通過系統(tǒng)固化下來，大幅減少溝通成本，同時(shí)給多個(gè)分子公司以及集團(tuán)之間提供高效、良性的協(xié)同信息平臺(tái)，以達(dá)到信息交互和文件共享，滿足了上海金工的組織現(xiàn)狀。
 
②工作交流及知識(shí)管理。工作交流管理是架構(gòu)在復(fù)旦協(xié)達(dá)協(xié)同管理系統(tǒng)的的知識(shí)管理上，提供多層次、多角度的交流及共享需求，允許企業(yè)在任何地點(diǎn)和時(shí)間張貼公告、進(jìn)行討論及投票，并將不同等級(jí)的公告賦予不同權(quán)限的人。這為每個(gè)員工提供一個(gè)個(gè)性化的信息門戶，每個(gè)員工都可以在這里發(fā)出自己的疑惑并得到全體員工的幫助，同時(shí)與大家共享自己的經(jīng)驗(yàn)。這為增強(qiáng)員工的技能素質(zhì)起到了很大的作用。
 
③工作流程及表單的標(biāo)準(zhǔn)化管理。上海金工的員工分散在各地，且經(jīng)常出差，相關(guān)的數(shù)據(jù)信息主要采用基于人工傳遞、電話、E-mail的形式，造成外派人員與公司人員的信息不能同步共享。因此，在工作中，經(jīng)常造成時(shí)間的拖延，信息不能及時(shí)互動(dòng)。
協(xié)同管理軟件使得金工的工作流程借助于標(biāo)準(zhǔn)化表單安全高效地流轉(zhuǎn)，提高了上海金工跨組織、跨地域?qū)徟目焖夙憫?yīng)能力。

穩(wěn)坐辦公室掌控全局

在軟件上線投入使用后，上海金工信息管理辦公室特意對(duì)員工進(jìn)行了使用情況調(diào)查，對(duì)于BPM協(xié)同辦公平臺(tái)和項(xiàng)目協(xié)作，員工給予了最多的反饋和評(píng)價(jià)。
 
①以前金工的人事、客戶、財(cái)務(wù)均有自己的應(yīng)用系統(tǒng)，系統(tǒng)相互獨(dú)立。由于統(tǒng)計(jì)時(shí)間的滯后及統(tǒng)計(jì)時(shí)的人為誤差，經(jīng)常造成3個(gè)系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)不一致，員工為了求證，只能反復(fù)登陸3個(gè)系統(tǒng)，再反復(fù)向相關(guān)部門人員咨詢，非常繁瑣，且容易出錯(cuò)。
 
現(xiàn)在，員工們只需登陸一次BPM協(xié)同辦公平臺(tái)，（在系統(tǒng)授予的權(quán)限范圍內(nèi)）通過EAI功能直接調(diào)用各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，不符之處通過系統(tǒng)提醒登記人。在這個(gè)辦公平臺(tái)的幫助下，全公司每個(gè)員工似乎坐在辦公室里即能掌控全局。
 
②公司下設(shè)有各個(gè)項(xiàng)目部，由于業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，人手緊張，2個(gè)項(xiàng)目部互相抽調(diào)人手，以及不同項(xiàng)目部共同完成1個(gè)大項(xiàng)目的情況非常多。以前往往采用電話向總部及其它項(xiàng)目部請(qǐng)求，總部聯(lián)絡(luò)人經(jīng)常顧了這頭忘了那頭。經(jīng)常發(fā)生某項(xiàng)目部臨時(shí)缺人，而抽調(diào)到另一項(xiàng)目部的人卻空著沒事做。
 
而現(xiàn)在，所有標(biāo)準(zhǔn)表單進(jìn)入?yún)f(xié)同平臺(tái)進(jìn)行流轉(zhuǎn)--哪個(gè)地方何時(shí)何地需要人，哪個(gè)地方何時(shí)何地人有富余，如何調(diào)配，申請(qǐng)審批流程到哪步了，上系統(tǒng)一查，非常清楚?，F(xiàn)在人員調(diào)配幾乎已完全自動(dòng)化，通過系統(tǒng)完成。"亂打電話，求爺爺告奶奶的時(shí)代一去不復(fù)返了。"項(xiàng)目部小劉為此非常滿意。
 
而對(duì)于部分高級(jí)工程師及管理人員來說，系統(tǒng)也把他們解放了出來。以往他們經(jīng)常疲于奔命在各個(gè)項(xiàng)目部之間，現(xiàn)在通過BPM協(xié)同平臺(tái)的工作流管理，遠(yuǎn)程協(xié)同工作成為現(xiàn)實(shí)。對(duì)同一技術(shù)難題的探討、會(huì)議、決定、審批都在系統(tǒng)中完成，幾位高級(jí)工程師已經(jīng)不再像陀螺一樣忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)了。
 
自5月底項(xiàng)目正式啟動(dòng)以來，上海金工建設(shè)了統(tǒng)一有效的工作交流、協(xié)同辦公的平臺(tái)，不僅擁有了固化標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，而且降低組織運(yùn)營及管理成本，還保證了各項(xiàng)工作記錄的完整性； 公司決策者現(xiàn)在可以隨時(shí)了解員工的工作進(jìn)度、公司施工進(jìn)度，從而安排工作日程等，提升高層領(lǐng)導(dǎo)的決策效率。
 
用上海金工的話說--"金工趕上了協(xié)同時(shí)代"，一個(gè)傳統(tǒng)的建筑企業(yè)從此穩(wěn)坐到城樓，愜意地觀賞起了山景。(it168)