初始級 OA辦公系統(tǒng)的職能內容

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

  OA辦公系統(tǒng) 通過發(fā)揮六大職能要素：培訓體系、咨詢和指導、制度流程、管理工具、過程監(jiān)控和績效評估提升內部控制能力成熟度。但隨著內部控制能力成熟度等級的提升，OA辦公系統(tǒng) 的職能原則和職能要素的工作細節(jié)也會隨著改變，以適應較高成熟度等級的需求，循序漸進，由淺入深的全面提升內部控制能力成熟度等級。

  初始級是內部控制能力成熟度等級的最初階段，內部控制系統(tǒng)的實施過程混亂隨意，很多制度文件都急需計劃制定。實現(xiàn)將初始級提升到簡單級，OA辦公系統(tǒng) 的職能目標是完成簡單級評價標準的關鍵活動目標，即包括對內部控制需求分析、內部控制系統(tǒng)實施團隊建設、內部控制系統(tǒng)實施的范圍界定、內部控制系統(tǒng)實施的經驗積累和內部控制系統(tǒng)實施過程的文檔管理。

1.培訓體系

  培訓對象：內部控制系統(tǒng)實施領導團隊。首先，構建內部控制系統(tǒng)實施領導團隊，內部控制系統(tǒng)實施領導團隊人員包括內部控制部門人員及其他部門單位的主要負責人。

培訓內容：一方面培訓內部控制系統(tǒng)實施過程所需要的技能和知識，另一方面要介紹其他企業(yè)實施內部控制系統(tǒng)的成功經驗。在內部控制系統(tǒng)實施過程所需的技能和知識包括：內部控制專項知識的培訓和其他管理學科基礎知識培訓。通過內部控制知識的培訓，使實施領導團隊對內部控制要素、內部控制層面和內部控制目標都有一個整體全面的認識。最重要的是讓各協(xié)作部門認識到，內部控制是關乎企業(yè)各個業(yè)務部門的各個業(yè)務層面，不僅僅是內部控制部門的職能工作，也是每個業(yè)務部門的重要職能工作。

在培訓中加強內部控制領導團隊對內部控制系統(tǒng)實施工作的重視。在內部控制系統(tǒng)的實施過程中可以充分學習借鑒其他管理學科的管理工具、方法等解決內部控制系統(tǒng)實施過程中的問題。如管理基本知識、工作改進、管理工作、培訓下屬、人際關系、管理能力開發(fā)等管理專業(yè)技術、時間管理、輔導員工制定計劃和完成計劃、計算機應用等專業(yè)技術知識。將結合內部控制系統(tǒng)實施過程中的需求開展重點培訓。同時也要充分學習借鑒其他企業(yè)成功的內部控制系統(tǒng)實施經驗。分析總結本企業(yè)內部控制系統(tǒng)的實施經驗，對于出現(xiàn)的問題，借鑒參考其他企業(yè)的實施經驗進行改進。

  培訓原則：激勵原則。設立相應的激勵機制，調動受訓者參與的積極性、創(chuàng)造性和主動性。必要時可以采用將培訓人員與人員任職、晉升、獎懲、工資福利等銜接起來。

2.流程制度

  梳理內部控制系統(tǒng)實施的流程，形成流程圖。對內部控制系統(tǒng)實施過程中的關鍵點進行制度存檔。結合等級評價標準的關鍵活動目標，著重以下幾方面的制度形成：

 （1）人員管理制度。對組建的實施團隊人員的職責、權限、命令服從關系、協(xié)調關系等進行明確說明的崗位職責分工制度。對實施團隊開展相應培訓的培訓原則、培訓考核、培訓激勵等說明的培訓體系制度。調動員工參與內部控制系統(tǒng)實施積極性的人員激勵制度等。

 （2）實施制度。包括內部控制系統(tǒng)實施范圍制度文件：對內部控制系統(tǒng)實施范圍、實施目標及具體的工作分解等內容進行明確規(guī)定的；內部控制系統(tǒng)實施過程的文檔管理制度：對內部控制系統(tǒng)實施過程資料文檔化、集中歸檔整理等要求；內部控制系統(tǒng)需求分析報告：內部控制系統(tǒng)實施過程中內外部環(huán)境分析報告等。

  這些制度文件成為了內部控制系統(tǒng)實施過程中的實施準則，很好的從操作層面為實施人員提供給指導，方便實施人員對內部控制系統(tǒng)實施現(xiàn)狀有客觀清晰掌握。

3.咨詢指導

  為內部控制系統(tǒng)實施領導團隊提供咨詢指導，相對比培訓，咨詢指導的內容更有針對性、方式更有靈活性