中小企業(yè)有沒(méi)有必要用OA？

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信息化的今天， “IT” 不再是新名詞：電子商務(wù)、 ERP 、 SCM 、 CRM 、 EDI…… ，紛至沓來(lái)。 “ 萬(wàn)事開(kāi)頭難 ” ！企業(yè) “IT” 的第一步才是最為關(guān)鍵的，一定要慎重走好！而企業(yè)辦公效率的高低在很大程度上影響著企業(yè)的發(fā)展，決定著企業(yè)的成功與否。 OA 軟件能夠更好的幫助企業(yè)成功，極大限度提高辦公效率，能真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的辦公平臺(tái)。

  一、 OA 是企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的第一步

企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，往往一方面深感其必要性、緊迫性，另一方面又感覺(jué)基礎(chǔ)不足，實(shí)施過(guò)程復(fù)雜，周期長(zhǎng)，缺乏把握與信心。而這時(shí)企業(yè) OA 正是推動(dòng)企業(yè)信息化的捷徑。
以企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（企業(yè) OA ）來(lái)推動(dòng)企業(yè)信息化的優(yōu)點(diǎn)在于：

1 、效果直接：通過(guò) OA 系統(tǒng)可以直接提高工作效率，加強(qiáng)企業(yè)的快速反應(yīng)能力。這個(gè)效果的顯現(xiàn) 不象 ERP 系統(tǒng)降低資金占用率、 CRM 系統(tǒng)提高客戶忠誠(chéng)度等需要較長(zhǎng)時(shí)間、各方面運(yùn)作順暢才能體現(xiàn)。

2 、易于理解實(shí)施： OA 系統(tǒng)要比 ERP 等系統(tǒng)更容易理解，以企業(yè)信息化基礎(chǔ)薄弱時(shí)更為切實(shí)可行。

3 、投資風(fēng)險(xiǎn)?。阂环矫嫫髽I(yè) OA 系統(tǒng)的投資金額相對(duì)較小，另一方面 OA 系統(tǒng)的選擇比較容易，如果功能齊全、廠商有較強(qiáng)的實(shí)力、產(chǎn)品能支持二次開(kāi)發(fā)，就能確保實(shí)施成功。而 不象 ERP 系統(tǒng)還有產(chǎn)品與業(yè)務(wù)模式是否匹配、企業(yè)各部門(mén)是否能順利實(shí)施等一系列問(wèn)題。

4 、能有效推動(dòng)企業(yè)整體信息化水平的提升：通過(guò)直接見(jiàn)效的 OA 系統(tǒng)，可以有效地提升企業(yè)人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)與熟悉程度，從心理上、技能上都能更好地接受信息化，也可以使企業(yè)積累信息系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，從而為實(shí)施更加復(fù)雜的 ERP 、 CRM 等系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ)。

　 因此，當(dāng)企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)、特別是應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)猶豫時(shí)，可以把企業(yè) OA 系統(tǒng)作為一條捷徑，來(lái)推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)的前進(jìn)。

  二、企業(yè)實(shí)現(xiàn) OA 后具備多重功能

  網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，企業(yè)管理的重點(diǎn)已從物流、資金流逐漸向信息流轉(zhuǎn)變。信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔的流轉(zhuǎn)，它的 交互能 有效改善辦公效率，而 “ 辦公 ” 實(shí)際上又是通過(guò)企業(yè)內(nèi)部人與人、人與部門(mén)、部門(mén)與部門(mén)之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體目標(biāo)的過(guò)程。因此，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化（ Office Automation ，簡(jiǎn)稱(chēng) OA ）正是企業(yè)管理信息流最直接的手段。

企業(yè)用戶更關(guān)心的是 OA 軟件能為企業(yè)辦公效率的提高做出多大的貢獻(xiàn)，以及各項(xiàng)指標(biāo)的改善情況，即企業(yè)級(jí)用戶更加關(guān)注 OA 軟件實(shí)施后所產(chǎn)生的實(shí)際效果。一個(gè)理想的企業(yè) OA 系統(tǒng)具備以下平臺(tái)：

企業(yè)通信平臺(tái) 建立本企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與 Internet 郵件互通。

信息發(fā)布平臺(tái) 為企業(yè)的信息發(fā)布交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。

協(xié)同工作平臺(tái) 將企業(yè)傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的 “ 扁平式管理 ” ，提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，最大限度地釋放員工的創(chuàng)造力。

  公文流轉(zhuǎn)平臺(tái) 企業(yè)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì) 簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。 日常辦公平臺(tái) 改變傳統(tǒng)的集中辦公方式，擴(kuò)大辦公區(qū)域，企業(yè)用戶可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公。 信息集成平臺(tái) 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的 MIS 系統(tǒng)、 ERP 系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，都存儲(chǔ)著一些重要的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，但它們往往 是相對(duì)獨(dú)立和靜態(tài)的。企業(yè) OA 系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)接口功能，把企業(yè)原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作 流系統(tǒng) 中，使企業(yè)員工能有效獲取和處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。

知識(shí)管理平臺(tái) 用于系統(tǒng)地利用企業(yè)積累的信息資源，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力和快速響應(yīng)能力，以提高生產(chǎn)效率。

  三、企業(yè) OA 的典型功能

  企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) ( 企業(yè) OA) 通常包括以下主要部分：工作流、協(xié)同工作、知識(shí)管理、公文處理、行政辦公等。

工作流一般包括可以對(duì)流程進(jìn)行配置的工具和能夠自動(dòng)運(yùn)行的工作流引擎，通過(guò)工作流功能以電子化的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)。

  協(xié)同工作：以工作流引擎為基礎(chǔ)，為企業(yè)各部門(mén)員工提供了強(qiáng)有力的溝通手段。企業(yè)各部門(mén)可以在電子化的方式協(xié)同完成完整的業(yè)務(wù)流程，各環(huán)節(jié)可以有機(jī)結(jié)合，無(wú)縫銜接。對(duì)于各職位之間的協(xié)同工作情況可以進(jìn)行有效控制。

知識(shí)管理：對(duì)企業(yè)內(nèi)部的文檔進(jìn)行有序管理，提供強(qiáng)有力的檢索功能和權(quán)限控制。

公文處理：公文處理是辦公自動(dòng)化中非常重要的組成部分。傳統(tǒng)的 OA 系統(tǒng)往往以 OA 為核心，在現(xiàn)代以工作流為核心的企業(yè) OA 中，公文也仍然占據(jù)重要地位。公文處理一般包括收、發(fā)文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進(jìn)的功能包括基于 Word 的文件處理和痕跡保留、進(jìn)展短信通知等。

  行政辦公：一般在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，如信息發(fā)布、會(huì)議管理、工作計(jì)劃、會(huì)議室預(yù)定、出差申請(qǐng)、辦公用品管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。