淺談OA辦公系統(tǒng)的類型與成熟度

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OA辦公系統(tǒng)（Project Management Office）一般稱為項(xiàng)目管理辦公室、項(xiàng)目管理中心或者項(xiàng)目管理部。OA辦公系統(tǒng)是提高組織管理成熟度的核心部門(mén)，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系，它是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過(guò)程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門(mén)，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，為組織量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對(duì)項(xiàng)目提供顧問(wèn)式指導(dǎo)、開(kāi)展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。企業(yè)可根據(jù)發(fā)展的不同階段選擇不同類型的OA辦公系統(tǒng)、或?qū)τ诨旌闲徒M織結(jié)構(gòu)的大型企業(yè)在組織級(jí)及戰(zhàn)略級(jí)根據(jù)需要分別建立OA辦公系統(tǒng)。

一、OA辦公系統(tǒng)的類型

根據(jù)不同組織文化、組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目管理成熟度，OA辦公系統(tǒng)分為三種類型：保證型、控制型、戰(zhàn)略型。

1、保證型OA辦公系統(tǒng)——初始級(jí)

　　保證型是OA辦公系統(tǒng)建立的初始階段，主要為項(xiàng)目經(jīng)理提供管理支持（Project Management）、行政支持、培訓(xùn)、咨詢顧問(wèn)、技術(shù)服務(wù)、知識(shí)管理等支持服務(wù)，這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可，不容易引起太多的反對(duì)和權(quán)力之爭(zhēng)，在OA辦公系統(tǒng)的剛剛起步階段，這種方式容易得以實(shí)施和執(zhí)行，主要向主管副總和項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。

2、控制型OA辦公系統(tǒng)——已管理級(jí)  

　　控制型OA辦公系統(tǒng)在強(qiáng)矩陣組織結(jié)構(gòu)中容易實(shí)現(xiàn)。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)擁有很大的權(quán)力，相當(dāng)于代表公司的管理層，對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制(Program Management)，保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行，以實(shí)施項(xiàng)目目標(biāo)和組織目標(biāo)。這時(shí)OA辦公系統(tǒng)的工作可以包括：項(xiàng)目經(jīng)理任命、資源的協(xié)調(diào)、立項(xiàng)結(jié)項(xiàng)的審批，項(xiàng)目的檢查和數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)等，可獨(dú)立向總經(jīng)理匯報(bào)。

3、戰(zhàn)略型OA辦公系統(tǒng)——優(yōu)化級(jí)

　　戰(zhàn)略型OA辦公系統(tǒng)是OA辦公系統(tǒng)發(fā)展的高級(jí)階段。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)承擔(dān)著企業(yè)項(xiàng)目篩選、戰(zhàn)略目標(biāo)確定與分解等任務(wù)，具有承上（戰(zhàn)略理解）和啟下（啟動(dòng)項(xiàng)目）的雙重任務(wù)。這時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目群管理(Project Portfolio Management)，確保所有項(xiàng)目能夠圍繞著組織的目標(biāo)，并且能夠?yàn)楣編?lái)相應(yīng)的利益，可直接向最高管理者匯報(bào)。

二、成熟度演進(jìn)

　　在實(shí)踐中可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)OA辦公系統(tǒng)初建期往往采用“保證型”的形式，隨著從業(yè)人員項(xiàng)目管理知識(shí)的豐富與項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的提升，以及組織級(jí)項(xiàng)目管理成熟度的提升，內(nèi)部職責(zé)與權(quán)限的明晰，1-2年后OA辦公系統(tǒng)逐步將行政的職能分解到行政部門(mén)或資源部部門(mén)的助理人員，更加專注于多項(xiàng)目的監(jiān)控與項(xiàng)目分析、項(xiàng)目管理體系的建設(shè)與項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)，這標(biāo)志已進(jìn)度到“控制型”OA辦公系統(tǒng)的階段。當(dāng)OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析對(duì)公司的決策與流程的變革、項(xiàng)目可行性分析、優(yōu)先級(jí)排序、市場(chǎng)的開(kāi)拓起到重要作用，1-2年后OA辦公系統(tǒng)逐步承擔(dān)更重要的角色——戰(zhàn)略分解與項(xiàng)目篩選，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策起到重要的支持與參謀作用，即進(jìn)入到“戰(zhàn)略OA辦公系統(tǒng)”的階段。

　　 OA辦公系統(tǒng)的成熟與發(fā)展不僅需要從業(yè)人員自己的不斷努力與提升技能，以適應(yīng)組織對(duì)OA辦公系統(tǒng)日益提高的能力與素質(zhì)要求。而且，需要公司領(lǐng)導(dǎo)的重視、組織機(jī)構(gòu)的扁平化與矩陣化、組織級(jí)項(xiàng)目管理成熟度的提升，所以說(shuō)一個(gè)OA辦公系統(tǒng)的建立到成熟至少要經(jīng)歷3-5年的時(shí)間。