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缺一不可 中小企業(yè)實(shí)施OA應(yīng)注意些什么?
辦公自動化(OA)軟件,作為一種信息化的工具,通過統(tǒng)一辦公規(guī)范,加快信息流動,可以有效地提高員工工作效率,降低企業(yè)運(yùn)營成本。由于它適時(shí)地順應(yīng)了信息技術(shù)發(fā)展的潮流,目前已逐漸成為企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的必備工具。
中小企業(yè)在實(shí)施OA的過程中應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面。
一、 調(diào)研
在調(diào)研階段,比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天,企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解,并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實(shí)這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求,仔細(xì)了解他們對將來自動化辦公的期望和要求,也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的,并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。
二、 選型
有了前面的工作,這一步只需在上面選定的幾個(gè)重點(diǎn)產(chǎn)品中選擇就可以了,但并不比之前的工作輕松,因?yàn)檫@些產(chǎn)品在主要功能實(shí)現(xiàn)上差別很小,就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試,取舍更難。所以我們應(yīng)從以下幾方面多加考慮:
第一,從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮,應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的,這樣對軟件進(jìn)行修改、擴(kuò)充和維護(hù)時(shí)將容易實(shí)現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件,可以隨時(shí)根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進(jìn)行增刪修改,但選擇不同的系統(tǒng),對軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的,從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點(diǎn)上說,要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。
第二,從售后服務(wù)方面考慮,應(yīng)選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣,其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少,沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線,就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具,因此,在隨后的時(shí)間里,只會越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。
第三,從價(jià)格方面考慮,盡量選出最高的性價(jià)比。
三、 溝通
運(yùn)行中出現(xiàn)了問題要解決,就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點(diǎn):一是內(nèi)部問題,如果不是小型企業(yè)的話,一般實(shí)施項(xiàng)目的基層負(fù)責(zé)人員至少有兩個(gè),這里所說的內(nèi)部問題,就是與對方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達(dá)成一致意見,然后再去與對方進(jìn)行溝通。否則,就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧,有的主張改進(jìn),有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進(jìn)。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要,但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響,使己方處于被動。二是對對方實(shí)施人員要有要求,對能夠解決的問題,應(yīng)提醒其在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn),對軟件不能解決的問題,要拿出相關(guān)理由,以方便我們對照查找資料,共同找出其他解決方法。
四、 培訓(xùn)
培訓(xùn)有兩個(gè)方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要,因?yàn)橄到y(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個(gè)模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識,管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)具備分析與處理的能力,以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。另外,培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問題交替進(jìn)行的方式。這樣,有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
五、 運(yùn)行維護(hù)
日常運(yùn)行維護(hù)中只要做到一點(diǎn):用戶有問題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決,解決不了的及時(shí)與開發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中,逐步提高解決問題的能力,以保證OA系統(tǒng)的實(shí)施效果。
關(guān)于實(shí)施中應(yīng)該注意的問題肯定還有很多,但前提一定是要多投入精力,對OA產(chǎn)品充分調(diào)研,對本企業(yè)情況充分了解,并對項(xiàng)目成功實(shí)施充滿信心與熱情!
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