協(xié)同管理醫(yī)好建筑業(yè)通病

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2007年5月底，上海金工建設（集團）有限公司的信息管理辦公室掌聲一片，當天金工集團與復旦協(xié)達簽署了協(xié)同OA平臺合作協(xié)議，圍繞在公司管理者頭上的流程紊亂、信息斷流問題終于有望解決。
 
上海金工建設（集團）有限公司創(chuàng)建于1990年，注冊資本8000萬元，是具有建設部頒發(fā)的房屋建筑工程施工總承包一級、市政公用工程施工總承包一級、地基與基礎工程專業(yè)承包一級及鋼結(jié)構工程專業(yè)承包二級、建筑裝修裝飾工程專業(yè)承包二級、堤防工程專業(yè)承包三級以及城市園林綠化三級資質(zhì)證書的大中型企業(yè)。集團總部現(xiàn)有各類工程技術和管理人員300多人，另有多家各地分公司。
 
建筑業(yè)分散性導致三大難題
 
建筑企業(yè)的分散性同樣在金工上得到體現(xiàn)--現(xiàn)場項目部往往處在各個不同的城市，即使在上海的工地項目，也離集團總部幾十公里，企業(yè)近幾年的快速發(fā)展忽略了內(nèi)部系統(tǒng)管理的重要性，導致了三大難題的出現(xiàn)：
 
①管理信息斷流的問題。集團與各項目部、子公司之間信息缺少統(tǒng)一的接口和辦公平臺，導致企業(yè)內(nèi)部的管理信息流經(jīng)常出現(xiàn)"阻塞"、"斷流"等現(xiàn)象。項目部電話告知總部某一事項，結(jié)果除了接電話的人，其它人均不知情，這樣的事情屢屢發(fā)生，工作配合的"斷層"問題難以解決。
 
②工作流標準化的問題。未能形成工作流模型，對各種事務的過程不能進行統(tǒng)一管理，導致不能及時監(jiān)控施工進度與采購、庫存差異的情況，增加了公司成本。
 
③協(xié)同組織行為的問題?？绮块T的協(xié)同工作，只依靠傳統(tǒng)的手工處理或個別部門電腦處理，生產(chǎn)、采購、銷售等跟蹤反饋結(jié)果成級數(shù)遞減；各項目、各分公司的信息處理分散，浪費大量的人力、物力、時間。

從何下手？

這些問題都是建筑行業(yè)由來已久的通病，因此，上海金工雖然考察了協(xié)達軟件的各個指標，但也不禁置疑，它到底能不能切實解決企業(yè)的問題？為了幫助上海金工全面、客觀、準確地了解和理解協(xié)同的理念、技術、產(chǎn)品和應用領域，消除概念誤區(qū)和困惑，復旦協(xié)達進行了實地考證，并進行系統(tǒng)分析后決定在以下方面入手：
 
在金工大力推行協(xié)同應用系統(tǒng)，解決跨組織流程的重組，實現(xiàn)動態(tài)團隊的協(xié)同管理；解決施工、庫存、采購的固定流程應用問題，實現(xiàn)固定流程的標準化管理。
 
項目啟動同時，上海金工對其現(xiàn)有組織結(jié)構以及管理模式進行了同步調(diào)整，利用協(xié)同管理軟件對崗位和人員的權責進行了細化。
 
復旦協(xié)達協(xié)同管理軟件在上海金工主要實現(xiàn)了綜合BPM辦公平臺、工作交流及知識管理、工作流程及表單的標準化管理三大應用。
 
①BPM協(xié)同辦公平臺。由于上海金工需要與子公司和分布在不同地區(qū)的項目部交互信息，共同完成某一項目，因此，協(xié)調(diào)管理費用非常高。通過協(xié)同辦公平臺很好地把需要多點確認的流程，通過系統(tǒng)固化下來，大幅減少溝通成本，同時給多個分子公司以及集團之間提供高效、良性的協(xié)同信息平臺，以達到信息交互和文件共享，滿足了上海金工的組織現(xiàn)狀。
 
②工作交流及知識管理。工作交流管理是架構在復旦協(xié)達協(xié)同管理系統(tǒng)的的知識管理上，提供多層次、多角度的交流及共享需求，允許企業(yè)在任何地點和時間張貼公告、進行討論及投票，并將不同等級的公告賦予不同權限的人。這為每個員工提供一個個性化的信息門戶，每個員工都可以在這里發(fā)出自己的疑惑并得到全體員工的幫助，同時與大家共享自己的經(jīng)驗。這為增強員工的技能素質(zhì)起到了很大的作用。
 
③工作流程及表單的標準化管理。上海金工的員工分散在各地，且經(jīng)常出差，相關的數(shù)據(jù)信息主要采用基于人工傳遞、電話、E-mail的形式，造成外派人員與公司人員的信息不能同步共享。因此，在工作中，經(jīng)常造成時間的拖延，信息不能及時互動。
協(xié)同管理軟件使得金工的工作流程借助于標準化表單安全高效地流轉(zhuǎn)，提高了上海金工跨組織、跨地域?qū)徟目焖夙憫芰Α?/FONT>

穩(wěn)坐辦公室掌控全局

在軟件上線投入使用后，上海金工信息管理辦公室特意對員工進行了使用情況調(diào)查，對于BPM協(xié)同辦公平臺和項目協(xié)作，員工給予了最多的反饋和評價。
 
①以前金工的人事、客戶、財務均有自己的應用系統(tǒng)，系統(tǒng)相互獨立。由于統(tǒng)計時間的滯后及統(tǒng)計時的人為誤差，經(jīng)常造成3個系統(tǒng)的相關數(shù)據(jù)不一致，員工為了求證，只能反復登陸3個系統(tǒng)，再反復向相關部門人員咨詢，非常繁瑣，且容易出錯。
 
現(xiàn)在，員工們只需登陸一次BPM協(xié)同辦公平臺，（在系統(tǒng)授予的權限范圍內(nèi)）通過EAI功能直接調(diào)用各個應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，不符之處通過系統(tǒng)提醒登記人。在這個辦公平臺的幫助下，全公司每個員工似乎坐在辦公室里即能掌控全局。
 
②公司下設有各個項目部，由于業(yè)務發(fā)展迅速，人手緊張，2個項目部互相抽調(diào)人手，以及不同項目部共同完成1個大項目的情況非常多。以前往往采用電話向總部及其它項目部請求，總部聯(lián)絡人經(jīng)常顧了這頭忘了那頭。經(jīng)常發(fā)生某項目部臨時缺人，而抽調(diào)到另一項目部的人卻空著沒事做。
 
而現(xiàn)在，所有標準表單進入?yún)f(xié)同平臺進行流轉(zhuǎn)--哪個地方何時何地需要人，哪個地方何時何地人有富余，如何調(diào)配，申請審批流程到哪步了，上系統(tǒng)一查，非常清楚?，F(xiàn)在人員調(diào)配幾乎已完全自動化，通過系統(tǒng)完成。"亂打電話，求爺爺告奶奶的時代一去不復返了。"項目部小劉為此非常滿意。
 
而對于部分高級工程師及管理人員來說，系統(tǒng)也把他們解放了出來。以往他們經(jīng)常疲于奔命在各個項目部之間，現(xiàn)在通過BPM協(xié)同平臺的工作流管理，遠程協(xié)同工作成為現(xiàn)實。對同一技術難題的探討、會議、決定、審批都在系統(tǒng)中完成，幾位高級工程師已經(jīng)不再像陀螺一樣忙得團團轉(zhuǎn)了。
 
自5月底項目正式啟動以來，上海金工建設了統(tǒng)一有效的工作交流、協(xié)同辦公的平臺，不僅擁有了固化標準業(yè)務流程，而且降低組織運營及管理成本，還保證了各項工作記錄的完整性； 公司決策者現(xiàn)在可以隨時了解員工的工作進度、公司施工進度，從而安排工作日程等，提升高層領導的決策效率。
 
用上海金工的話說--"金工趕上了協(xié)同時代"，一個傳統(tǒng)的建筑企業(yè)從此穩(wěn)坐到城樓，愜意地觀賞起了山景。(it168)