項(xiàng)目管理辦公室在IT行業(yè)的應(yīng)用

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論文摘要：隨著項(xiàng)目管理理念和方法的普及，企業(yè)管理項(xiàng)目的數(shù)量和復(fù)雜程度也日益增加，如何提升多項(xiàng)目環(huán)境下組織的項(xiàng)目管理水平正為越來越多的學(xué)者及企業(yè)界人士關(guān)注。本文首先概述項(xiàng)目管理辦公室這一新的組織結(jié)構(gòu)形式的主要類型及其作用，進(jìn)一步對(duì)OA辦公系統(tǒng)在IT行業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行了總結(jié)分析。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理辦公室  IT行業(yè)  制造業(yè)   美國著名學(xué)者David Cleland指出：在應(yīng)對(duì)全球化的市場變動(dòng)中，戰(zhàn)略管理和項(xiàng)目管理將起到關(guān)鍵性的作用。近幾年來項(xiàng)目管理在國內(nèi)得到了迅速的普及，各行各業(yè)的企業(yè)都在推廣和應(yīng)用美國PMI或歐洲IPMA所倡導(dǎo)的項(xiàng)目管理方法體系。在實(shí)踐過程中，隨著企業(yè)管理項(xiàng)目的數(shù)量和復(fù)雜程度的提升，一系列新問題也接踵而來。在IT行業(yè)，一些企業(yè)采取“統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一管理”的IT管理策略，原來由分公司、業(yè)務(wù)部門掌控的IT項(xiàng)目開始納入公司層面統(tǒng)一管理，結(jié)果不同部門在多項(xiàng)目的參與中發(fā)生人力、資金等資源的嚴(yán)重沖突。在制造業(yè)的新產(chǎn)品研發(fā)領(lǐng)域，為了應(yīng)對(duì)市場的激烈競爭，不少企業(yè)同時(shí)啟動(dòng)有數(shù)十個(gè)項(xiàng)目，由于資源不足，許多項(xiàng)目組不但從事一些非關(guān)鍵性的項(xiàng)目開發(fā)任務(wù)，而且更把多達(dá)40%-50%的時(shí)間花在與項(xiàng)目無關(guān)的臨時(shí)性工作上，導(dǎo)致項(xiàng)目成員疲于奔命，嚴(yán)重挫傷其工作積極性。種種跡象表明：單一的項(xiàng)目管理理論和方法已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)多項(xiàng)目管理實(shí)踐的要求。另一方面，目前大家熟識(shí)的項(xiàng)目管理方法體系主要基于單個(gè)項(xiàng)目的管理，適合于多項(xiàng)目管理的方法體系尚在形成中。有鑒于此，本文對(duì)多項(xiàng)目環(huán)境下新的組織結(jié)構(gòu)形式—項(xiàng)目管理辦公室的特點(diǎn)及在IT業(yè)中的應(yīng)用展開分析。

1、項(xiàng)目管理辦公室的類型及其作用

1．1 項(xiàng)目管理辦公室的發(fā)展歷程

項(xiàng)目特點(diǎn)之一是“一次性努力”，強(qiáng)調(diào)的是單個(gè)項(xiàng)目自身目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，在以項(xiàng)目為主導(dǎo)的企業(yè)中存在大量的項(xiàng)目和眾多的項(xiàng)目組，不同項(xiàng)目組在實(shí)現(xiàn)自身目標(biāo)的同時(shí)勢必會(huì)與其他項(xiàng)目組產(chǎn)生各種各樣的沖突。另一方面，由于不同項(xiàng)目經(jīng)理的水平參差不齊，項(xiàng)目成員的經(jīng)驗(yàn)和能力各有差異，如果沒有統(tǒng)一的方法指導(dǎo)和過程監(jiān)控，項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量和成果也難有保證。為了解決這一系列問題，自20世紀(jì)90年代以來，歐美企業(yè)在內(nèi)部推行項(xiàng)目管理的同時(shí)也開始搭建項(xiàng)目管理的統(tǒng)一平臺(tái)—項(xiàng)目管理辦公室（OA辦公系統(tǒng)，有的也稱為項(xiàng)目辦公室PO或項(xiàng)目支持辦公室PSO）。

OA辦公系統(tǒng)最初起源于那些需要對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理提供行政和管理支持的大型項(xiàng)目，早期的OA辦公系統(tǒng)通常隸屬于某個(gè)業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)單元，向項(xiàng)目組提供很少的服務(wù)和支持工作，企業(yè)管理層主要利用OA辦公系統(tǒng)來“管制”項(xiàng)目經(jīng)理，監(jiān)控項(xiàng)目的績效，而不是為他們提供方向和指導(dǎo)，此時(shí)的OA辦公系統(tǒng)更多的扮演著企業(yè)內(nèi)“項(xiàng)目監(jiān)理”的角色。在90年代后期，隨著企業(yè)項(xiàng)目化管理的進(jìn)一步提升，OA辦公系統(tǒng)的作用又有了新的拓展。一方面OA辦公系統(tǒng)成為企業(yè)戰(zhàn)略與具體項(xiàng)目之間銜接的橋梁，OA辦公系統(tǒng)需要依據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施項(xiàng)目組合管理（Project Portfolio management），對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行評(píng)估和排序，然后對(duì)他們進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配；另一方面，OA辦公系統(tǒng)肩負(fù)著培養(yǎng)和提升項(xiàng)目成員項(xiàng)目管理專業(yè)能力的重任，需要通過建設(shè)統(tǒng)一的項(xiàng)目管理流程、方法體系和知識(shí)庫來應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜的多項(xiàng)目管理問題。此時(shí)的OA辦公系統(tǒng)已成為企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理(Enterprise Project Management)的組織結(jié)構(gòu)形式。

1．2 項(xiàng)目管理辦公室的主要類型

由于OA辦公系統(tǒng)仍在演變發(fā)展中，目前國內(nèi)外研究對(duì)OA辦公系統(tǒng)的分類尚沒有形成共識(shí)，本文從OA辦公系統(tǒng)服務(wù)的項(xiàng)目組范圍出發(fā)將其劃分為業(yè)務(wù)層OA辦公系統(tǒng)和企業(yè)層OA辦公系統(tǒng)兩